1. ฟีเจอร์ “ตรวจสอบ และ ป้องกันการสร้าง Lead ซ้ำ” 
2. การลบข้อมูลส่วนบุคคลของ Lead, ผู้ติดต่อ และทะเบียนลูกค้าเพื่อรองรับ PDPA

1. ฟีเจอร์ใหม่ R-CRM “ตรวจสอบ และ ป้องกันการสร้าง Lead ซ้ำ” 

Lead คือ ผู้ที่สนใจในสินค้าหรือบริการของธุรกิจ และอาจจะมีโอกาสเป็นลูกค้าใหม่ให้กับธุรกิจในอนาคต ซึ่งสำหรับหลายธุรกิจจำเป็นต้องใช้ทีมขายติดตามลูกค้าเพื่อปิดการขาย โดยหากมีการวางแผน จัดระเบียบผู้ดูแล และรับผิดชอบในการติดตาม Lead อย่างเป็นระบบ ย่อมจะช่วยเพิ่มโอกาสในการขาย และมั่นใจได้ว่า Lead จะได้รับการดูแลอย่างประสิทธิภาพ ซึ่ง ระบบ R-CRM ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยเพิ่มศักยภาพในการดูแล Lead สามารถเชื่อมต่อได้หลายช่องทาง รองรับการสร้าง Lead  หลายรูปแบบ เช่น การนำเข้าข้อมูล, การสร้าง Lead จากรูปภาพ และ เสียง ด้วยเทคโนโลยี AI หรือการกรอกข้อมูลเอง เป็นต้น รวมถึงสามารถกำหนดผู้ดูแล Lead หรือเลือกกระจาย Lead ให้กับทีมขายได้หลายรูปแบบ

จากเดิม เมื่อมีการสร้าง Lead โดยการกรอกข้อมูลเอง หรือ สร้าง Lead ด้วย AI โดยระบบหากข้อมูล Lead มีอีเมล, เบอร์โทร หรือ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ระบบจะสามารถช่วยตรวจสอบข้อมูล Lead ว่าซ้ำกับผู้ใช้อื่นหรือไม่ แต่จะยังไม่สามารถป้องกัน หรือห้ามไม่ให้ผู้ใช้สร้าง Lead ได้ ซึ่งหากคลิกถัดไป และยืนยันข้อมูล ผู้ใช้จะยังสามารถสร้าง Lead ใหม่ได้

 รูปภาพ: การสร้าง Lead รูปแบบเดิมโดยการกรอกข้อมูลเอง

สำหรับบางธุรกิจ มีการกำหนดผู้ดูแล Lead ที่ชัดเจน และไม่อนุญาตให้ทีมขายดูแล Lead ซ้ำกัน เพื่อช่วยลดข้อผิดพลาดในการสร้าง Lead ซ้ำกับผู้ใช้อื่น

  รูปภาพ: การตั้งค่า ตรวจสอบ Lead ซ้ำในระบบ R-CRM

การตั้งค่า: ขอบเขตในการตรวจสอบ Lead ซ้ำ

ฟีเจอร์ตรวจสอบ Lead ซ้ำ ถือเป็นฟีเจอร์ที่จะช่วยประหยัดเวลาของแอดมินที่จะต้องตรวจสอบข้อมูลด้วยตนเอง และ ช่วยลดข้อผิดพลาดในการบริหารจัดการ Lead ซ้ำซ้อนได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งหากมีการเปิดใช้งาน ในขั้นตอนการสร้าง Lead ระบบจะช่วยตรวจสอบข้อมูล Lead เดิมที่สร้างไว้ โดยตรวจสอบจากข้อมูล อีเมล, เบอร์โทร หรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ซึ่งธุรกิจสามารถเลือก "ขอบเขตในการตรวจสอบ Lead ซ้ำ" ว่าต้องการให้ระบบตรวจสอบ Lead จากขั้นตอนใด หรือกล่องใดบ้าง โดยสามารถเลือกได้ ดังนี้

• Lead ที่ปิดการขายแล้ว : Lead ที่อยู่ใน Inbox และมีการเลื่อนขั้นตอนไปยังขั้นตอนสุดท้ายของ Pipeline แล้ว
• Lead ที่อยู่ระหว่างการติดตาม : Lead ที่ยังมีการติดตามอยู่ใน Inbox โดยอยู่ขั้นตอนต่าง ๆ ของ Pipeline (ไม่รวมขั้นตอนสุดท้าย)
• Lead ที่เลิกติดตามแล้ว : Lead ที่ถูกย้ายไปยังกล่องเลิกติดตามแล้ว

รูปภาพ: R-CRM เมนูการตั้งค่าเพื่อเลือกขอบเขตในการตรวจสอบ Lead ซ้ำ

การตั้งค่า: การดำเนินการเมื่อพบ Lead ซ้ำ 

เมื่อกำหนดขอบเขตในการตรวจสอบ Lead ซ้ำแล้วนั้น จะสามารถเลือก "การดำเนินการเมื่อพบ Lead ซ้ำ" ที่เหมาะสมกับการใช้งานของธุรกิจได้ โดยสามารถเลือกได้ระหว่าง อนุญาตให้สร้าง หรือ ไม่อนุญาตให้สร้าง

รูปภาพ: R-CRM เมนูการตั้งค่าเพื่อเลือกการดำเนินการเมื่อพบ Lead ซ้ำ

หากเลือก "อนุญาตให้สร้าง" เมื่อระบบตรวจสอบแล้วพบว่า Lead ที่กำลังจะสร้างนั้น ซ้ำกับผู้ใช้อื่น ระบบจะแสดงข้อความแจ้งเตือน และรายละเอียด Lead เพื่อให้ผู้ใช้ตรวจสอบข้อมูล ดังตัวอย่าง แต่ผู้ใช้จะยังสามารถคลิกถัดไปเพื่อสร้าง Lead ได้ โดยกรณีนี้เหมาะสำหรับธุรกิจที่อนุญาตให้ทีมขายสามารถติดตามลูกค้าคนเดียวกันเพื่อนำเสนอสินค้า/บริการที่แตกต่างกันได้ เช่น ธุรกิจให้บริการระบบซอฟต์แวร์ และรับให้คำปรึกษาทางธุรกิจ มีการแบ่งทีมขายเป็น 2 ทีม โดยทีมที่ 1 เสนอขายซอฟต์แวร์ และทีมที่ 2 เสนอบริการให้คำปรึกษา ซึ่งทีมขายทั้ง 2 ทีม สามารถนำเสนอลูกค้าคนเดียวกันได้ ดังนั้น ถึงแม้จะมีข้อมูล Lead ซ้ำกันในระบบ แต่ยังอนุญาตให้สามารถสร้าง Lead ใหม่ได้

  รูปภาพ: การอนุญาตให้สร้าง Lead ซ้ำในระบบ R-CRM

หากเลือก "ไม่อนุญาตให้สร้าง" เมื่อระบบตรวจสอบแล้วพบว่า Lead ที่กำลังจะสร้างนั้น ซ้ำกับผู้ใช้อื่น ระบบจะแสดงข้อความแจ้งเตือน และผู้ใช้จะสามารถสร้าง Lead ต่อได้ กรณีนี้จะเหมาะสำหรับธุรกิจที่มีการกำหนดผู้ดูแล Lead อย่างชัดเจน ไม่อนุญาตให้ทีมขายดูแลลูกค้าซ้ำกันได้ เช่น ธุรกิจขายเครื่องจักรอุตสาหกรรม มีการกำหนดพื้นที่ และทีมขายให้ดูแลลูกค้าของตนเอง หากลูกค้าคนเดิมต้องการให้เสนอขายสินค้า/บริการ ผู้ดูแล Lead เดิมที่ถูกกำหนดไว้จะมีสิทธิ์สร้าง Lead เพื่อติดตามลูกค้าต่อได้เท่านั้น ผู้ใช้อื่นจะไม่สามารถสร้าง Lead ซ้ำได้

 รูปภาพ: การไม่อนุญาตให้สร้าง Lead ซ้ำในระบบ R-CRM

ประโยชน์ของฟีเจอร์ “ตรวจสอบ และ ป้องกันการสร้าง Lead ซ้ำ” ในระบบ R-CRM

• ประหยัดเวลา และ ทรัพยากรของธุรกิจ เนื่องจากสามารถป้องกันการสร้าง Lead ซ้ำกันได้โดยอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาพนักงานที่ต้องใช้ในการจัดการ Lead ซ้ำกัน

• ลดความผิดพลาด ที่อาจเกิดขึ้นในกระบวนการจัดการข้อมูลลูกค้า เพิ่มความแม่นยำของข้อมูลลูกค้า ช่วยให้ทราบถึงรายละเอียดลูกค้าที่ถูกต้อง และ เป็นปัจจุบัน

• ทุกทีมในองค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ต้องประสานงานในการจัดการ Lead ซ้ำกัน รวมทั้งยังช่วยลดข้อขัดแย้งภายในทีม เพิ่มการสื่อสารระหว่างทีมให้เป็นระบบ และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• รักษาความเชื่อถือ และ ความพึงพอใจของลูกค้า เนื่องจากเมื่อมีการบริหารจัดการข้อมูล และกำหนดผู้ดูแล Lead อย่างเป็นระบบ ย่อมส่งผลให้ลูกค้าได้รับการบริการที่ดี ครบถ้วน และมีความเชื่อถือในองค์กร

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือการใช้งาน R-CRM : ตั้งค่าตรวจสอบ Lead ซ้ำ 

2. การลบข้อมูลส่วนบุคคลของ Lead, ผู้ติดต่อและทะเบียนลูกค้าในระบบ R-CRM เพื่อรองรับ PDPA

การจัดเก็บ และบริหารจัดการข้อมูลลูกค้านั้น ไม่เพียงแต่ต้องให้ความสำคัญเรื่องความถูกต้องของข้อมูล หรือการจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบเท่านั้น แต่สิ่งหนึ่งที่ธุรกิจควรให้ความสำคัญด้วยเช่นกัน คือ การจัดเก็บ และบริหารจัดการข้อมูลให้เป็นไปตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ซึ่งธุรกิจต้องได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลก่อนเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล รวมทั้งมีหน้าที่เก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลให้ปลอดภัย และกรณีที่ลูกค้าขอให้บริษัทยกเลิกการเก็บข้อมูล หรือขอให้ลบข้อมูลที่เคยยินยอมไว้ บริษัทจำเป็นต้องปฏิบัติตามคำขอของลูกค้า

เนื่องจาก ระบบ CRM ถือเป็นระบบที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดเก็บข้อมูลลูกค้าได้จากหลากหลายช่องทาง ซึ่งแน่นอนว่าข้อมูลลูกค้าที่จัดเก็บในระบบนั้นประกอบไปด้วยข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ชื่อ, อีเมล, เบอร์โทร เป็นต้น ดังนั้น เพื่อให้เป็นไปตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) จึงได้มีการพัฒนาเพิ่มเติมเพื่อให้ธุรกิจสามารถลบข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าได้ ซึ่งการลบข้อมูลจะสามารถทำได้เฉพาะผู้ที่มีสิทธิ์เป็นผู้ดูแลเท่านั้น 

การลบข้อมูลส่วนบุคคลของ Lead

ข้อมูล Lead ที่มีการเพิ่มไว้ระบบ R-CRM จากหลากหลายช่องทาง จะประกอบไปด้วยข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ชื่อ-นามสกุล, อีเมล, เบอร์โทร หรือช่องทางติดต่ออื่น ๆ ซึ่งกรณีลูกค้าต้องการให้ลบข้อมูลส่วนบุคคล ธุรกิจสามารถเปิดใช้งานการ "ลบข้อมูลส่วนบุคคล" ได้ที่เมนูตั้งค่าภายใต้หัวข้อ Lead

 รูปภาพ: การตั้งค่า ลบข้อมูลส่วนบุคคลของ Lead ตาม PDPA

เมื่อเปิดใช้งานการลบข้อมูลส่วนบุคคลของ Lead เรียบร้อยแล้ว ในหน้า Lead จะแสดงเมนู "ลบข้อมูลส่วนบุคคล" ดังตัวอย่าง

  รูปภาพ: การลบข้อมูลส่วนบุคคล ในหน้า Lead

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือการใช้งาน R-CRM : ลบข้อมูลส่วนบุคคลของ Lead

การลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ติดต่อ และทะเบียนลูกค้า

ข้อมูลผู้ติดต่อ และ ทะเบียนลูกค้า จะมีการเก็บข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ชื่อผู้ติดต่อ, ชื่อบริษัท, เบอร์โทร, อีเมล เป็นต้น ซึ่งหากต้องการให้สามารถลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ติดต่อ หรือ ทะเบียนลูกค้าได้ สามารถเปิดใช้งานการ "ลบข้อมูลส่วนบุคคล" ได้ที่เมนูตั้งค่า ภายใต้หัวข้อทะเบียนลูกค้า โดยสามารถเลือกเพิ่มเติมได้ว่า ต้องการให้ลบข้อมูลส่วนบุคคลของ "ผู้ติดต่อ และ ทะเบียนลูกค้า" หรือลบข้อมูลส่วนบุคคล "เฉพาะผู้ติดต่อ" ได้

  รูปภาพ: การตั้งค่า การเปิดใช้งานอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถลบข้อมูลส่วนบุคคลของ Lead ได้

เมื่อเปิดใช้งานการลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ติดต่อ และ ทะเบียนลูกค้าเรียบร้อยแล้ว ในหน้าข้อมูลทะเบียนลูกค้า และ หน้าข้อมูลผู้ติดต่อจะแสดงเมนู "ลบข้อมูลส่วนบุคคล" ดังตัวอย่าง

  รูปภาพ: ตัวอย่างการลบข้อมูลส่วนบุคคลในหน้าข้อมูลทะเบียนลูกค้า

  รูปภาพ: ตัวอย่างการลบข้อมูลส่วนบุคคลในหน้าข้อมูลผู้ติดต่อ

ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือการใช้งาน R-CRM : ลบข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ติดต่อ และ ทะเบียนลูกค้า

สมัครใช้งาน Readyplanet R-CRM 

R-CRM คือ แพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement

ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี