7 ไอเดีย การทำรายงานการขายที่ดี ที่เซลส์ยุคใหม่ต้องใส่ใจ

ถ้าพูดถึง “Sales Report ” หรือ “รายงานการขาย” เซลส์หลาย ๆ คน อาจจะเกิดความรู้สึกเบื่อหน่าย และขี้เกียจขึ้นมาทันที เพราะเป็นส่วนที่ต้องจัดการกับข้อมูล ตัวเลขจำนวนมหาศาล แล้วต้องสรุปออกมาเป็นรายงานที่ทุกคนในทีมสามารถอ่านแล้วเข้าใจได้ง่าย ผู้บริหารดูแล้วต้องเข้าใจทันที ดังนั้นต้องใช้เวลาทำและตรวจสอบอย่างถี่ถ้วนอย่างมาก

รายงานการขาย เป็นสิ่งสำคัญและทีมขายควรให้ความใส่ใจ เพราะว่าเป็นสิ่งที่ทำให้เห็นภาพรวมการขายได้ชัดเจนขึ้น เห็นสถานะของการขาย แนวโน้มการขายต่าง ๆ  เพื่อนำไปวางแผนหรือปรับกลยุทธ์ให้ดีขึ้นได้ แต่ปัญหาที่มักเกิดขึ้นคือ บางครั้งรายงานการขายที่ใช้หรือทำกันอยู่ทุกวันนี้ ไม่สามารถนำไปใช้กับการขายได้อย่างเต็มที่ เพราะจับต้นชนปลายไม่ถูกว่าควรนำเสนอข้อมูลอะไรที่จะเป็นประโยชน์กับการขายจริง ๆ ดังนั้นในวันนี้เราจึงมีไอเดียการทำรายงานการขายที่ดีมาฝากทุกท่าน เพื่อให้สามารถนำไปปรับใช้ในการทำรายงานการขายให้ถูกต้อง แม่นยำและมีประสิทธิภาพ

เลือกอ่านตามหัวข้อ

 

รายงานการขาย คืออะไร?

รายงานการขาย คือ การรายงานผลการดำเนินงานด้านการขายทั้งหมดที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง ซึ่งรายงานการขายจะประกอบไปด้วยข้อมูลและรายละเอียดสำคัญต่าง ๆ มากมาย มีข้อมูลเชิงลึกในหลาย ๆ  ด้านหรือตามเงื่อนไขที่กำหนด เพื่อให้ผู้ที่เกี่ยวข้องนำมาวิเคราะห์ ประเมินและการสรุปผลออกมาเพื่อ นำไปปรับกลยุทธ์การขายต่อไป

สำหรับคนที่ทำงานด้านการขาย ไม่ว่าจะเป็นเซลส์ หัวหน้าทีมขาย หรือผู้บริหารเอง ก็คงมีความคุ้นเคยกับ รายงานการขาย เป็นอย่างดี การทำรายงานการขายเป็นเหมือนกุญแจไขข้อสงสัยในบางเรื่องที่เราต้องการทราบเกี่ยวกับงานขาย และเป็นเหมือนกุญแจนำทางเพื่อให้ทีมขายสามารถดำเนินงานไปได้อย่างถูกทิศทางและประสบความสำเร็จในการทำยอดขาย 

 

sales report

 

รายงานการขายมีความสำคัญอย่างไรกับเซลส์, ผู้บริหาร และผู้จัดการฝ่ายขาย

รายงานการขาย แม้จะเป็นสิ่งที่ต้องใช้เวลาและพลังในการทำค่อนข้างสูง แต่ก็เป็นสิ่งที่ธุรกิจขาดไม่ได้ ซึ่งจะเห็นว่าหลาย ๆ องค์กรในปัจจุบันนี้ที่เริ่มให้ความสำคัญกับเรื่องข้อมูล ก็มีการมอบหมายให้เซลส์ทำรายงานการขายส่งเป็นประจำ เพื่อดูความคืบหน้าของการทำงานในการติดตามลูกค้า ซึ่งการที่เซลส์ได้ลงมือทำรายงานเองนั้น ก็ทำให้เซลส์เองได้เห็นถึงกระบวนการทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนจบ ได้เห็นผลงานที่ผ่านมาของตัวเองว่า ทำได้ตามเป้าหมายที่คาดหวังหรือไม่ มีความสำเร็จหรือข้อบกพร่องตรงไหนที่ควรนำไปปรับการขายให้ดีขึ้น

ในขณะเดียวกัน รายงานการขายเองก็มีความสำคัญอย่างมากต่อผู้บริหาร และผู้จัดการฝ่ายขายที่อาจจะไม่สามารถลงไปกำกับดูแลการทำงานการขายได้ทุกที่ ทุกเวลา ทำให้ต้องดูผลการดำเนินงานของทีมขายผ่านทาง รายงานการขายต่าง ๆ ซึ่งก็ช่วยให้เห็นภาพรวมของการขายทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็น ยอดขายรวมของบริษัท ยอดขายของแต่ละทีม หรือของเซลส์แต่ละคน ผ่านข้อมูลในรายงาน ซึ่งข้อมูล ตัวเลข สถิติสำคัญ ที่ผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายขายได้มานี้ จะช่วยให้การบริหารทีมขาย เป็นไปได้อย่างราบรื่น สามารถปรับแผนการดำเนินธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพต่อไป

 

sales meeting

 

ข้อดีของรายงานการขาย

รายงานการขายของแต่ละธุรกิจก็คงมีความแตกต่างกันไปตามประเภทสินค้าและบริการ ตามรูปแบบการดำเนินธุรกิจหรือกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย เป็นต้น แต่อย่างไรก็ตาม ไม่ว่ารายงานการขายประเภทใด ก็ย่อมมีข้อดีต่อธุรกิจเสมอ ดังนั้นเราขอยกตัวอย่างข้อดีที่เห็นได้อย่างชัดเจน 3 ข้อ ดังนี้

1. รายงานการขาย ช่วยให้ทุกคนมีแผนการทำงานที่ชัดเจน วางกลยุทธ์การขายได้แม่นยำ

ข้อมูลต่าง ๆ ที่ปรากฏในรายงานการขาย จะทำให้เราเห็นผลลัพธ์ในการทำงานด้านการขายที่ผ่านมาได้อย่างชัดเจน ช่วยให้เซลส์หรือผู้เกี่ยวข้องสามารถนำไปปรับแนวทางการขาย วางแผนในการเตรียมรับมือหรือแก้ปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได้ทันท่วงที

2. รายงานการขาย ช่วยให้เข้าใจลูกค้ามากขึ้น

รายงานการขายที่อาจจะมีแต่ข้อมูล ตัวเลขหรือกราฟมากมายนั้น แต่สะท้อนให้เราเห็นถึง Customer Insights มากขึ้น เช่น ที่ผ่านมาเราเข้าไปเจอลูกค้ามากแค่ไหน ความต้องการของลูกค้าคืออะไร ปัญหาไหนที่เราควรรีบแก้ไขให้ลูกค้า ลูกค้าแต่ละรายเราใช้เวลานานแค่ไหนกว่าจะปิดการขายได้ ซึ่งพอเห็นข้อมูลตรงนี้ จะช่วยให้เราเข้าใจลูกค้าแต่ละรายมากขึ้น แล้วใช้เทคนิคการขายต่าง ๆ เพื่อเพิ่มโอกาสในการปิดการขายให้ได้ตรงใจลูกค้า

3. รายงานการขาย ช่วยให้เห็นข้อมูลหรือสัญญาณสำคัญในการขายต่าง ๆ 

บางทีรายงานการขายก็ทำให้เรา ได้เห็นข้อมูลที่เราอาจมองข้ามหรือไม่เคยรู้มาก่อน รวมถึงเห็นปัญหาที่ไม่เคยนึกถึงผ่านรายงานการขายได้ เช่น อยู่ดี ๆ ก็มีสินค้าตัวหนึ่งที่มียอดขายพุ่งสูงขึ้น ทั้ง ๆ ไม่ใช่สินค้าที่อยากจะผลักดันในตอนนั้น ก็อาจช่วยให้เราเห็นข้อมูลเชิงลึกบางอย่างถึงความสนใจและความต้องการของลูกค้าในขณะนั้น หรือการที่บางทีธุรกิจทุ่มทุนไปกับการทำโฆษณาออนไลน์สินค้ากลุ่มหนึ่งเป็นจำนวนมาก แต่กลับไม่มียอดขายกลับมา ก็จะทำให้เห็นว่าเราลงทุนกับการโฆษณายังไม่เหมาะสม และนำไปสู่การปรับแผนและงบประมาณการโฆษณาให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นนั่นเอง

 

7 ไอเดีย การทำรายงานการขายที่ดี

เมื่อได้เห็นถึงความสำคัญและข้อดีของการทำรายงานการขายแล้ว ลองมาดูไอเดียการทำรายงานการขายที่ดีทั้ง 7 ข้อต่อไปนี้ ซึ่งอาจจะเป็นแนวทางให้หลาย ๆ คนได้เริ่มทำรายงานการขายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น หรือหากธุรกิจใดมีระบบหรือเครื่องมืออื่น ๆ ช่วยอยู่แล้ว ไอเดียตรงนี้ก็จะช่วยทำให้เข้าใจคอนเซ็ปต์การทำรายงานมากขึ้นด้วยค่ะ

1. วัตถุประสงค์และขอบเขตของรายงาน

ก่อนจะลงรายละเอียดของการทำรายงาน ผู้จัดทำรายงานต้องรู้วัตถุประสงค์และขอบเขตของรายงานก่อนว่า ต้องการดูข้อมูลเกี่ยวกับอะไร ต้องใช้ข้อมูลจากแหล่งไหนบ้าง และวัตถุประสงค์ของรายงานเป็นไปในทิศทางเดียวกับธุรกิจหรือไม่ เพื่อให้รายงานการขายนี้สามารถตอบคำถามในสิ่งที่เราต้องการรู้ได้มากที่สุด เช่น ถ้าจุดประสงค์ของเราคือ อยากรู้ยอดขายของสินค้า A ในช่วงเวลา 1 เดือนที่ผ่านมา ซึ่งเป็นสินค้าที่เรากำลังเน้นทำตลาดอย่างมาก ก็จะช่วยให้เราเลือกข้อมูลที่จำเป็นของสินค้า A มาทำรายงาน โดยที่ไม่จำเป็นต้องรวบรวมข้อมูลอื่นที่ไม่สำคัญมา

สำหรับธุรกิจที่มีการทำรายงานการขายด้วยการใช้ Excel หรือ Spreadsheet ก็อาจจะต้องไปดึงข้อมูลในส่วนที่ตรงกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการทราบมา แล้วมากรอกข้อมูลต่าง ๆ ลงให้สอดคล้องเชื่อมโยงกัน เพื่อสรุปผลออกมาอีกที แต่หากธุรกิจที่มีการใช้ ระบบ CRM อยู่แล้ว จะมีการดึงข้อมูลการขายในระบบมาประมวลผลออกมาเป็นรายงานรูปแบบต่าง ๆ ให้ได้ทันที โดยไม่ต้องไปเสียเวลากรอกข้อมูล

 

r-insights sales report

 

2. รายงานดังกล่าวนำเสนอใคร

 

sales team presenting and meeting

 

การทำรายงานการขาย ก็เหมือนการส่งข้อความหรือข้อมูลบางอย่างให้ใครสักคน ถ้าอยากให้อีกฝ่ายเข้าใจและเป็นประโยชน์กับเขา ต้องคุยกันผ่านภาษาเดียวกันก่อน ดังนั้น เราเลยต้องรู้ก่อนว่า รายงานที่เราจะทำนั้น นำไปเสนอใคร ใครเป็นผู้ฟังหรือผู้อ่านรายงานฉบับนั้น ๆ พอรู้จุดนี้แล้ว ก็จะช่วยให้เราสามารถออกแบบรายงานการขายของเราออกมาได้ตรงประเด็นมากขึ้น เช่น ถ้ากำลังนำเสนอผู้บริหารที่อยากรู้แค่ว่า เดือนนี้มียอดขายเพิ่มขึ้นหรือลดลงกี่เปอร์เซ็นต์ ก็ควรทำรายงานแบบสรุปภาพรวมที่มีตัวเลขยอดขาย ช่วงเวลา เห็นแนวโน้มชัดเจนโดยที่ไม่ต้องลงรายละเอียดเยอะมากเกินไป แต่ถ้ารายงานนั้นทำเพื่อให้เซลล์ที่มีหน้าที่ลงมือขายและเป็นข้อมูลในการติดตามลูกค้า ก็จำเป็นต้องทำรายงานแบบเจาะรายละเอียด มีข้อมูลลูกค้า สถานะการขาย เพื่อที่เซลส์จะได้ไปทำงานต่อได้อย่างต่อเนื่องและมีความเป็นมืออาชีพ

 

 

3. รวบรวมข้อมูลที่สำคัญจากทุกแหล่งที่สำคัญ

การทำรายงานการขายที่ดี ต้องอาศัยทั้งหลักการและข้อมูลที่สำคัญ เพื่อช่วยให้เราเจอ Insights หรือข้อมูลเชิงลึกที่มีประโยชน์ หรือมีข้อมูลมากพอที่จะนำไปวิเคราะห์เพื่อวางกลยุทธ์ต่อได้ ดังนั้น เราต้องคิดก่อนว่า ในมุมการขายที่เรารับผิดชอบ ข้อมูลสำคัญที่ต้องการจะอยู่ที่ตรงไหนบ้าง แล้วให้ไปรวบรวมข้อมูลเหล่านั้นมาก่อนที่จะทำรายงานหรือวิเคราะห์ข้อมูล ซึ่งข้อมูลที่สำคัญอาจมาจากหลายไฟล์ข้อมูล หรือต้องรวบรวมมาจากคนหลายแผนกก็ได้

 

4. กำหนดเมตริกที่เราสนใจเป็นพิเศษ

ข้อมูลการขายจะมีเมตริกสำคัญที่จะช่วยให้เราเห็นภาพรวมมากขึ้น เช่น ช่วงวันเวลา รหัสสินค้า ยอดขาย เปอร์เซ็นต์การเติบโต จำนวนลูกค้า ระยะเวลาในการปิดการขาย เป็นต้น แล้วเราจะรู้ได้อย่างไรว่าเมตริกอะไรที่สำคัญ วิธีการเบื้องต้นก็คือ ให้เราลองคิดว่า ถ้าพูดถึงเรื่องนี้ คิดว่าตัวเลขอะไรที่มีความสำคัญ มีเหตุมีผลที่มาที่ไปหรือไม่ และวัดผลทางธุรกิจได้จริงหรือ เมื่อได้คำตอบแล้วก็ให้กำหนดเมตริกนั้นออกมา และนำไปทำรายงานการขาย เราก็จะได้ตัวเลขและเมตริกที่มีประโยชน์ต่อธุรกิจจริง ๆ ออกมา

 

5. คัดเลือกข้อมูล และลงรายละเอียดในรายงาน ให้ถูกต้อง ครบถ้วน

รายงานการขายที่ดี ไม่ใช่การใส่ข้อมูลทุกอย่างลงไปแล้วจบ แต่เราต้องคัดเลือกข้อมูลที่มีความสำคัญ หลังจากนั้นให้ลงรายละเอียดเข้าไป เพื่อเป็นการนำเสนอข้อมูลที่ชัดเจน ช่วยให้คนที่มาอ่านรายงานเข้าใจและนำไปใช้ต่ยอดทางการขายได้ ที่สำคัญต้องมีความถูกต้องและครบถ้วนด้วย เพราะหากตัวเลขตัวใดคลาดเคลื่อนไป ก็อาจทำให้ข้อมูลทั้งหมดผิดเพี้ยนไปหมด ส่งผลเสียต่อธุรกิจได้มหาศาล เวลาเราทำรายงานใน Excel เลยจำเป็นต้องใส่สูตรให้ถูกต้อง และมีการตรวจสอบตัวเลขในแต่ละช่องว่ามีความถูกต้องหรือไม่ และตัวเลขข้อมูลทุกชุดต้องคิดคำนวณออกมาแล้วตรงกัน

แต่หากธุรกิจที่มีการใช้ระบบ CRM ก็อาจจะหมดความกังวลในส่วนของการใส่ข้อมูลผิดหรือคลาดเคลื่อนได้เลย เพราะระบบจะมีเชื่อมโยงข้อมูลทุกส่วนเข้าด้วยกัน ทำให้มีความสอดคล้องและแม่นยำ เช่น จำนวนลูกค้าของเซลส์ A มีกี่ราย แต่ละรายทำยอดขายได้เท่าไหร่ แต่ละรายสถานะการขายถึงขั้นตอนไหน ซึ่งสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้ เมื่อเซลส์มีการบันทึกข้อมูลลูกค้า สร้างใบเสนอราคาแล้ว ที่เหลือระบบจะสามารถจัดการต่อให้ท่านได้เลยเพียงแค่ไม่กี่คลิก

 

r-insights sale pipeline report

 

6. นำเสนอเพิ่มเติมด้วยกราฟ หรือรูปภาพ

หากต้องนำเสนอด้วยข้อมูลที่เป็นตัวเลขเยอะ ๆ จะทำให้ผู้อ่านหรือผู้ฟังใช้เวลานานในการดูภาพรวมและวิเคราะห์ได้ยาก ดังนั้นเพื่อให้เห็นภาพอย่างรวดเร็ว เห็นแล้วเข้าใจได้ทันทีว่า ข้อมูลตรงนี้สื่อถึงอะไร แนะนำว่า ควรมีการนำเสนอเพิ่มเติมด้วยกราฟ หรือ รูปภาพประกอบ เช่น หากอยากนำเสนอรายการสินค้าที่มียอดขายมากที่สุด 5 อันดับแรก ก็ควรทำเป็นกราฟแท่งให้เห็นยอดขาย กราฟที่ปรากฏสูงสุดก็หมายความว่ามียอดขายมากที่สุด หรือกราฟวงกลม ซึ่งพื้นที่วงกลมจะนำเสนอให้เห็นจำนวนย่อย ๆ เมื่อเทียบกับจำนวนทั้งหมด เป็นต้น แบบนี้ก็จะง่ายทั้งผู้นำเสนอและผู้ฟัง ใช้เวลาได้กระชับ มีเวลาไปทำงานส่วนอื่นได้มากขึ้น

 

sales report graph

r-crm lead conversion

r-crm 5 lost reason

 

7. สรุปข้อมูลที่เป็นประเด็นสำคัญ เพื่อเห็นผลการทำงาน

สุดท้าย สิ่งที่ขาดไปไม่ได้เลยคือ ส่วนสรุปข้อมูลสำคัญ จากข้อมูลการขายทั้งหมดที่เรานำเสนอไป มีประเด็นหลัก ประเด็นรองอะไรบ้าง ประเด็นไหนที่ต้องให้ความสำคัญ ซึ่งการสรุปจากข้อมูลต่าง ๆ ในรายงานการขายก็เพื่อให้ทุกคนได้เห็นผลการทำงานที่ผ่านมาอย่างชัดเจน รวมถึงจะได้นำเสนอแนวทางหรือวิธีการขายที่เหมาะสมต่อไปให้ลูกค้าได้อย่างถูกต้อง

 

ทำอย่างไร เพื่อให้รายงานการขายของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

แน่นอนว่า ในแต่ละขั้นตอนของการทำรายงานการขาย อาจต้องใช้เวลาค่อนข้างสูง เพื่อให้ได้รายงานที่ละเอียด ถูกต้อง ครบถ้วน และต้องทำทั้งหมดให้เสร็จภายในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งอย่างเซลส์เองที่ต้องติดต่อลูกค้าทั้งวัน ออกใบเสนอราคาเสนอลูกค้า ทำงานขายอื่น ๆ ทั้งวันจะเห็นว่าเวลาในการทำรายงานนั้นแทบจะไม่มี พอเซลส์ส่งรายงานช้า ผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายขายก็ได้รับรายงานช้ากว่าจะได้ดูข้อมูลก็เสียเวลาไปมาก  ดังนั้นเพื่อไม่ต้องเสียเวลาทำรายงานการขายที่ยุ่งยาก ซับซ้อน เราเลยขอแนะนำว่า ธุรกิจยุคใหม่ควรมีตัวช่วยอย่างระบบ CRM เข้ามาช่วยในเรื่องรายงานการขาย ซึ่งจะช่วยให้ทุกคนทำงานได้ Smart มากขึ้นเพราะระบบจะมีการบันทึกข้อมูลการขาย รวมถึงข้อมูลลูกค้าอยู่แล้ว ช่วยลดเวลาในการรวบรวมข้อมูล ใน Excel ใส่สูตร คิดคำนวณ หรือทำกราฟให้ยุ่งยากอีกต่อไป อีกทั้งยังมีฟีเจอร์ช่วยทำรายงานที่มีประสิทธิภาพ นำเสนอข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อการขายจริง ๆ 

 

r-crm lead inbox & insights daily lead activities

 

สรุป

ไอเดียสำหรับการทำรายงานการขายที่ดี ที่จะช่วยให้รายงานการขายของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งสิ่งสำคัญในการเริ่มต้นทำรายงานที่ดีคือ การรู้จุดประสงค์ของรายงานอย่างชัดเจนก่อน เพราะสิ่งนี้จะเป็นตัวตั้งต้นและช่วยนำทางให้เราไปหาข้อมูลที่สำคัญและมีประโยชน์ต่อธุรกิจ อีกทั้งเรื่องความละเอียด ความถูกต้อง ก็ควรให้ความสำคัญอย่างมากด้วยเช่นกัน

รายงานการขายของคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น ที่สำคัญทีมขายหรือเซลส์ไม่ต้องเสียเวลาทำรายงานการขายนาน ๆ อีกต่อไป เพียงแค่ใช้ R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย มาช่วยบริหารจัดการงานขายให้เป็นระบบ ทำให้ผู้บริหาร ผู้จัดการฝ่ายขาย สามารถดูรายงานการขายได้อย่างรวดเร็วแบบเรียลไทม์ผ่าน R-Insights  อีกทั้งสามารถติดตามผลการขายได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว อีกด้วย

 

 

R-CRM หนึ่งในเครื่องมือสำคัญของ Readyplanet Marketing Platform 

R-CRM คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement

 

 

ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี