เลือกอ่านตามหัวข้อ

• 8 วิธี เขียนอีเมลอย่างไร เพื่อเพิ่มโอกาสในการปิดการขายได้มากขึ้น
  
  • การส่งอีเมลทักทายหรือแนะนำตัว
  • การส่งอีเมลเมื่อส่งใบเสนอราคา
  • การส่งอีเมลเพื่ออัปเดตข้อมูล ต่อรอง
  • การส่งอีเมลเพื่อแจ้งกำหนดการชำระเงิน
  • การส่งอีเมลเพื่อแจ้งนัดหมายการประชุม
  • การส่งอีเมลเเพื่อสรุปการประชุม
  • การส่งอีเมลหลังจากการไปออกอีเว้นท์
  • การส่งอีเมลเพื่อติดตามลูกค้าที่ขาดการติดต่อ
• สรุป

8 วิธี เขียนอีเมลอย่างไรเพื่อเพิ่มโอกาสในการปิดการขายได้มากขึ้น

แน่นอนว่านักขายหรือเซลส์ทุกคนต่างเขียนอีเมลได้คล่องแคล่วกันอยู่แล้ว แต่เราก็ขอมาสรุปหลักเกณฑ์ง่ายๆ ในการเขียนอีเมลธุรกิจกันอีกซักนิด ก่อนลงรายละเอียดว่าลักษณะการเขียนอีเมลในรูปแบบของการขายมีอะไรบ้าง

หลักการเขียนอีเมลธุรกิจเบื้องต้น

• หัวข้อ : สั้น กระชับ ตรงประเด็น ตรงกับเนื้อหาในอีเมล
• การขึ้นต้นอีเมล : ควรระบุชื่อผู้รับ ตำแหน่ง และคำทักทายที่เหมาะสม
• เนื้อหาอีเมล : มีใจความสำคัญที่ต้องการสื่อสารครบถ้วน ไม่ยาวมากจนเกินไป จุดไหนต้องการเน้นก็ควรทำตัวหนาหรือขีดเส้นใต้อย่างเหมาะสม
• การจบอีเมล : ควรบอกสิ่งที่ต้องการให้ลูกค้ารับทราบหรือกระทำต่อ รวมถึงขั้นตอนหรือสิ่งที่เราจะทำต่อไปด้วย
• ลงชื่อท้ายอีเมล : เมื่อเขียนทุกอย่างข้างต้นครบถ้วน อย่าลืมตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหาทั้งหมด การสะกดคำ ชื่อ ตำแหน่งของลูกค้า และอย่าลืมระบุชื่อของผู้ส่งอีเมล รวมถึงช่องทางการติดต่อต่างๆ เพื่อที่ทางผู้รับเมลต้องการติดต่อกลับ 

เมื่อพอเข้าใจองค์ประกอบและโครงสร้างเบื้องต้นของการเขียนอีเมลแล้ว วันนี้ Readyplanet ขอมาแนะนำวิธีการเขียนอีเมลเพื่อให้เกิดการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ สำหรับนักขายโดยเฉพาะ เพื่อช่วยให้สามารถสร้างโอกาสในการเพิ่มยอดขาย โดยได้รวมเทคนิคต่างๆ มาไว้ที่นี่อย่างครบครัน ที่คุณสามารถนำไปปรับใช้กับธุรกิจคุณได้เลยทันที

อีกทั้งวันนี้เราจะมาเขียนอีเมลโดยใช้ฟีเจอร์ใน R-CRM ซึ่งเป็นฟีเจอร์ที่สะดวก และใช้งานง่ายอย่างมากในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการแนบไฟล์งาน ใบเสนอราคา หรือเอกสารต่างๆ ก็ทำได้ผ่านหน้าจอเดียว และเมื่อเขียนอีเมลเสร็จแล้วก็สามารถกดส่งออกอีเมลได้ทันทีผ่านระบบ ยังไม่หมดเพียงเท่านั้น เมื่อมีการส่งออกอีเมลไปแล้ว เราสามารถดูผลการเปิดอีเมลได้อีกด้วย ว่าผู้รับอีเมลหรือลูกค้าได้ทำการเปิดอ่านอีเมลหรือยัง มีการเปิดดูเอกสารที่แนบไปแล้วหรือไม่ เพื่อให้ง่ายต่อการติดตามและพูดคุยต่อไป เห็นมั้ยคะ แค่ฟีเจอร์เดียวของ R-CRM ยังทำงานได้ขนาดนี้ แลวฟีเจอร์อื่นๆ นอกจากนี้ขอบอกเลยว่าเด็ดไม่แพ้กันค่ะ สามารถไปอ่านเพิ่มเติม ได้ที่ รีวิว R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย เจาะลึกทุกฟีเจอร์ ปี 2022

1. การส่งอีเมลทักทายหรือแนะนำตัวเพิ่มเติม สำหรับลูกค้าใหม่ หรือหลังจากการพูดคุยครั้งแรก

การหาลูกค้าใหม่นั้น ต่างเป็นเป้าหมายหลัก เป้าหมายหนึ่งของเซลส์ เพราะนอกจากการรักษาฐานลูกค้าเก่าแล้ว การเพิ่มฐานลูกค้าก็ยังมีความสำคัญกับการเติบโตของธุรกิจ การมาของลูกค้าใหม่ก็มีมาหลากหลายช่องทางไม่ว่าจะเป็นทาง เว็บไซต์ ทางแชท ทางการกรอกแบบฟอร์มหน้าเว็บไซต์ การโทรติดต่อเข้ามา การบอกต่อ หรือแม้แต่การที่เซลส์ไปค้นหามาเอง แต่ไม่ว่าลูกค้าจะมาจากกช่องทางไหน การสร้างความประทับใจแรกก็เป็นสิ่งที่จำเป็นและมีความสำคัญอย่างมาก เป็นเหมือนจุดที่จะบอกได้ว่าลูกค้าจะไปต่อกับเราได้หรือไม่

ก่อนที่จะเปลี่ยนคนแปลกหน้าให้มาเป็นคนรู้ใจ หรือเปลี่ยนจากคนทั่วไป ให้มาเป็นลูกค้าคนสำคัญของเรา ก็ต้องเริ่มจากการพูดคุยทักทายสร้างความประทับใจในครั้งแรกที่ได้พบเจอกันก่อนค่ะ ซึ่งทำได้ง่ายๆ ด้วยการแสดงความใส่ใจ หากมีการพูดคุยในระดับหนึ่งแล้ว จากนั้นเซลส์ควรมีการส่งอีเมลแนะนำตัว หรือขอบคุณหลังจากที่ได้พูดกันในครั้งแรก ซึ่งอีเมลสำหรับการทักทายหรือแนะนำตัวนั้น ต้องสามารถดึงดูดความสนใจคนอ่านหรือคนที่จะมาเป็นลูกค้าของเราให้อ่านต่อ และต้องสร้างความประทับใจด้วย เพื่อที่จะให้เขามาซื้อสินค้าของเราในอนาคตต่อไป

หลักการเขียนอีเมลทักทายก็คือ ให้ขึ้นต้นอีเมลด้วยชื่อของลูกค้า เพื่อแสดงให้เห็นว่า เราส่งอีเมลมาหาเขาโดยเฉพาะ เราใส่ใจลูกค้าเป็นพิเศษหลังจากนั้น ให้เราแนะนำตัว เช่น เราเป็นใคร มาจากบริษัทอะไร และมี Solution หรือสินค้าอะไรที่จะนำเสนอต่อลูกค้า ถ้าอยากวัดว่าลูกค้าใหม่คนดังกล่าวสนใจสินค้าเราจากอีเมลนี้หรือเปล่า ให้แนบลิงก์เว็บไซต์ธุรกิจเรา เพื่อที่จะได้ Tracking ได้ 

การเขียนอีเมลผ่านระบบ R-CRM ก็เพียงแค่กดไปที่รายชื่อลูกค้ารายนั้นๆ จากนั้นทำการกดเลือกเมนู "เพิ่มบันทึก หรือส่งอีเมล" ทางแถบด้ายซ้าย และเลือก "ส่งอีเมล" จากนั้นก็ทำการเขียนรายละเอียดต่างๆ ตามรูปแบบ Email Template ที่ระบบมีให้ และหากต้องการแนบไฟล์ เช่น ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ อัพโหลดรูป ก็เลื่อนลงมาด้านล่างกดเลือก "แนบไฟล์" จากนั้นเมื่อตรวจสอบความถูกต้องต่างๆ เรียบร้อยแล้วก็สามารถกดปุ่มส่งอีเมล ด้านล่างได้เลย

2. การส่งอีเมลเพื่อนำเสนอใบเสนอราคา และหลังจากส่งใบเสนอราคา

เมื่อลูกค้าใหม่สนใจสินค้าหรือบริการของเรา สิ่งที่เราควรทำต่อไปก็คือ การนำเสนอใบราคา เพื่อเป็นการชี้แจงรายละเอียดสินค้าพร้อมราคาให้ลูกค้าได้ทราบก่อนการตัดสินใจ ซึ่งการเขียนอีเมลเพื่อนำเสนอใบราคานั้นควรมีรายละเอียดเกี่ยวกับชื่อธุรกิจของเรา ระบุสินค้า บริการ พร้อมราคาให้ชัดเจน พร้อมให้ข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่เป็นประโยชน์เพิ่มเติม เพื่อช่วยให้ลูกค้าสามารถตัดสินใจซื้อได้ และปิดการขายได้ง่ายขึ้น สุดท้าย ควรแนบใบเสนอราคาไปในอีเมลให้เรียบร้อย เพื่อให้ดูเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น

เมื่อส่งใบเสนอราคาไปให้ลูกค้าแล้ว สิ่งที่ไม่ควรพลาดอีกอย่างหนึ่งเลยคือ อีเมลที่ส่งไปหลังจากการส่งใบเสนอราคาไปแล้ว เพื่อเป็นการติดตาม พร้อมกระตุ้นลูกค้าให้ตัดสินใจซื้อสินค้าของเราในที่สุดค่ะ ข้อความที่ส่งไปสามารถเพิ่มเติมเกี่ยวกับโปรโมชั่น หรือเน้นย้ำสิทธิพิเศษที่ลูกค้าจะได้รับหากซื้อสินค้าหรือบริการในวันเวลาที่กำหนด เพื่อให้ปิดการขายได้ง่ายขึ้น

3. การส่งอีเมลเพื่อเป็นการอัปเดตข้อมูล เมื่อมีการพูดคุยรายละเอียดเพิ่มเติมหรือมีการต่อรอง 

ในกรณีที่มีการส่งใบเสนอราคา หรือมีการส่งอีเมลพูดคุยกันไปแล้ว ลูกค้ามีการต่อรองราคา หรือยังไม่สามารถปิดการขายได้ และลูกค้าต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมนั้น เราควรส่งอีเมลที่มีรายละเอียดอื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อลูกค้า รวมถึงข้อมูลอื่นๆ ที่ลูกค้ายังไม่ทราบ แต่น่าจะสามารถเปลี่ยนใจลูกค้าให้กลับมาสินใจสินค้าเราได้มากขึ้น และหากมีการนัดคุยเพิ่มเติม ควรมีการบอกรายละเอียดถึงข้อมูลการนัด วัน เวลา และสถานที่ในอีเมลให้เรียบร้อย

4. การส่งอีเมลเพื่อติดตามหรือแจ้งกำหนดการการชำระเงินสินค้าบริการ

เมื่อเราได้ส่งอีเมลใบเสนอราคาไปหาลูกค้า แล้วลูกค้าตกลงที่จะซื้อสินค้าเราแล้ว แต่เวลาผ่านไปหลายวันหรือหลายสัปดาห์ลูกค้ายังไม่ชำระสินค้า เราก็สามารถส่งอีเมลเพื่อติดตามสถานะได้ เพื่อเช็กให้แน่ใจว่าลูกค้าของเราไม่ได้เปลี่ยนใจ หรือในบางกรณีสำหรับลูกค้าที่ลืมจริงๆ แต่อีเมลลักษณะนี้ต้องใช้ความระมัดระวังในการใช้ภาษาเป็นพิเศษ เพราะอาจทำให้ดูเป็นอีเมลทวงเงิน หรือก่อกวนไปเลยก็ได้ ดังนั้น ควรเขียนอีเมลไปในลักษณะแจ้งเตือนกำหนดการชำระเงินสินค้าหรือบริการไปแทนที่จะบอกว่าลูกค้ายังไม่ได้ทำการชำระเงิน จะสร้างความรู้สึกที่ดีต่อลูกค้ามากกว่า

5. การส่งอีเมลเพื่อแจ้งนัดหมาย และ Agenda ของการประชุมนั้นๆ

สินค้าหรือบริการบางประเภท ก็ไม่สามาถขายหรือปิดการขายได้ผ่านช่องทางออนไลน์ แต่ต้องนัดคุยกันเพื่อนำเสนอและชี้แจงรายละเอียดสินค้าให้ชัดเจน อย่างเช่น สินค้าที่มีราคาสูง หรือสินค้าที่ต้องเห็นตัวอย่างจริงก่อนการตัดสินใจซื้อ เช่น อสังหาริมทรัพย์ รถ เครื่องประดับที่มีราคาสูง หรือเครื่องมือทางเทคโนโลยี ที่จำเป็นต้องแนะนำหรือสาธิตระบบการใช้งานให้กับลูกค้า เป็นต้น

ในกรณีนี้ควรเขียนอีเมลเพื่อทำการนัดหมายให้เรียบร้อย เพื่อแสดงให้เห็นถึงความสนใจและใส่ใจของเรา ที่อยากจะคุยต่อและพร้อมจะอธิบายทุกรายละเอียดกับลูกค้าก่อนที่ลูกค้าจะตัดสินใจ ซึ่งการเขียนอีเมลเพื่อแจ้งการนัดหมาย หรือแจ้งการประชุมเพื่อคุยรายละเอียดของสินค้า ควรบอกวัตถุประสงค์ของการนัดหมายให้ชัดเจน พร้อม Agenda ที่จะพูดคุยในประชุมนั้น เพื่อให้ลูกค้าได้รู้คร่าวๆ ว่าจะมีอะไรเกิดขึ้น และลูกค้าจะได้เตรียมตัวมาได้อย่างถูกต้อง ที่สำคัญอย่าลืมระบุวัน เวลา สถานที่ให้เรียบร้อย พร้อมข้อมูลติดต่อของผู้ที่ทำการนัดหมาย

6. การส่งอีเมลสรุปการประชุม (Minute Meeting) หลังจากมีการประชุมหรือนัด Demo สาธิตการใช้งานระบบ

หลังจากประชุม หรือในกรณีที่สินค้าของเราเป็นเครื่องมือเทคโนโลยีที่มีการสาธิตการใช้งานระบบ เราควรส่งอีเมลสรุปการประชุมให้ลูกค้าอีกครั้งหนึ่ง เพื่อให้ลูกค้าได้เข้าใจถึงสิ่งที่ได้พูดคุยกันไปในการประชุมครั้งที่แล้ว และเป็นการส่งอีเมลเพื่อทั้งเป็นหลักฐานถึงสิ่งที่ได้พูดคุยหรือตกลงกันไปในที่ประชุม ป้องกันการลืมสิ่งสำคัญจากที่ประชุมนั้นด้วย รวมถึงในประชุมครั้งหน้าก็จะสามารถดำเนอนการต่อเนื่องได้เลย

การเขียนอีเมลประเภทนี้ ควรสรุปใจความสำคัญให้เข้าใจง่าย และเขียนรายละเอียดข้อมูลสำคัญให้เรียบร้อย รวมถึงบอกถึง Next action หรือสิ่งที่ลูกค้าควรทำต่อไปหลังจากการประชุมที่ผ่านมา พร้อมข้อมูลติดต่อกลับ เพื่อลูกค้าจะได้ติดต่อกลับเราได้ง่าย หากเขารู้สึกอยากซื้อสินค้าหรือบริการของเรา

7. การส่งอีเมลหลังจากการได้ไปออกอีเว้นท์

คนที่มางานอีเว้นท์นั้นถือว่าเป็นกลุ่มคนที่มีความสนใจเกี่ยวกับสินค้าและบริการของเราในระดับหนึ่ง เขาจึงได้มางานของเรา พูดอีกอย่างก็คือ พวกเขาถือว่าเป็นกลุ่มเขาที่มีแนวโน้มที่จะมาเป็นลูกค้าตัวจริงของเราในอนาคต และบางคนอาจจะเป็นแฟนตัวยงของเราไปแล้วด้วย จะเป็นเรื่องที่น่าประทับใจมาก ถ้าเรารักษาฐานลูกค้าไว้ ด้วยการส่งอีเมลไปขอบคุณคนที่มาร่วมงานอีเว้นท์ หรือเสนอสิทธิพิเศษให้กับผู้ที่มาร่วมงานอีเว้นท์ของเรา

หลักการเขียนอีเมลหลังจากงานอีเว้นท์ที่น่าประทับใจ และอาจเปลี่ยนให้เขากลายมาเป็นลูกค้าเราได้ก็คือ ควรบอกขอบคุณที่พวกเขาได้มาร่วมงานของเรา ระบุชื่ออีเว้นท์ นำเสนอข้อมูลที่น่าสนใจเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการของเราอย่างสั้น และพิเศษขึ้นกว่าเดิมด้วยการเสนอโปรโมชั่นพิเศษสำหรับคนที่มาร่วมงานอีเว้นท์

8. การส่งอีเมลเมื่อไม่มีการตอบรับจากลูกค้า จึงต้องการติดตามเพิ่มเติม

เชื่อว่านักขายหลายคนน่าจะเคยเจอเหตุการณ์ที่ลูกค้าที่ตอบกลับมาว่าสนใจสินค้าหรือบริการนั้นได้เงียบหายไปเลย ถ้าเราส่งอีเมลไปถามตรงๆ ก็จะดูเหมือนเป็นการทวง หรือตามตื้อมากเกินไป วิธีการที่ไม่ให้เกิดภาพลักษณ์ในเชิงลบในการส่งอีเมลไปหากลุ่มลูกค้าเหล่านี้ก็คือ ให้ส่งเป็นอีเมลแจ้งข่าวสาร แล้วปิดท้ายด้วยการถามถึงความต้องการของลูกค้าว่ายังสนใจอยู่หรือไม่ และใส่ข้อมูลย้ำถึงรายละเอียดสินค้าและสิทธิพิเศษอีกครั้ง เพื่อกระตุ้นความต้องการให้ลูกค้ายังไม่ให้เขาเปลี่ยนใจ

ต่อจากนั้น ให้ลูกค้ากระทำการบางอย่างที่สื่อให้เราทราบได้ว่า เขายังสนใจหรือไม่สนใจสินค้าของเราแบบง่ายๆ เช่น หากสนใจให้คลิกลิงก์ยืนยันการสั่งซื้อสินค้าที่ปุ่มนี้ หรือให้ส่งอีเมลตอบกลับภายในวันและเวลาที่กำหนด และไม่ว่าลูกค้าของเราจะสนใจหรือไม่สนใจหรือไม่ ก็อย่าลืมที่จะกล่าวขอบคุณลูกค้าที่ให้การสนับสนุนและสนใจสินค้าของเราเรื่อยมา สร้างความประทับใจให้ลูกค้าในทุกๆ ครั้งที่มีการพูดคุยสื่อสารกัน เพราะในวันข้างหน้าเขาอาจจะกลับมาหาเราอีกครั้งก็ได้

ในการพูดคุย ติดต่อสื่อสารกับลูกค้าทางอีเมลในแต่ละวัน คงมีจำนวนไม่น้อย การทำงานของเซลส์หรือทีมขายที่ต้องมีการดูแลลูกค้ารายหลายต่อวัน ก็อาจจะทำให้มีข้อมูลเกิดขึ้นเป็นจำนวนมาก ทั้งข้อมูลเรื่องรายละเอียดลูกค้า สถานะลูกค้า การพูดคุย นัดหมาย เสนอราคา ต่อรอง ชำระเงิน ไปจนถึงการปิดการขาย ข้อมูลต่างๆเหล่านี้จะดีแค่ไหนถ้ามีระบบเข้ามาช่วยจัดเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียว ซึ่ง R-CRM ถือเป็นเครื่องมือหนึ่งที่จะเข้ามาช่วยดูแลจัดการข้อมูลเหล่านี้ให้เป็นระบบ ไม่ว่าท่านจะมีการทำงาน หรือกิจกรรมใดๆ จากที่กล่าวมาข้างต้น ระบบจะสามารถบันทึกรายละเอียดต่างๆไว้ให้ ซึ่งท่านสามารถเรียกดูประวัติการทำงาน เอกสารที่เคยส่งไปให้ลูกค้า หรืออื่นๆ ได้ทุกเมื่อ รับรองว่าเป็ตัวช่วยจำที่ดีที่สุดสำหรับทีมขายเลยก็ว่าได้

สรุป

การส่งอีเมล ยังถือว่าเป็นเครื่องมือทางการตลาดที่ยังคงมีความสำคัญและมีพลังในสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า อีกทั้งช่วยปิดการขายให้ได้มากขึ้นด้วย แต่เราก็จำเป็นต้องรู้วิธีการเขียนอีเมลที่ดีและได้ประสิทธิภาพ เพื่อให้สารที่เราต้องการสื่อ ได้ส่งถึงมือลูกค้าจริงๆ ซึ่งอีเมลทางการตลาดนั้นมีหลากหลายจุดประสงค์ ไม่ว่าจะเป็นการกล่าวทักทายลูกค้าใหม่เพื่อสารความสัมพันธ์ให้เขากลายมาเป็นลูกค้าประจำ การส่งอีเมลเพื่อเสนอใบราคา การติดตามลูกค้า หรืออีเมลอื่นๆ ที่ต้องการสื่อสารกับลูกค้าคนสำคัญโดยเฉพาะ หากเราทำอย่างสม่ำเสมอ ถูกวิธี และมีกลยุทธ์ก็จะสามารถดึงลูกค้าให้อยู่กับเราไปได้นาน

และที่สำคัญนอกจากทักษะการเขียนอีเมลแล้ว เครื่องมือที่ใช้ในการส่งอีเมลได้แบบง่ายดาย พร้อมทั้งเก็บข้อมูลต่างๆ ให้เราได้แบบ R-CRM ก็มีความจำเป็นไม่แพ้กัน หากมีทั้ง 2 อย่างควบคู่กันไป การทำงานของท่านก็จะได้ผลลัพธ์ที่ดีและมีประสิทธิภาพอย่างแน่นอน และช่วยกระตุ้นยอดขาย พร้อมเพิ่มโอกาสในการขายได้มากขึ้น ส่งผลให้ธุรกิจเติบโตได้อย่างแน่นอน

สมัครใช้งาน Readyplanet R-CRM 

R-CRM คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement

ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี