10 เรื่องที่ผู้จัดการฝ่ายขายไม่ควรมองข้าม เมื่อเซลส์พบปัญหาในการขาย

ในบทบาทและหน้าที่ของฝ่ายขาย ทุกตำแหน่งก็มักจะเจอกับความท้าทายหรืออุปสรรคในกระบวนการขายอยู่เสมอ อาจจะมีทั้งปัญหาเล็ก ๆ ไปจนถึงปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำซากจนมีผลกระทบต่อการทำงานและยอดขาย และผู้ที่มีอำนาจในการบริหารจัดการในทีมขาย ซึ่งก็คือผู้จัดการฝ่ายขาย มีความจำเป็นที่จะต้องมองหาแนวทางการแก้ไขปัญหาเหล่านี้ โดยควรมองลึกไปถึงสาเหตุของปัญหา รวมถึงรายละเอียดในมิติต่าง ๆ เพื่อจะได้แก้ไขปัญหาได้อย่างตรงจุด

การเป็นผู้นำของทีมขายที่ดี นอกจากการเป็นผู้นำในการทำงานแล้ว ก็ยังต้องเป็นผู้นำในการตัดสินใจเรื่องต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว และไม่ควรมองผ่านปัญหาที่เกิดขึ้นโดยไม่มีการรับมือหรือแก้ไขใด ๆ ดังนั้นในบทความนี้ เรามี 10 เรื่องที่ผู้จัดการฝ่ายขายไม่ควรมองข้าม เมื่อเซลส์พบปัญหาในการขาย มาให้ผู้จัดการฝ่ายขายหลาย ๆ ท่านได้ลองพิจารณาเพื่อเป็นแนวทางในการบริหารทีมขาย ไปดูพร้อมกันได้เลยค่ะ

 

เลือกอ่านตามหัวข้อ

 

 

10 เรื่องที่ผู้จัดการฝ่ายขายไม่ควรมองข้าม เมื่อเซลส์พบปัญหาในการขาย

1. ยอดขายที่มีแนวโน้มลดลงอย่างต่อเนื่อง

 

ยอดขายลดลง

 

ยอดขายที่มีแนวโน้มลดลงอย่างต่อเนื่องนั้น นับว่าเป็นสิ่งที่ทีมขายทุกคนต้องกังวลเป็นอย่างมาก และแน่นอนว่ามีหลายปัจจัยที่ทำให้ยอดขายลดลง ไม่ว่าจะเป็นสภาพเศรษฐกิจ หรือแม้แต่ทักษะการทำงานของเซลส์เองด้วย แต่ถ้าหากต้องการทราบสาเหตุที่ทำให้ยอดขายลดลง ก็คงหนีไม่พ้นการวิเคราะห์ผ่าน “Data (ข้อมูล)” เพื่อนำมาปรับแผนการทำงานของเซลส์ให้สอดคล้องกับสถานการณ์ต่าง ๆ พร้อมสร้างกลยุทธ์ในการขายให้เป็นไปตามความต้องการของลูกค้าและเป้าหมายของธุรกิจ

ซึ่งในบางองค์กรอาจมีข้อมูลมากมายนับไม่ถ้วน แต่ไม่เคยมีการจัดเก็บ และให้เซลส์นำมาใช้อย่างเป็นระบบ จึงอาจทำให้สูญเสียโอกาสในการสร้างยอดขายไปได้ ดังนั้นหากต้องการเตรียมรับมือกับปัญหาด้านยอดขายที่ลดลง อีกทั้งต้องการแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นแล้ว ผู้บริหารหรือผู้จัดการฝ่ายขาย ก็ควรมีการนำระบบ CRM เข้ามาใช้เพื่อให้ทีมสามารถบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการขายได้อย่างเป็นระบบ สามารถวางแผนการทำงาน การติดตามลูกค้าเพื่อให้สามารถปิดยอดขายได้สำเร็จนั่นเอง นอกจากนี้ผู้จัดการฝ่ายขายยังสามารถเข้าดูรายการขายในแต่ละวันได้อย่างรวดเร็ว รับรู้ปัญหาได้อย่างทันเวลาและแก้ไขได้ทันท่วงที

 

2. ไม่มีการติดตามลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ

หลายครั้งที่ผู้จัดการฝ่ายขาย สอบถามความคืบหน้าในการขายกับเซลส์ แต่กลับไม่ได้ข้อมูลที่ถูกต้องหรือครบถ้วนเท่าที่ควร ซึ่งอาจจะเป็นเพราะการบริการลูกค้าที่ไม่เต็มที่ของเซลส์เอง หรือเซลส์ไม่มีการติดตามลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งอาจจะส่งผลกระทบโดยตรงต่อยอดขาย อีกทั้งลูกค้าของธุรกิจก็จะค่อย ๆ หายไป เพราะอย่าลืมว่า การรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าเป็นหนึ่งในกุญแจสำคัญที่ธุรกิจจะสามารถมอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมให้กับลูกค้าได้ ดังนั้นเมื่อมีปัญหาเรื่องนี้เกิดขึ้น ผู้จัดการฝ่ายขาย ควรต้องคอยติดตามการทำงานและสอบถาม พูดคุยกับเซลส์อย่างสม่ำเสมอ เช่น สัปดาห์ละ 1-2 ครั้ง เพื่อเป็นการกระตุ้นการทำงานเซลส์และแนะนำในส่วนที่เซลส์ต้องการความช่วยเหลือ

แต่หากทีมขายของคุณมีขนาดที่ใหญ่มาก ๆ ผู้จัดการฝ่ายขายก็คงไม่มีเวลามากนักในการติดตามเซลส์ได้แบบถี่ ๆ นอกจากมีเรื่องด่วนจริง ๆ ดังนั้นผู้จัดการฝ่ายขายจึงควรต้องมีการใช้ระบบ CRM เข้ามาช่วยในการบริหารทีมขาย ที่มีฟีเจอร์จัดการ Sales Pipeline ซึ่งใช้ในการติดตามลูกค้าอย่างเป็นระบบและมีขั้นตอนที่ชัดเจน ฟีเจอร์บันทึกข้อความที่เอาไว้ดูรายละเอียดข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ของการพูดคุยที่ผ่านมาก่อนการติดตามหรือเข้าพบลูกค้าครั้งต่อไป เป็นต้น

 

rcrm sales pipeline lead management

 

 

3. รายละเอียดข้อมูลลูกค้าไม่ครบถ้วน ตกหล่นเป็นประจำ

รายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ หรือข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า เป็นสิ่งมีค่าอย่างหนึ่งที่ทำให้เซลส์สามารถปิดการขายได้อย่างสำเร็จ แต่หากเซลส์ขาดตกบกพร่องข้อมูลส่วนนี้ไป ไม่มีการเตรียมพร้อมในการศึกษาข้อมูลลูกค้า ไม่รู้ถึงความต้องการที่แท้จริงหรือปัญหาของลูกค้า และไม่มีการบันทึกข้อมูลลูกค้าไว้อย่างเป็นระบบ หรือจดไว้หลายที่ จนบางครั้งก็ลืมข้อมูลสำคัญของลูกค้าเป็นประจำ สัญญาณแบบนี้คงไม่ดีแน่ เพราะธุรกิจอาจจะเสียทั้งยอดขาย และเสียลูกค้าคนสำคัญไปก็เป็นได้

ดังนั้นสิ่งหนึ่งที่ผู้จัดการฝ่ายขายสามารถทำได้เพื่อช่วยให้เซลส์สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขั้น คงต้องมีการเลือกใช้ระบบ CRM เข้ามาใช้ในการทำงานมากขึ้น เพื่อป้องกันการตกหล่นของข้อมูล และทำให้เซลส์สามารถทำงานได้อย่างมืออาชีพมากขึ่น สามารถใส่รายละเอียดต่าง ๆ ของลูกค้าได้ไม่ว่าจะเป็นชื่อ เบอร์โทร อีเมล หรืออื่น ๆ ที่ต้องโน้ตไว้เพิ่มเติมด้วย 

 

rcrm lead information

 

4. ยอดขายไม่เป็นไปตามเป้า

นอกจากปัญหาที่ยอดขายมีแนวโน้มลดลงเรื่อย ๆ จนสุดท้ายสิ่งที่จะเกิดตามมาก็คือ ยอดขายไม่เป็นไปตามเป้า ตามระยะเวลาที่วางไว้ ซึ่งปัญหานี้อาจมีผลมาจากหลายสาเหตุ อาจจะเกิดขึ้นตั้งแต่ขั้นตอนแรก ๆ ของการขาย จนส่งผลกระทบเป็นทอด ๆ ต่อกันมาอย่างต่อเนื่อง หรือแม้แต่เรื่องการคาดการณ์ยอดขายที่ไม่ถูกต้อง ไม่แม่นยำ ไม่มีข้อมูลสนับสนุนอ้างอิงที่ดี ก็อาจส่งผลให้เกิดความผิดพลาดต่อธุรกิจมากมาย ไม่ว่าจะเรื่องโควต้าการขายต่ำหรือสูงเกินไป สินค้าและบริการไม่พอให้บริการ ดังนั้นสิ่งแรกที่ผู้จัดการฝ่ายขายควรทำ คือ ตรวจสอบข้อมูลและขั้นตอนการขายทั้งหมดที่มีว่าถูกต้องหรือไม่ แต่ละขั้นตอนมีข้อบกพร่องตรงจุดไหนหรือไม่ แล้วหาคำตอบจากข้อมูลที่รวบรวมมาว่า ยอดขายไม่เป็นไปตามเป้าเพราะเหตุใด เพื่อครั้งหน้าจะได้เตรียมรับมือและหาแนวทางแก้ปัญหาไม่ให้เกิดซ้ำอีก

หากธุรกิจมีการนำ R-CRM เข้ามาใช้ ก็จะช่วยให้ทีมขายทำงานได้อย่างมืออาชีพมากขึ้น โดยมีฟีเจอร์ที่ทำได้ตั้งแต่การตั้งเป้ายอดขาย (Sales Target), การติดตามการขายด้วย Sales Pipeline หรือแม้แต่การดูข้อมูลจากรายงานการขายต่าง ๆ ประกอบเพื่อวางแผนในการขายต่อไป

 

5. เซลส์ดูแลลูกค้าทับซ้อนกัน หรือแย่งลูกค้ากัน

เซลส์ในหลายธุรกิจมักจะเจอปัญหาในเรื่องการดูแลลูกค้าที่ทับซ้อนกัน ข้อมูลลูกค้ามีทั้งเก่าและใหม่ กระจัดกระจาย ไม่รู้ข้อมูลไหนอัปเดตล่าสุด พื้นที่การวิ่งออกพบลูกค้าก็ซ้ำซ้อนกัน ซึ่งถือว่าเป็นเรื่องที่ปวดหัวไม่น้อย แน่นอนว่าผู้จัดการฝ่ายขายไม่อยากให้เกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น เพราะจะทำให้การบริหารจัดการของเซลส์วุ่นวายและกระทบการทำงานส่วนอื่นด้วย

ดังนั้น ทางออกทางหนึ่งของปัญหานี้ก็คือ การเลือกใช้  R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย ที่มีฟีเจอร์ Sales Check-in ทำให้เซลส์ได้เห็นถึงพื้นที่ของตัวเองในการวิ่งหาลูกค้า ผู้จัดการฝ่ายขายเองก็สามารถใช้แผนที่นี้มาใช้ในการแบ่งเขตการขายและปรับกลยุทธ์ใหม่ ๆ ที่เหมาะสมในการเลือกบุกตลาดใหม่ ๆ ได้อย่างต่อเนื่อง, ฟีเจอร์ Lead inbox ที่เซลส์สามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าได้ว่าลูกค้ารายนี้มีในระบบแล้วหรือไม่ หรือมีเซลส์คนไหนดูแลอยู่ จะได้ไม่ต้องลงข้อมูลซ้ำหรือดูแลทับซ้อนกัน

 

6. การออกใบเสนอราคาล่าช้า

ใบเสนอราคา เป็นเหมือนอาวุธสำคัญอย่างหนึ่งที่เซลส์ใช้ในการเพิ่มโอกาสในการปิดการขาย เป็นหลักฐานประกอบการตัดสินใจของลูกค้าซึ่งมีรายละเอียดราคา ข้อมูลสินค้าบริการ รวมถึงข้อกำหนดเงื่อนไขต่าง ๆ บางองค์กรอาจต้องให้ผู้บริหารระดับสูงเซ็นหรืออนุมัติใบเสนอราคาด้วยทุกครั้ง แต่ปัญหาที่มักเจอก็คือเซลส์ใช้เวลาในการคีย์ข้อมูลลงในใบเสนอราคานาน ทำให้ออกใบเสนอราคาส่งให้ลูกค้าได้ช้า เพราะต้องคีย์ข้อมูลทุกอย่างด้วยตัวเอง ไม่มี Template เอกสารสำเร็จรูป หรือเครื่องมือใด ๆ ช่วย จนบางครั้งถ้าลูกค้ารอไม่ได้ ก็อาจจะเปลี่ยนใจไปเลือกคู่แข่งเราก็เป็นได้ 

ดังนั้นหากผู้จัดการฝ่ายขายต้องการลดระยะเวลาในการสร้างใบเสนอราคา พร้อมมีการอนุมัติใบเสนอราคา (Quotation approval) ได้ทันทีก็คงจะทำให้เซลส์สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากและสร้างยอดขายได้มากขึ้น 

 

rcrm quotation

rcrm quotation approval

 

7. เอกสารหายบ่อยครั้ง ใช้เวลาในการค้นหานาน

หลาย ๆ ธุรกิจอาจจะมั่นใจว่าใช้เพียงโปรแกรมทั่วไปในการจัดเก็บเอกสารก็เพียงพอแล้ว เมื่อไหร่ที่เซลส์ต้องการเอกสารฉบับไหนก็ค่อยส่งให้ทางอีเมล ทำให้ผู้จัดการฝ่ายขายมองข้ามปัญหาส่วนนี้ไป ซึ่งแท้จริงแล้วการจัดการเอกสาร หากต้องทำทุกอย่างเอง ก็มักใช้เวลาในการจัดการอย่างมาก อีกทั้งยังลดโอกาสในการปิดการขายด้วย หากเอกสารนั้นสำคัญและเซลส์ต้องการใช้ด่วนแต่ก็ต้องค้นหานาน 

นอกจากการค้นหาเอกสารที่นานแล้ว เอกสารก็มีกระจัดกระจายอยู่กับเซลส์หรือการจัดเก็บไว้ในหลากหลายแหล่งตามความสะดวกของเซลส์แต่ละคน ทั้งในคอมพิวเตอร์ สมุด โทรศัพท์มือถือ พอทำจนชินก็ไม่มีเวลาที่จะจัดการกับข้อมูลเหล่านี้ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ดังนั้นสิ่งที่ผู้จัดการฝ่ายขายสามารถทำได้คือ จัดฝึกอบรมให้พนักงานขายทำงานอย่างเป็นระบบ เรียนรู้การใช้เครื่องมือหรือเทคโนโลยี อย่างระบบ CRM ซึ่งมีฟีเจอร์ในการจัดการเอกสาร ต้นหาได้ง่าย รวดเร็ว จัดเก็บอยู่ในระบบเป็นศูนย์กลาง สามารถเลือกนำไปใช้ได้ตามต้องการทันที

 

rcrm การจัดการเอกสาร

 

8. เซลส์ใช้เวลาทำรายงานการขายนาน ส่งไม่ตรงเวลา

รายงานการขายมีความสำคัญต่อทั้งผู้บริหาร ผู้จัดการฝ่ายขายและเซลส์เองด้วย ดังนั้นการมีข้อมูลที่ครบถ้วน ถูกต้อง ชัดเจนก็จะช่วยทำให้ธุรกิจเห็นทิศทางการดำเนินธุรกิจรวมไปถึงนำไปวางกลยุทธ์การขายให้ดียิ่งขึ้น แต่ปัญหาของการทำรายงานการขายก็เกิดขึ้นบ่อยครั้ง สำหรับธุรกิจที่ไม่มีระบบประมวลผลใด ๆ ทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกผิดพลาด ทำให้รายงานการขายนั้นไม่สามารถนำมาใช้ได้จริง อีกทั้งเสียเวลาในการรวบรวมข้อมูลและการจัดการข้อมูลอย่างมาก

ดังนั้น ถ้าคุณเป็นองค์กรที่ให้ความสำคัญกับรายงานการขาย เพื่อนำไปวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ให้ถูกต้อง แม่นยำและทันใจ เพื่อจะได้พัฒนาหรือปรับปรุงสินค้าบริการของธุรกิจให้ตรงกับความต้องการของลูกค้านั้น ก็ควรเลือกใช้ระบบ CRM ที่มีฟีเจอร์รายงานการขายต่าง ๆ ที่ตอบโจทย์ในการทำงานของเซลส์ ที่สามารถดึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ตอบโจทย์ผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายขายในการเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกของลูกค้า เห็นภาพรวมยอดขายในมุมมองต่าง ๆ ได้แบบเรียลไทม์

 

r-insights daily lead conversion

r-insights lost reason

 

9. ขั้นตอนการขายไม่ชัดเจน เกิดปัญหาบ่อยครั้ง

ในองค์กรที่การขายมีความซับซ้อน มีหลายฝ่ายที่เกี่ยวข้อง หากไม่มีการจัดแบ่งขั้นตอนของแต่ละฝ่ายที่ชัดเจน แน่นอนว่าต้องเกิดปัญหาในการขายอยู่บ่อยครั้งอย่างแน่นอน และทุกคนก็ต้องคอยแก้ปัญหาซ้ำ ๆ ทำให้เสียเวลาในการไปติดตามลูกค้า ดังนั้นการวางแผน Sales Pipeline ให้มีขั้นตอนที่ชัดเจน และสอดคล้องกับกระบวนการทำงานจริง จึงเป็นสิ่งที่สำคัญที่ผู้จัดการฝ่ายขายไม่ควรมองข้ามอย่างเด็ดขาด เพราะจะช่วยให้สามารถบริหารทีมขาย ทำงานร่วมกัน ช่วยให้จัดการกับลูกค้าได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สำหรับฟีเจอร์ Sales Pipeline ของ R-CRM นั้น ธุรกิจสามารถสร้าง Sales Pipeline ได้เองทันที จะแยกเป็นแผนกหรือทีมที่เกี่ยวข้องได้ หรือเพิ่ม ลด ขั้นตอนต่าง ๆ ได้อย่างยืดหยุ่น เพื่อปรับให้เหมาะสม และสามารถเข้าไปแก้ไขให้เหมาะสมกับการทำงานได้ตลอดเวลาอีกด้วย

 

rcrm custom sales pipeline

 

10. เซลส์ขาดแรงจูงใจในการขาย

นอกจากการแก้ไขปัญหาในกระบวนการทำงานของทีมขายแล้ว อีกสิ่งหนึ่งที่ผู้จัดการฝ่ายขายควรให้ความสำคัญไม่แพ้กันคือ การสร้างแรงจูงใจในการทำงาน พร้อมดึงศักยภาพของเซลส์ออกมาได้อย่างเต็มที่และมีประสิทธิภาพ เพราะในแต่ละวันเซลส์ต้องเจอกับปัญหามากมาย บางคนก็อาจจะท้อหรือถอดใจไปบ้าง ไม่มีแรงจูงใจในการสร้างยอดขาย ดังนั้น ในฐานะผู้จัดการฝ่ายขาย คุณย่อมมีอิทธิพลต่อประสิทธิภาพของเซลส์ ทั้งการสร้างเสริมทักษะ และการสร้างแรงจูงใจ ซึ่งการสร้างแรงจูงใจไม่เพียงแต่ปัจจัยภายนอกอย่างของรางวัลเพียงเท่านั้น แต่ยังต้องสร้างแรงบันดาลใจเพื่อขับเคลื่อนทีมเซลส์อีกด้วย

ผู้จัดการฝ่ายขายควรมีปฏิสัมพันธ์กับทีมขายอย่างสม่ำเสมอ เช่น สอบถามเซลส์ว่าอยากให้องค์กรมีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง และสร้างความไว้วางใจให้กับทีม ให้พวกเขารู้สึกพึ่งพาคุณได้ หากเจอสถานการณ์และปัญหาการทำงานต่าง ๆ ที่ไม่สามารถรับมือได้ และทำความเข้าใจว่าเซลส์ทุกคนมีเป้าหมายชีวิต และอาชีพอย่างไรบ้าง อีกทั้ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้มอบปัจจัยพื้นฐานให้พวกเขาอย่างครบถ้วน และให้ค่าตอบแทนที่คุ้มค่ามากพอ หรือมีการกำหนด KPI ที่ไม่สูงจนเกินไป เซลส์สามารถทำได้จริง และได้รับรางวัลที่เหมาะสมหากไปถึง KPI และทีมเซลส์มีการสื่อสารกันอย่างต่อเนื่อง สามารถหากทางออกในการแก้ไขปัญหาร่วมกันได้ด้วย

 

สรุป

ผู้จัดการฝ่ายขาย ผู้ที่เป็นผู้นำและมีหน้าที่หลักในการขับเคลื่อนทีมขายให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ จนเกิดผเป็นยอดขายที่น่าพึงพอใจและเป็นไปตามเป้าหมายของธุรกิจ ดังนั้นเมื่อทีมขายหรือเซลส์มีเรื่องราวหรือปัญหาใด ๆ เกิดขึ้นแล้วมีผลกระทบต่อการทำงานหรือยอดขาย จึงเป็นสิ่งจำเป็นอย่างมากที่ผู้จัดการฝ่ายขายควรจัดการทันทีทันใด ก่อนจะไปกระทบการทำงานส่วนอื่น ซึ่งวิธีหรือแนวทางในการแก้ปัญหาของแต่ละเรื่องก็อาจจะแตกต่างกันออกไปตามสาเหตุและความเหมาะสม แต่สิ่งสำคัญในยุคปัจจุบันนี้อีกอย่างก็คือ การที่ต้องเลือกใช้ระบบ CRM เข้ามาช่วยในการบริหารทีมขาย อย่างเช่น R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทยโดยเฉพาะ ซึ่งสามารถตอบโจทย์การบริหารของผู้บริหาร ผู้จัดการฝ่ายขายและตอบโจทย์การทำงานอย่างมืออาชีพของเซลส์เองด้วย 

 

 

R-CRM หนึ่งในเครื่องมือสำคัญของ Readyplanet Marketing Platform 

R-CRM คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement

 

 

ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี