รวมสูตรคำนวณ Spreadsheet ที่เซลส์ทุกคนควรรู้พร้อมตัวอย่างการใช้งาน

อีกทักษะสำคัญสำหรับวัยทำงานเมื่อต้องคำนวณยอดขายนั่นก็คือ การใช้สูตรบนโปรแกรม Spreadsheet เพราะข้อมูลมีเป็นหลักร้อยหลักพัน จะมากดเครื่องคิดเลขก็คงจะเสียเวลาเกินไป ทักษะการคำนวณบนโปรแกรม Spreadsheet จึงเป็นอีกความท้าทาย โดยเฉพาะสายงานเซลส์ ที่ต้องจับยอดขายตลอดเวลา แต่ทักษะเหล่านี้อาจไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป หากรู้สูตรสำคัญที่ควรใช้จริง ๆ

 

 

ก่อนที่จะไปเรียนรู้สูตรต้องรู้วิธีการเริ่มใช้สูตรก่อน โดยทุกครั้งก่อนการใช้สูตร จะต้องพิมเครื่องหมายเท่ากับ (=) ก่อนเริ่มใช้สูตรเสมอ เพื่อให้ระบบคำนวณเริ่มทำงาน ไม่งั้นถ้าใช้สูตรเฉย ๆ ระบบจะไม่คำนวณให้ ซึ่งสัญลักษณ์ที่ใช้บ่อยสำหรับคำนวณคือ 

 

  • ลูกน้ำ (,) เพื่อบอกว่าหมดเซตข้อมูลที่ต้องการใช้

 

  • วงเล็บ () เพื่อบอกว่าเริ่มต้นและจบชุดข้อมูลที่ต้องไหน

 

สัญลักษณ์ที่ใช้ส่วนใหญ่จะเป็นทางสถิติ หากใครที่จำสูตรไม่ได้ให้นึกว่าเป็นคำย่อทางสถิติได้เลย โดยสูตรคำนวณในบทความนี้จะสอนตั้งแต่เบสิคจนถึงแอดวานซ์ พร้อมตัวอย่างการใช้งาน 

 

สูตรบวกลบคูณหาร

จริง ๆ แล้วการคำนวณใน Spreadsheet ไม่จำเป็นต้องใช้สูตรเสมอไป เริ่มต้นสามารถใช้วิธีคิดแบบเครื่องคิดเลขได้เลย โดยสูตรการบวกลบคูณหารมีดังนี้

 

  • สูตรบวก = _+_   (ใช้เครื่องหมายบวก)

 

  • สูตรลบ = _-_      (ใช้เครื่องหมายบวก)

 

  • สูตรคูณ =  _*_    (ใช้เครื่องหมายดอกจัน)

 

  • สูตรหาร =  _/_    (ใช้เครื่องหมายขั้น)

 

 

สังเกตว่าไม่ต่างจากกดเครื่องคิดเลขเลย แค่มีเครื่องหมายเท่ากับอยู่ข้างหน้าเท่านั้นเพื่อให้ผูกสูตรในระบบได้ จริง ๆ การทำสรุปยอดขาย ถ้าไม่เป็นรายปีแค่ประจำเดือนใช้สูตรแค่นี้ก็สามารถทำสรุปยอดสมบูรณ์ได้มากกว่า 40%  

Sum

อีกสูตรเบื้องต้นสำหรับเซลส์มือใหม่ที่ต้องรู้ คือการคำนวณผลรวม ไม่ว่าจะเป็น ผลรวมยอดขาย ผลรวมลูกค้าที่ซื้อสินค้า ผลรวมสินค้าที่ขายออกไป ไม่ว่าผลรวมอะไรก็ตาม จะใช้สูตรนี้

 

  • สูตร =Sum(_,_)

 

 

เมื่อกดใช้สูตรเลือกข้อมูลเริ่มต้น กดลูกน้ำ แล้วกดลากจนถึงข้อมูลสุดท้ายที่ต้องการรวม ระบบจะรวมเลขตั้งต้นจนสุดท้ายให้ทันที เป็นสูตรที่ไม่ซับซ้อน หรือถ้าเร็วกว่านี้ให้กดปุ่มซิกมา (Σ) สูตรก็จะตั้งฟอร์มไว้อัตโนมัติทันที แค่คลิกว่าจะรวมข้อมูลตั้งแต่ตรงไหนถึงตรงไหนพอ  

Max&Min

สูตรคำนวณหา Max&Min เหมาะสำหรับการค้นว่ายอดขายที่ไหนน้อยหรือมากที่สุด จะได้นำมาวิเคราะห์ว่าสาขานี้ใช่หรือไม่ที่มีปัญหาหรือเกิดอะไรขึ้น เพื่อนำมาเป็นประเด็นที่ต้องพูดถึงในที่ประชุม สูตรนี้มักใช้เมื่อมีการคำนวณเสร็จหมดเรียบร้อย แล้วมาเช็คค่าอีกที เพื่อทำการวิเคราะห์ยอดขายต่อ โดยสูตรที่ใช้คล้ายการหาผลรวมแค่เปลี่ยนคำเท่านั้น

 

  • สูตร Max: Max(_,_)

 

  • สูตร Min: Min(_,_) 

 

 

หลักการใช้สูตรเหมือนกันคือกดเริ่มต้นแล้วลากไปที่จุดสิ้นสุดที่ต้องการค้นหา ค่าที่ได้จะเป็นเลขที่มากหรือน้อยที่สุดตามที่ใช้สูตร หรือหากมีค่าซ้ำ เลขจะออกมาค่าเดียวเท่านั้น เพื่อบอกว่าตัวเลขนี้นะที่มากหรือน้อยที่สุด  

Average

สูตรหาค่าเฉลี่ย ตัวเลขสำคัญที่ใช้บอกว่าสถานการณ์ตอนนี้ภาพรวมด้านนี้เป็นอย่างไรบ้าง เช่น ค่าเฉลี่ยยอดขายของสาขานี้ แล้วนำเลขค่าเฉลี่ยไปเปรียบเทียบแต่ละสาขา ซึ่งเลขนี้จะน่าเชื่อถือมากกว่าเอายอดขายรวมมารวมกัน เนื่องจากแต่ละสาขาอาจมีวันทำงานไม่เหมือนกัน หากเซลส์อยากละเอียดอีก สามารถลงได้ถึงค่าเฉลี่ยรายได้ต่อสาขาในแต่ละชั่วโมงที่ขายได้ แล้วเทียบกับสาขาอื่น กรณีที่แต่ละที่เปิดเวลาขายไม่เท่ากัน 

 

  • สูตรค่าเฉลี่ย: Average(_,_)

 

 

การใช้สูตรค่าเฉลี่ยนี้ไม่ได้มีอะไรซับซ้อนมากนัก เพราะการซับซ้อนของค่าเฉลี่ยคือการนำเลขไปวิเคราะห์ต่อซะมากกว่า  

Count & Countif

สูตรการนับ เป็นสูตรที่มีเงื่อนไขซับซ้อนมากที่สุด เพราะส่วนใหญ่การวิเคราะห์ข้อมูลสูตรนี้จะเป็นการดึงมาจากข้อมูลใหญ่อีกที ทำให้มีเงื่อนไขมากมายเช่น นับเฉพาะเลข 1 หรือ 0 เป็นสูตรที่สามารถตั้งเงื่อนไขได้มากมาย โดยสูตร Count ปกติจะไม่มีการนับช่องว่าง แต่หากมีเลข 0 ก็จะถูกนับเป็น 1 ทันที เพราะการนับคือการนับจำนวนช่องที่มีเลขอยู่

 

  • สูตรการนับ: Count(_,_) 

 

 

อย่างที่กล่าวสูตรนี้มักจะถูกใช้ในการตั้งเงื่อนไขสูตรที่ใช้ทำงานจริงจึงต้องเกิดส่วนที่มีเงื่อนไขขึ้น นอกจากนี้ตรงข้อมูลที่จะคลุมว่าใช้จากไหนถึงไหนไม่ต้องมีลูกน้ำขั้น ให้คลุมลากได้เลยแล้วกดลูกน้ำต่อด้วย "_" ที่ต้องการเงื่อนไข

 

  • สูตรการนับมีเงื่อนไข: Count(__,"เงื่อนไข")

 

สูตรนี้มักนิยมใช้ในการ Clean Data ก่อนนำมาวิเคราะห์จริง เช่น ไม่นับสาขาที่ไม่มียอดขาย เมื่อใช้สูตรค้นหาก็จะลบข้อมูลส่วนนั้นทิ้งทันที แล้วนำส่วนที่เหลือมาคิดยอดขายต่อ โดยสูตรเงื่อนไขที่มักใช้บ่อยมีดังนี้

 

  • สูตรนับเลขที่ต้องการ: Count(__,"เลขที่ต้องการ")

 

  • สูตรนับเฉพาะค่าบวก: Count(__,">0") 

 

  • สูตรนับเฉพาะค่าลบ: Count(__,"<0")

 

สามสูตรนี้มักถูกใช้บ่อยเวลาหายอดขายมากน้อย หรือหาเลขผิดที่เกิดขึ้น เช่น สาขาไหนที่ไม่มียอดขายเลย จะได้ตามสาขาถูกว่าเกิดอะไรขึ้น  

%Growth 

สูตรนี้ไม่ได้มีการใส่สูตรอะไรมากนัก แต่เป็นการใช้ตรรกะทางคณิตศาสตร์ในการคิด เป็นสูตรที่คำนวณด้วยมือตนเองจะไม่ค่อยมีคนรู้มากนัก แต่ถึงอย่างนั้นวิธีการคิดไม่ได้ซับซ้อนอะไรมาก

 

  • สูตรคำนวณอัตราการเติบโต: [(ยอดขายล่าสุด-ยอดขายปีที่แล้ว)/ยอดขายปีที่แล้ว] x 100

 

 

เลขที่ได้จะออกมาจะเป็นเปอร์เซ็นต์การเติบโต หากมีค่าเป็นบวกแสดงว่ายอดขายมีการเติบโตขึ้น แต่ถ้าเป็นลบแสดงว่ายอดตกลง การคิดนี้ใช้ได้กับการคิดทุกสิ่งเช่น จำนวนการขายสินค้า รายได้ วิธีคิดเป็นคอนเซ็ปต์การคิดอัตราการเติบโต จากอะไรก็ได้ขึ้นอยู่กับใช้เลขอะไรมาคิด  

 

สูตรที่กล่าวมาข้างต้นเป็นสูตรที่เซลส์มืออาชีพใช้กันในการวิเคราะห์ Sales Report ถึงแม้จะมีเพียงไม่กี่สูตร แต่การใช้งานจริงค่อนข้างยาก เพราะคอนเซ็ปต์การทำตารางวิเคราะห์ข้อมูลต้องใช้ประสบการณ์ด้านการตลาดเข้ามาเกี่ยวข้องเยอะ Readyplanet จึงมี R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย เปลี่ยนความยุ่งเหยิงของระบบการทำงานเป็นการทำงานแบบมืออาชีพอย่างครบวงจรตั้งแต่ จัดการ Lead, บันทึกรายงาน, สร้างใบเสนอราคา, ส่งอีเมล, ตั้งแจ้งเตือนเพื่อติดต่อหาลูกค้าในครั้งต่อไป 

 

 

อย่างภาพข้างต้นเป็นการสรุปว่าเซลส์แต่คนทำยอดได้เท่าไหร่บ้าง ตรงตามเป้าที่ตั้งไว้หรือไม่ ซึ่งหัวหน้าทีมขายสามารถติดตามผลงานผ่าน R-Insights เครื่องมือภายใต้ R-CRM ได้เลย

 

 

ตัวอย่างนี้คือสรุปว่าลูกค้ารู้จักหรือซื้อสินค้าของแบรนด์ผ่านโฆษณาตัวใด ซึ่งคำตอบสำคัญมากต่อการทำ Marketing Plan ซึ่งข้อมูลส่วนนี้หากไม่ได้ทำผ่าน R-CRM อาจต้องใช้เวลานานในการตรวจสอบข้อมูลเพราะเป็นการเก็บจากลูกค้าทั้งหมดตั้งแต่สนใจถึงซื้อสินค้า R-CRM จึงเข้ามาช่วยการวิเคราะห์และยังประหยัดเวลาในการทำงาน ทำให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างมีระบบ นอกจากนี้ยังช่วยให้เห็นการทำงานของทีมเซลส์ทำให้การทำงานของทุกฝ่ายราบรื่นขึ้น เห็นปัญหาเห็นทางแก้ไข และเห็นช่องทางการเติบโตในอนาคต  

 

R-CRM หนึ่งในเครื่องมือสำคัญของ Readyplanet Marketing Platform 

R-CRM คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement

 

 

ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี

 

 

Updated: 23 March 2021 | Produced by: Dujnapa Chauthamcharoen