แนะนำ 5 เคล็ดลับ คาดการณ์ยอดขายได้แม่นยำ สร้างยอดขายสำคัญได้เกินเป้า
สำหรับการทำธุรกิจแล้ว เป้าหมายเรื่องรายได้และผลกำไรต่างเป็นสิ่งสำคัญที่จะบอกได้ว่า ธุรกิจสามารถเติบโตต่อไปได้หรือไม่ ธุรกิจจะเติบโตไปในทิศทางไหน รวมไปถึง การจะบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้นั้น ก็ต้องมีการกำหนด วางแผนการบริหารทีมขาย แนวทางการทำงานของทีมอย่างครอบคลุม ซึ่งในทุก ๆ ปี หลายองค์กรต่างพากันคาดหวังว่ารายได้จะสะพัดเข้ามาต่อเนื่อง จึงต้องมีการวางแผนกลยุทธ์ทางธุรกิจอย่างรัดกุม หนึ่งในนั้นคือ “การคาดการณ์ยอดขาย (Sales Forecast) ซึ่งเรื่องนี้เป็นเรื่องที่องค์กรในต่างประเทศให้ความสำคัญอย่างมาก เพราะมันคือการคาดการณ์เพื่อบอกว่าคุณจะปิดการขายได้เมื่อไร สมมติยอดขายหายไปเพียง 1% แต่นั่นก็สามารถกลายเป็นมูลค่ามหาศาลที่น่าเสียดาย ดังนั้นการคาดการณ์จึงต้องอาศัยความแม่นยำ เราจึงนำเคล็ดลับที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณ คาดการณ์ยอดขายได้แม่นและบรรลุเป้าได้มากกว่าที่วางไว้
เลือกอ่านตามหัวข้อ
การคาดการณ์ยอดขาย (Sales Forecast) ถือเป็นจุดเริ่มต้นของทุกอย่างในการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการเริ่มต้นดำเนินธุรกิจหรือการขึ้นรอบการขายใหม่ โดยแต่เดิมเราคาดการณ์ยอดขายได้จากหลายองค์ประกอบ เช่น
1. การสร้างใบเสนอราคาขาย เพื่อแสดงข้อมูล รายละเอียดของสินค้าและบริการ รวมถึงเงื่อนไขหรือข้อเสนออื่น ๆ ที่เราต้องการแจ้งให้ลูกค้าทราบ และหากลูกค้าตกลงซื้อ เราก็จะเปลี่ยนออเดอร์นั้น ๆ เป็นใบสั่งขายได้ ก็ถือว่าเราสามารถปิดการขายได้นั่นเอง
2. การกำหนดเป้ายอดขายบนกระดาน สมัยก่อน ยังไม่มีโปรแกรมเข้ามาช่วย ก็จะใช้ระบบ Manual เขียนยอดขายในแต่ละสัปดาห์, แต่ละเดือน, แต่ละไตรมาสลงบนกระดานหรือสมุดจดของแต่ละคน เพื่อดูรายละเอียดจำนวนยอดขายที่เกิดขึ้นจริง หรือการติดต่อเข้ามาของลูกค้า ซึ่งแน่นอนว่าวิธีนี้อาจจะมีข้อมูลที่ตกหล่นไปบ้าง เพราะข้อมูลตัวเลขที่มาก ต้องจดจำเยอะ ทำให้ผลลัพธ์ที่ได้อาจจะคลาดเคลื่อนหรือผิดพลากบ่อย
3. ปัจจัยแวดล้อมที่มีผลกระทบต่อธุรกิจ เช่น สภาพเศรษฐกิจ สังคม การเมือง กฎระเบียบข้อบังคับของภาครัฐ ทำให้ธุรกิจต่างต้องมีการปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์การเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นรอบด้าน เราจึงสามารถนำเองข้อมูลเหล่านี้มาวิเคราะห์ เพื่อใช้ในการคาดการณ์ยอดขาย
แต่ในปัจจุบัน การเข้ามาของเทคโนโลยีกลายมาเป็นตัวช่วยในการปลดล็อกการทำงานที่ยุ่งยาก การจัดการด้วยวิธีการเดิม ๆ ในอดีต ให้สามารถจัดเก็บ บันทึกข้อมูล วิเคราะห์ผล เพื่อคาดการณ์ยอดขายได้อย่างแม่นยำและไม่ทำให้เสียเวลาอีกด้วย
แนะนำ 5 เคล็ดลับ คาดการณ์ยอดขายได้แม่นยำ สร้างยอดขายสำคัญได้เกินเป้า
เพราะการขายไม่ได้จบลงแค่เพียงใบเสนอราคาและลูกค้าเซ็นอนุมัติซื้อเท่านั้น แต่ยังต้องมีกระบวนการอีกมากมายตามมา หากการคาดการณ์ยอดขายของธุรกิจกลายเป็นจุดอ่อน มูลค่าความเสียหายย่อมเกิดขึ้นได้ ดังนั้นวันนี้เรามีเคล็ดลับดี ๆ มากฝากทุกท่าน เพื่อให้สามารถคาดการณ์ยอดขายได้แม่นยำมากขึ้น พร้อมสามารถสร้างยอดขายสำคัญได้ทะลุเป้าอีกด้วย
1. เปลี่ยนจากกำหนดยอดขายใน Excel มาใช้ระบบ CRM
จากเดิมที่เราใช้การระบุยอดขายลงในโปรแกรม Excel เพื่อกำหนดเป้ายอดขายของทีมเซลส์แต่ละคน ซึ่งมันค่อนข้างเสียเวลาในการจัดการอย่างมาก เพราะต้องคอยเทียบยอดขายเอง อีกทั้งไฟล์ Excel ไม่ได้มีการอัปเดตแบบเรียลไทม์และไม่สามารถเปิดดูร่วมกันได้ในคราวเดียว แต่สำหรับโปรแกรม CRM นั้นสามารถทำได้แบบง่าย ๆ โดยผู้จัดการฝ่ายขายสามารถสร้างเป้ายอดขายได้เองในระบบ ซึ่งข้อดีก็คือผู้จัดการฝ่ายขายและเซลส์สามารถดูยอดขายร่วมกันได้ ทำให้ประหยัดเวลาในการจัดการหรือการรายงานความคืบหน้าของยอดขายในทุก ๆ วัน ทำให้เซลส์มีเวลาไปมุ่งเน้นการติดตามลูกค้าเพื่อสร้างยอดขายให้สำเร็จต่อไป
นอกจากนี้ ระบบ CRM ยังแสดงข้อมูลการเปรียบเทียบเป้ายอดขาย ซึ่งในกรณีที่มีการสร้างใบเสนอราคาหรือมีการขายได้อย่างชัดเจน จากการที่ระบบจะคำนวณยอดขายแต่ละเดือน พร้อมทั้งเซลส์สามารถดูยอดขายของตัวเองและของคนในทีม รวมถึงเป้ายอดขายและเปอร์เซ็นต์ยอดขายเทียบเป้า ทำให้เซลส์เองสามารถคาดการณ์ยอดขายเพื่อประเมินทิศทางการปิดยอดขายได้ดียิ่งขึ้น
2. มูลค่าที่ระบุในใบเสนอราคา
มูลค่าที่ระบุในใบเสนอราคา จะกลายเป็นยอดขายสำคัญได้ในอนาคตเมื่อมีการปิดการขายได้สำเร็จ ดังนั้นในการทำใบเสนอราคาเพื่อเสนอขายให้กับลูกค้า มูลค่าที่ระบุลงไปก็เป็นเหมือนยอดที่เซลส์สามารถคาดการณ์ยอดขายที่จะเกิดขึ้นได้ในอนาคตนั่นเอง ดังนั้นหากทำใบเสนอราคาได้ไว ส่งให้ลูกค้าพิจารณาได้เร็ว ก็จะยิ่งเพิ่มโอกาสในการปิดการขายได้อย่างแน่นอน
สำหรับการสร้างใบเสนอราคา หากเป็นสมัยก่อน นอกจากเซลส์จะต้องไปทำไฟล์ใบเสนอราคาเองแล้ว ยังต้องคอยจำเอาเองอีกด้วยว่าได้ส่งใบเสนอราคาไปให้ลูกค้าแล้วหรือยัง บางครั้งถ้าจดจำไม่ได้็ต้องมาค้นเองในอีเมล ยิ่งทำให้เสียเวลาไปอีก แต่สำหรับการสร้างใบเสนอราคาใน ระบบ CRM ทำได้ง่ายกว่านั้น เพราะสามารถสร้างได้ทันทีผ่านระบบ มีข้อมูลพื้นฐานต่าง ๆ ที่ไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์ ทำให้ธุรกิจสามารถควบคุมมาตรฐานการออกใบเสนอราคาได้ จากนั้นก็ยังสามารถส่งอีเมลเพื่อแนบใบเสนอราคาให้ลูกค้าได้ทันทีอย่างรวดเร็ว ทำได้สะดวกรวดเร็วไม่ว่าจะใช้งานบนคอมหรือบนมือถือ ส่งได้ทุกที่ จึงช่วยให้คุณไม่พลาดทุกโอกาสทางการขาย ที่สำคัญคือเซลส์สามารถอ้างอิงยอดการขายได้จากมูลค่าในใบเสนอราคาได้อีกด้วย
3. มี Potential Value สำหรับบันทึกยอดขาย
หากธุรกิจไหนที่ไม่มีการใช้ใบเสนอราคาหรืออาจจะใช้น้อย ก็คงเป็นเรื่องยากที่จะจดจำยอดขายที่คาดหวังได้ ต้องบันทึกยอดขายลงสมุดหรือไฟล์อื่น ๆ ซึ่งก็อาจจะมีความกระจัดกระจาย พอจะมาค้นหาก็เสียเวลาไปอีก เพราะนั่นจะทำให้การสื่อสารเพื่อปิดการขายเป็นไปได้ยากขึ้น แต่สำหรับ R-CRM นั้น มีฟีเจอร์ที่เรียกว่า Potential Value ที่เซลส์สามารถบันทึกยอดขายได้โดยไม่จำเป็นต้องใช้ใบเสนอราคา ก็จะช่วยทำให้ทีมขายเห็นแนวโน้มโอกาสในการขายของลูกค้าแต่ละรายได้มากขึ้น ช่วยวางแผนการทำงานได้อย่างเป็นระบบ เพื่อปิดการขายให้ได้ตามเป้านั่นเอง
ซึ่งในแง่ของ Sales Forecast ผู้จัดการฝ่ายขายจะสามารถดูข้อมูลยอดขายจาก รายงานปิดการขายแต่ละเดือน ดูมูลค่าของ Lead แต่ละราย หรือมูลค่าใบเสนอราคาก็ได้เช่นกัน ก็จะเห็นมูลค่าต่าง ๆ อย่างการนำเสนอ ต่อรอง สนใจ ว่ามูลค่าที่ได้มากน้อยแค่ไหน เพื่อนำมาวางแผนคาดการณ์ความเป็นไปได้ว่ายอดขายในเดือนต่อไปหรือปีถัดไปควรเพิ่มขึ้นเป็นเท่าไร ต้องเติบโตไปในทิศทางไหน เป็นต้น
4. จำนวนสถิติ Sales Check-in การออกไปพบลูกค้า
ในอดีต เวลาที่เซลส์ออกไปพบลูกค้า ทางผู้บริหารหรือผู้จัดการฝ่ายขายไม่มีทางรู้ได้เลยว่าเซลส์นั้นไปพบลูกค้าในช่วงเวลานั้นจริงหรือไม่ ซึ่งหากไม่ได้ไป ก็ย่อมเกิดผลเสียตามมา เช่น ปิดยอดขายไม่ได้หรือปิดยอดขายได้ช้า และอีกอย่างก็คือกลยุทธ์เดิมอย่างการนั่งรอลูกค้าฝ่ายเดียว อาจใช้ไม่ได้ผลในยุคที่มีการแข่งขันสูงเช่นนี้อีกต่อไป
Readyplanet R-CRM มีฟีเจอร์ Sales Check-in ที่ช่วยอำนวยความสะดวกสำหรับธุรกิจที่มีเซลส์ต้องออกไปพบลูกค้าบ่อย ๆ โดยเซลส์สามารถเช็คอินผ่านระบบ บันทึกข้อความต่าง ๆ ได้ทันทีเพื่อเป็นการอัปเดตการทำงานให้หัวหน้าทีมทราบได้อีกด้วย สำหรับการคาดการณ์โดยใช้สถิติจากฟีเจอร์นี้ ส่วนหนึ่งก็สามารถดูได้จากความถี่ในการออกไปพบลูกค้า ซึ่งการออกไปพบลูกค้าแต่ละครั้ง จะต้องเป็นลูกค้าที่มีบันทึก Potential อยู่ก่อนด้วย เพราะจะได้กลับมาวิเคราะห์ต่อได้ว่าลูกค้ารายนี้มีแนวโน้มจะซื้อหรือไม่ หากซื้อก็ทำให้เซลส์เห็นภาพยอดขายได้ครบถ้วนมากขึ้น สามารถเลือกติดตามลูกค้าแต่ละรายได้อย่างไม่ตกหล่นอีกด้วย
นอกจากนี้ ผู้จัดการฝ่ายขายสามารถดูรายงานสถิติการเช็คอินสถานที่ได้จาก R-Insights ซึ่งสามารถเห็นได้ทั้งภาพรวมและรายละเอียดข้อมูลต่าง ๆ เช่น วันเวลาการเช็คอิน สถานที่ ข้อมูลลูกค้า
นอกจากนี้ยังสามารถดูข้อมูลว่าขั้นตอนของ Lead แต่ละรายว่าอยู่ขั้นไหนแล้ว ในส่วนของการคาดการณ์ยอดขาย การเช็คอินสามารถบ่งบอกถึงความเป็นไปได้ในการปิดการขายว่าจะประสบความสำเร็จหรือไม่ จาก stage ที่ดำเนินไปในแต่ละขั้นตอนนั่นเอง
5. ดูจากรายงานการขาย (Sales Report)
ในสมัยก่อน เซลส์มักจะบันทึกยอดขายจากการจดลงสมุดหรือบันทึกข้อมูลลงใน Excel และส่งต่อให้หัวหน้าไปมาทางอีเมลและบ่อยครั้งที่เซลส์เองก็มักจะต้องมาปวดหัวกับการทำ Sales Report ที่ต้องรวบรวมข้อมูลจำนวนมาก แล้วนำมาประมวลผลอีกหลายขั้นตอนกว่าจะได้ข้อมูลที่ต้องการ และหากเซลส์คนไหนที่มี Sales Pipeline เยอะ ๆ ก็ต้องมานั่งไล่กรอกข้อมูลเอง ทำให้มีโอกาสลืมหรือตกหล่นไปได้
แต่สำหรับ CRM จะช่วยคุณดึงข้อมูลที่สำคัญทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็น Lead ในแต่ละวัน ในรูปแบบของกราฟ ซึ่งสำคัญมาก ๆ ต่อการคาดการณ์ยอดขาย เพราะเราจะเห็นแนวโน้มรายเดือนหรือรายปีของยอดขายที่ทำได้ ซึ่ง CRM มีการอัปเดตรายงานอย่างสม่ำเสมอ เพราะตัวเลข Sales Forecast เปลี่ยนแปลงได้เสมอ การอัปเดตจะทำให้การคาดการณ์เป็นไปได้อย่างแม่นยำมากขึ้น เช่น ลูกค้า A ต้องการซื้อสินค้าในไตรมาสนี้ แต่อาจจะเปลี่ยนใจเลื่อนไปเป็นไตรมาสหน้าก็ได้ หรือหากธุรกิจของคุณมีการสั่งซื้อสินค้าทุกเดือน แปลว่าคุณจะต้องทราบตัวเลขที่จะเข้าทุกสัปดาห์ เพื่อนำมาคำนวณต้นทุนในการสั่งสินค้าในเดือนถัดไปให้เกิดกำไรมากที่สุด
สรุป
การคาดการณ์ยอดขายเป็นเรื่องที่สำคัญมากสำหรับทุกธุรกิจ ซึ่งความไม่แม่นยำที่เกิดขึ้นนั้น อาจส่งผลเสียต่อธุรกิจได้มากกว่าที่คิด คงไม่มีธุรกิจไหนที่ไม่อยากได้ยอดขายที่เติบโต ตราบใดที่ผลกำไรและยอดขายยังเป็นน้ำหล่อเลี้ยงให้ธุรกิจดำเนินต่อได้ การคาดการณ์ยอดขายที่แม่นยำจึงเป็นสิ่งที่ทุกธุรกิจต้องให้ความสำคัญ เพราะหากมีดีลที่หลุดเยอะ หรือข้อมูลที่ขาดการอัปเดต การคำนวณต้นทุนหรือการทำงบประมาณที่แท้จริงคงเป็นไปได้ยาก นั่นจะส่งผลต่อธุรกิจในการกำหนดทิศทางในระยะยาวอย่างแน่นอน ซึ่ง Readyplanet R-CRM จะช่วยตอบโจทย์ทุกความต้องการของการบริหารทีมขาย ด้วยฟีเจอร์ที่ทันสมัยและครอบคลุม ช่วยทำให้ธุรกิจมีข้อมูลเพื่อใช้ในการวางแผนกลยุทธ์ ติดตามการทำงานของทีมขาย พร้อมสถิติวัดผลเพื่อพัฒนา ต่อยอดธุรกิจต่อไปอย่างมีประสิทธิภาพ
สมัครใช้งาน Readyplanet R-CRM
R-CRM คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement
ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี
