วิธีการสร้าง Teamwork ให้เกิดขึ้นในองค์กรยุคใหม่

Teamwork คืออะไร?

Teamwork คือ การทำงานร่วมกันตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป เพื่อทำงานให้ประสบความสำเร็จ โดยทุกคนในทีมมีเป้าหมายเดียวกัน มีการแบ่งงานอย่างเป็นระบบ ช่วยกันพัฒนาทักษะ ความสามารถซึ่งกันและกัน บรรยากาศการทำงานเต็มไปด้วยความร่วมมือ ร่วมใจ ทุกคนในทีมรู้สึกถึงความสำคัญของหน้าที่ตนเอง

วิธีการสร้าง Teamwork ต้องมีองค์ประกอบสำคัญ ดังนี้

1. หัวหน้าทีมต้องมีความเป็นผู้นำ

หากเปรียบเทียบทีมเป็นเหมือนเรือ หัวหน้าทีมก็คงเปรียบได้กับกัปตันเรือที่จะต้องกำหนดเป้าหมายของการเดินเรือ รวมไปถึงควบคุมดูแลให้ลูกเรือซึ่งคือสมาชิกในทีม ช่วยกันนำเรือแล่นไปในทิศทางที่ถูกต้อง  ดังนั้น เพื่อให้ได้รับความร่วมมือจากลูกเรือ กัปตันเรือจะต้องไม่ใช่ผู้ที่คอยสั่งการอยู่คนเดียว ต้องมี “ความเป็นผู้นำ (Leadership)” 

ความเป็นผู้นำเป็นเรื่องนามธรรม สมาชิกในทีมไม่สามารถวัดระดับได้ แต่สิ่งที่สมาชิกในทีมจะสัมผัสได้ คือ การแสดงออกถึงความมุ่งมั่นที่จะประสบความสำเร็จของหัวหน้า เมื่อหัวหน้ามีความมุ่งมั่นที่จะประสบความสำเร็จ สิ่งที่จะเกิดตามมาคือ ความเชื่อมั่น (Trust) จากสมาชิกในทีม ซึ่งความเชื่อมั่นนี้เองจะเป็นจุดสำคัญที่ทำให้ทุกคนร่วมมือร่วมใจ ทำงานไปในทิศทางเดียวกันให้ประสบความสำเร็จ เกิดเป็น Teamwork ที่ดี

2. ความร่วมมือกันของสมาชิกในทีม

เมื่อมีผู้นำที่ดีแล้ว หากขาดผู้ตามที่ดีก็ไม่มีทางเลยที่งานจะสำเร็จ ในการทำงานสมาชิกในทีมต้องมีการช่วยเหลือเกื้อกูลกัน เข้าอกเข้าใจ รับผิดชอบงานที่ได้รับมอบหมายอย่างเต็มความสามารถ เคารพกฎกติกาที่ตั้งไว้ด้วยกัน และเปิดกว้างยอมรับความแตกต่างของสมาชิกในทีม ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเพศ อายุ การศึกษา ที่ส่งผลให้มีการแสดงออกทางความคิดที่แตกต่างกัน หากสมาชิกเข้าใจและยอมรับ มองเห็นคุณค่าของความแตกต่างเหล่านั้น ก็จะสามารถผสานความคิดเห็นที่ต่างกันนั้นออกมาเป็นผลงานที่ดีได้

3. กำหนดเป้าหมายและกฎการทำงานร่วมกัน

การกำหนดเป้าหมายอย่างชัดเจนให้ทุกคนในทีมทราบ เป็นหัวใจหลักของการทำงานร่วมกัน ถ้าทุกคนในทีมเข้าใจเป้าหมายตรงกัน จะทำให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น ไม่เสียเวลาไปกับเรื่องที่ไม่นำไปสู่เป้าหมาย โดยการกำหนดเป้าหมายที่ดีอาจใช้หลักอย่าง SMART Goal คือ เป้าหมายต้องมีความเฉพาะเจาะจง วัดผลได้ชัดเจน ทำได้จริง สมเหตุสมผล และมีการกำหนดเวลา นอกจากนี้ ควรมีการกำหนดเป้าหมายทั้งระยะสั้น และ ระยะยาว เนื่องจากหากมีเพียงเป้าหมายใหญ่ อาจทำให้สมาชิกในทีมรู้สึกว่ายากที่จะบรรลุ การแบ่งเป้าหมายเป็นย่อย ๆ จะทำให้สมาชิกในทีมทำงานได้ง่ายขึ้น ภาคภูมิใจในความสำเร็จแต่ละขั้น และมีแรงจูงใจในการบรรลุเป้าหมายย่อยอื่น ๆ ตามไปด้วย  ยกตัวอย่างเช่น ในทีมขายอาจมีการกำหนดเป้าหมายยอดขายแต่ละเดือน จนไปถึงเป้าหมายยอดขายใหญ่ประจำปี

อีกหนึ่งเรื่องที่สำคัญในการทำงานเป็นทีม คือ การกำหนดกฎกติกา เพื่อให้เกิดการทำงานอย่างเป็นระบบ มีการเคารพซึ่งกันและกันระหว่างสมาชิก โดยกติกาที่ตั้งขึ้นมาควรได้รับการเห็นพ้องต้องกัน ยุติธรรมกับสมาชิกทุกคน ปฏิบัติตามได้ง่าย ทำให้บรรลุเป้าหมายได้ง่ายขึ้น และควรที่จะปรับเปลี่ยน ยืดหยุ่นได้ตามสถานการณ์ด้วย

4. แลกเปลี่ยนข้อมูลภายในทีมอย่างสม่ำเสมอ

ในการทำงานเป็นทีม ข้อมูลของสินค้าหรือบริการ เอกสารสำคัญต่าง ๆ อย่างข้อมูลบริษัท ข้อมูลการขาย ข้อมูลลูกค้า ควรจัดเก็บไว้ในที่ ๆ สมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงร่วมกันได้ง่าย ในบางทีมอาจให้สมาชิกอัพเดทการทำงานไว้ตลอดเวลา เช่น ตอนนี้ติดต่อกับลูกค้าคนไหน สถานะเป็นอย่างไรบ้าง และเปิดให้สมาชิกในทีมคนอื่นสามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้ตลอดเวลา โดยการทำเช่นนี้จะทำให้สมาชิกในทีมสามารถทำงานแทนกันได้ หากเกิดเหตุการณ์จำเป็น ช่วยให้ทีมทำงานไปถึงเป้าหมายที่ตั้งไว้อย่างไม่สะดุด ซึ่งในระบบ R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ของ Readyplanet สามารถช่วยให้การทำงานส่วนนี้ง่ายขึ้นได้ ด้วยฟีเจอร์อย่าง Lead Inbox ให้คุณไม่พลาดการติดตามการขายของคนในทีม ง่ายต่อการบริหารจัดการทีม และฟีเจอร์ Documents ที่สามารถเป็นแหล่งเก็บข้อมูลให้สมาชิกในทีมเข้าถึงได้ง่าย หยิบใช้ได้สะดวกเมื่อต้องการ

5. จัดโครงสร้างและระบบการทำงานที่ชัดเจน

การวางโครงสร้าง รวมถึงขอบเขตหน้าที่การทำงานของสมาชิกแต่ละคนภายในทีมเป็นเรื่องที่สำคัญ สมาชิกในทีมจะต้องทราบว่าตนเองต้องรายงานการทำงานกับใคร เข้าใจหน้าที่ของตนเองและเข้าใจหน้าที่ของคนอื่นด้วย เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีระบบ มุ่งไปสู่เป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ง่าย โดยฟีเจอร์ User Management ในระบบ R-CRM สามารถช่วยหัวหน้าทีมตรงนี้ได้ สามารถบริหารจัดการการทำงานของสมาชิก เพิ่มสมาชิกใหม่ ลบสมาชิกที่ลาออก รวมถึงการให้สิทธิ์การเข้าถึงระบบต่าง ๆ ของผู้ใช้งานแต่ละคน ยกตัวอย่างเช่น ในทีมมีสมาชิก 5 คน หัวหน้าทีมต้องการให้นาย A ดูแลเรื่องการโฆษณา และให้นางสาว B มาเป็น Admin ในการตอบแชท เป็นต้น เท่ากับว่าสมาชิกในทีมไม่สามารถเข้าถึงทุกระบบได้ นอกจากนี้  R-CRM ยังมีฟีเจอร์ดี ๆ อีกมากมาย ที่จะเข้ามาช่วยบริหารทีมขายได้เป็นอย่างดี และจะช่วยบริหารลูกน้องในทีมขายได้อย่างไร สามารถอ่านเพิ่มเติมได้โดย คลิกที่นี่

6. เพิ่มศักยภาพของคนในทีม

เป็นเรื่องที่สำคัญที่หัวหน้าทีมจะต้องรู้จักสมาชิกในทีมอย่างลึกซึ้ง รู้จักและเข้าใจจุดแข็ง และจุดด้อยของสมาชิกแต่ละคนเพื่อเลือกวิธีการที่เหมาะสมในการพัฒนาความสามารถของสมาชิกภายในทีม เช่น สมาชิกในทีมคนหนึ่งอาจมีจุดด้อยที่ยังรู้เนื้อหางานได้ไม่ดีพอ แต่ก็มีจุดแข็งที่เป็นคนเรียนรู้เร็ว พร้อมเปิดรับตลอด หัวหน้าทีมจะต้องสวมบทบาทเป็นโค้ช ช่วยมอบความรู้ให้สมาชิก ทำหน้าที่ช่วยพัฒนา กําจัดจุดอ่อน และสร้างเสริมจุดแข็งให้กับสมาชิก เพื่อให้ทีมมีศักยภาพมากขึ้น เกิดเป็นสภาพแวดล้อมที่ดีในการทำงาน หรือเรียกว่า Team Building ซึ่งมีความสำคัญอย่างมาก เนื่องจากจะทำให้คนในทีมมองเห็นเป้าหมายของการทำงานเป็นภาพเดียวกัน ทำให้แต่ละคนเข้าใจหน้าที่ของตนเองมากขึ้น และเรามีวิธีสร้าง Team Building เพื่อเพิ่มศักยภาพให้ทีมขาย สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ดย คลิกที่นี่

7. มีการประเมินผลงาน 

การประเมินผลงาน ถือเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาทีม โดยในองค์กรทั่วไปจะมีทั้งการประเมินรายคนและการประเมินเป็นทีม ซึ่งการประเมินนี้จะทำให้เราทราบว่าตัวเราเองทำงานเป็นอย่างไร จุดแข็ง จุดอ่อนเป็นอย่างไร ควรปรับปรุงจุดไหนบ้าง ภาพรวมทีมเป็นอย่างไร จะสามารถบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้หรือไม่ อีกทั้งผลการประเมินยังทำให้หัวหน้าทีมสามารถนำไปปรับปรุงโครงสร้างและระบบการทำงานของทีม อาจมีการปรับเปลี่ยน โดยมอบหมายงานให้ตรงกับความสามารถของคนในทีมมากขึ้น และหากทีมทำงานดี ผลการประเมินที่ดีจะช่วยสร้างแรงจูงใจ ความภาคภูมิใจให้แก่สมาชิก ทำให้มีความมุ่งมั่นที่จะพัฒนาตนเองและทีมให้ประสบความสำเร็จมากขึ้นต่อไป 

และเพื่อให้ได้ผลการประเมินที่รวดเร็วและถูกต้อง การเลือกใช้ฟีเจอร์อย่าง R-Insights ภายใต้แพลตฟอร์ม R-CRM ของ Readyplanet สามารถช่วยให้หัวหน้าทีมสะดวกขึ้น เพราะสามารถเก็บข้อมูล สถิติต่าง ๆ จำแนกไว้เป็นหมวดหมู่ ทำให้เรียกใช้ได้ง่าย แถมยังสามารถวัดผลได้จริง และมีประสิทธิภาพ ทำให้ไม่ต้องทำ Sales Report ขึ้นมาใหม่ ประหยัดเวลาทำงานมากขึ้น ตัวอย่างฟีเจอร์ R-Insights: รายงานผล Performance แต่ละเดือน เพื่อคาดคะเน Performance เดือนต่อ ๆ ไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

จากที่กล่าวไปข้างต้น จะเห็นว่าการสร้าง Teamwork ไม่ใช่เรื่องที่ง่ายเลย ต้องอาศัยหลายปัจจัย ไม่ว่าจะเป็นเรื่องความเป็นผู้นำของหัวหน้าทีม ความร่วมมือร่วมใจของคนในทีม การกำหนดเป้าหมาย กติกา โครงสร้างการทำงานร่วมกันในทีม ไปจนถึงการประเมินผล แม้อาจจะดูยาก แต่ก็เป็นสิ่งที่ทุกองค์กรควรให้ความสำคัญ ควรบรรจุเป็นกลยุทธ์สำคัญขององค์กร เพราะเมื่อเกิด Teamwork ที่ดีขึ้นแล้ว รับรองว่าเป้าหมายขององค์กรที่ตั้งไว้ก็ไม่ไกลเกินเอื้อมแน่นอน และเมื่อเกิด Teamwork ขึ้นแล้ว อย่าลืมที่จะรวมข้อมูลให้ทุกคนเข้าถึงได้ ทำงานง่ายขึ้น ติดตามและคาดการณ์ผลการขายได้อย่างแม่นยำด้วย R-CRM จาก Readyplanet

R-CRM หนึ่งในเครื่องมือสำคัญของ Readyplanet All-in-One Platform 

R-CRM คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement

ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี