Readyplanet R-CRM อัปเดตฟีเจอร์ใหม่ เพิ่มความสามารถของใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ ให้ตอบโจทย์การใช้งานของธุรกิจมากขึ้น

• 1. ฟีเจอร์ใหม่ “เทมเพลตใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้” สามารถเลือกใช้เทมเพลต และ ปรับแต่งสีให้เหมาะสมกับธุรกิจได้มากยิ่งขึ้น
• 2. สามารถแก้ไขสถานะการส่งใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ได้
• 3. สามารถแก้ไขข้อความแนบท้ายใบเสนอราคาเพิ่มเติมได้
• 4. กำหนดรูปแบบเลขที่ใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ได้หลากหลายมากยิ่งขึ้น

ใบเสนอราคา (Quotation) เอกสารทางธุรกิจ ที่ใช้เพื่อแจ้งราคา รวมถึงรายละเอียดเบื้องต้นของสินค้าหรือบริการ ที่ธุรกิจหรือบริษัทของคุณจะขายหรือให้บริการกับลูกค้า ถือเป็นเครื่องมือหนึ่งที่ช่วยให้ทีมขายและลูกค้ามีความเข้าใจในเงื่อนไขที่ตรงกัน ซึ่งนอกจากใบเสนอราคาแล้ว ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ก็มีความสำคัญและมีความเกี่ยวโยงกับใบเสนอราคาเช่นเดียวกัน เนื่องจากเป็นเอกสารทางธุรกิจ ที่ใช้ในกระบวนการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าหลังจากที่ธุรกิจได้ตกลงการซื้อขายกับลูกค้าตามใบเสนอราคาเรียบร้อยแล้ว ดังนั้น ข้อมูลต่าง ๆ ในทั้งเอกสารใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้จึงเป็นส่วนสำคัญที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณมีความเป็นมืออาชีพ อีกทั้งทำให้ข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ไม่ตกหล่นในการประสานงานหรือติดต่อธุรกิจกับลูกค้าอีกด้วย

อย่างไรก็ตามข้อมูลในใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ของแต่ละธุรกิจ ต่างมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับสินค้าและบริการ รวมถึงความต้องการของแต่ละธุรกิจ ในการระบุข้อมูลต่าง ๆ ลงในใบเสนอราคาก็มีความจำเป็นที่แตกต่างกันด้วย ทำให้ Readyplanet ได้มีการพัฒนาเทมเพลตใบเสนอราคา ในระบบ R-CRM ให้สามารถตอบโจทย์การใช้งานของธุรกิจท่านได้มากยิ่งขึ้น

ประโยชน์ที่ธุรกิจจะได้รับจากฟีเจอร์ใบเสนอราคา

• ช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
  ระบบสร้างใบเสนอราคาสามารถช่วยประหยัดเวลาของทีมขาย ในการรวบรวมและป้อนข้อมูลใบเสนอราคาด้วยตนเอง แทนที่จะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการกรอกแบบฟอร์มใบเสนอราคาเป็นเวลานาน ๆ ทีมขายสามารถใช้เวลานั้นในการติดต่อลูกค้าหรือสร้างโอกาสในการขายใหม่ ๆ ได้

• ช่วยปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูล
  ระบบสร้างใบเสนอราคาสามารถช่วยปรับปรุงความถูกต้องของข้อมูลใบเสนอราคาได้ โดยระบบจะตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลและแจ้งเตือนหากมีข้อมูลใด ๆ ที่ไม่ถูกต้อง โดยธุรกิจสามารถใส่ข้อมูลสินค้าและบริการที่มีการเสนอให้ลูกค้าพิจารณาบ่อย ๆ ได้ ไม่ต้องคอยพิมพ์ข้อมูลใหม่บ่อย ๆ สิ่งนี้สามารถช่วยป้องกันข้อผิดพลาดในการออกใบเสนอราคา ซึ่งอาจทำให้สูญเสียโอกาสในการขายหรือทำให้ลูกค้าผิดหวัง

• ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของธุรกิจ
  ระบบสร้างใบเสนอราคาสามารถช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของธุรกิจได้ ช่วยสร้างความไว้วางใจให้กับลูกค้าได้เป็นอย่างดี โดยใบเสนอราคาที่จัดทำขึ้นอย่างถูกต้อง เหมาะสม มีความเป็นระเบียบ สวยงาม จะแสดงให้เห็นว่า ธุรกิจของคุณมีความเป็นมืออาชีพและเชื่อถือได้ ลูกค้าอ่านได้ง่าย ช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าได้อีกด้วย

• ช่วยให้ธุรกิจมีการใช้งานที่ต่อเนื่อง
  สำหรับธุรกิจที่อาจจะมีการใช้ ระบบ CRM หรือโปรแกรมสร้างใบเสนอราคาอื่นมาก่อน หากได้มาใช้ R-CRM ท่านสามารถสร้างใบเสนอราคาที่มีการเรียงเลขที่ใบเสนอราคาได้ต่อเนื่อง ช่วยลดความผิดพลาดในงานเอกสาร ช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามหรือย้อนดูประวัติเอกสารได้ง่าย

• ช่วยสร้างโอกาสในการขายได้มากขึ้น
  ใบเสนอราคาที่มีข้อมูลต่าง ๆ ถูกต้อง ครบถ้วน จะช่วยให้ลูกค้าเกิดการตัดสินใจซื้อสินค้าและบริการที่เร็วขึ้น ไม่ต้องมีการถามไปมาซ้ำ ๆ ซึ่งถือว่าเป็นจุดเริ่มต้นของกระบวนการขายของธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ

1. ฟีเจอร์ใหม่ “เทมเพลตใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้” สามารถเลือกใช้เทมเพลต และ ปรับแต่งสีให้เหมาะสมกับธุรกิจได้มากยิ่งขึ้น

จากเดิมฟีเจอร์ใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ ของระบบ R-CRM จะมีเพียงเทมเพลตมาตรฐาน 1 เทมเพลตให้เลือกใช้งานเท่านั้น ซึ่งไม่สามารถปรับแต่งสี หรือเลือกรูปแบบอื่น ๆ ที่หลากหลายได้ ดังนั้นเพื่อช่วยให้ธุรกิจสามารถเลือกใช้งานเทมเพลตที่หลากหลายมากขึ้น รวมถึงสามารถปรับแต่งสีให้เหมาะสมกับธุรกิจได้ จึงได้มีการพัฒนาฟีเจอร์ใหม่ คือ "เทมเพลตใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้" โดยสามารถเลือกเทมเพลต และปรับแต่งสีเพิ่มเติมได้ที่เมนู "ตั้งค่า" เลือกเมนู "เทมเพลต" ภายใต้หัวข้อ "ใบเสนอราคา / ใบแจ้งหนี้" สามารถเลือกเทมเพลตมาตรฐานของระบบ หรือปรับแต่งสีของเทมเพลตเพิ่มเติมได้

สร้างเทมเพลตแบบกำหนดเอง โดยเริ่มต้นระบบ R-CRM จะมีเทมเพลตมาตรฐานให้เลือกใช้งาน 6 เทมเพลต สามารถเลือกเปิดใช้งานเทมเพลตที่ต้องการได้ หรือหากต้องการปรับแต่งสีเพิ่มเติมให้เหมาะสมกับธุรกิจ สามารถคัดลอกเทมเพลตมาตรฐานที่ต้องการใช้งาน และปรับแต่งสีได้เอง

ปรับแต่งสีเทมเพลต สามารถปรับแต่งสี Primary และ Secondary ของเทมเพลต ซึ่งจะมีผลกับการแสดงผลในส่วนต่าง ๆ ของเทมเพลตใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ โดยสามารถดูตัวอย่างการแสดงผลได้ ดังตัวอย่าง

ตั้งชื่อ และ เปิดใช้งานเทมเพลต

เมื่อปรับแต่งสีของเทมเพลตได้ตามต้องการเรียบร้อยแล้ว สามารถเลือกตั้งชื่อเทมเพลต และ เปิดใช้งาน จากนั้นคลิก บันทึก 

เมื่อเปิดใช้งานเทมเพลตเรียบร้อยแล้ว ในขั้นตอนการสร้างใบเสนอราคา จะสามารถเลือกเทมเพลตที่ต้องการใช้งานได้ทันที ดังตัวอย่าง

ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือการใช้งาน R-CRM : เทมเพลต 

2. สามารถแก้ไขสถานะการส่งใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ได้ 

สำหรับธุรกิจที่มีการสร้างใบเสนอราคาในระบบ R-CRM หากต้องการส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้า สามารถเลือกส่งอีเมลผ่านระบบได้ โดยระบบจะมีการอัปเดตสถานะการส่งให้ลูกค้าเป็นส่งแล้ว แต่เนื่องจากแต่ละธุรกิจอาจจะมีการส่งใบเสนอราคาให้ลูกค้าผ่านช่องทางอื่น ๆ เช่น คัดลอกลิงก์ใบเสนอราคาจาก R-CRM เพื่อนำไปส่งทาง LINE หรือ ดาวน์โหลดไฟล์ PDF ส่งทางอีเมลจากระบบภายนอก หรือ ปริ้นเป็นเอกสารส่งให้ลูกค้าโดยตรง เป็นต้น ซึ่งหากมีการส่งใบเสนอราคาผ่านช่องทางอื่น ๆ นี้ ระบบ R-CRM จะแสดงสถานะเป็น "ยังไม่ได้ส่ง" ซึ่งผู้ใช้ยังไม่สามารถแก้ไขสถานะได้

ดังนั้น เพื่อแก้ปัญหาข้างต้นเพื่อช่วยให้ทีมขายใช้งานได้ตอบโจทย์การทำงานจริงมากขึ้น สามารถเลือกเปิดใช้งาน "อนุญาตให้แก้ไขสถานะการส่งใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า" ภายใต้เมนู เปิด/ปิดฟังก์ชัน สำหรับใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้

เมื่อมีการสร้างใบเสนอราคา เมนูสำหรับจัดการใบเสนอราคา จะแสดงเมนู "แก้ไขสถานะการส่งให้ลูกค้า" เพื่อให้ผู้ใช้สามารถแแก้ไขสถานะได้

สามารถแก้ไขสถานะ และ พร้อมกรอกหมายเหตุ เช่น ส่งทาง LINE หรือ ปริ้นเอกสารให้ลูกค้า เป็นต้น

ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ : คู่มือการใช้งาน R-CRM : เปิด/ปิดฟังก์ชันสำหรับใบเสนอราคา และ ใบแจ้งหนี้ (Feature Toggles)

3. สามารถแก้ไขข้อความแนบท้ายใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้เพิ่มเติมได้

สำหรับธุรกิจที่ใช้งาน R-CRM และมีการสร้างใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้จากระบบ เชื่อว่าหนึ่งฟีเจอร์ที่เป็นช่วยสำคัญในการอำนวยความสะดวกให้สามารถสร้างใบเสนอราคาได้สะดวกรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาดในการพิมพ์ข้อมูลที่ธุรกิจมักจะเลือกใช้งาน คือ ฟีเจอร์ข้อความแนบท้ายใบเสนอราคา ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถตั้งค่ารูปแบบ และ รายละเอียดข้อความสำหรับแสดงส่วนท้ายในใบเสนอราคาได้ ทำให้ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อความใหม่ทุกครั้ง ช่วยสร้างมาตรฐานในการทำงาน และลดเวลาในการสร้างใบเสนอราคา 

จากเดิม หากผู้ใช้เลือกข้อความแนบท้ายที่ต้องการใช้งานแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขข้อความเพิ่มเติมได้ ดังนั้น เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงาน และ รองรับรูปแบบการใช้งานที่หลากหลายของแต่ละธุรกิจ จึงได้มีการพัฒนาส่วนนี้เพิ่มเติม เพื่อให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อความได้ เช่น ระบุวันที่จัดส่งสินค้าตามจริง หรือ เพิ่มเงื่อนไขการชำระเงินสำหรับลูกค้าแต่ละราย เป็นต้น โดยหากต้องการให้ผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อความแนบท้ายเพิ่มเติม สามารถเลือกเปิดใช้งาน "อนุญาตให้แก้ไขข้อความแนบท้าย" ภายใต้เมนู เปิด/ปิดฟังก์ชัน สำหรับใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้

ในขั้นตอนการสร้างใบเสนอราคา เมื่อผู้ใช้เลือกข้อความแนบท้ายที่ต้องการใช้งานแล้ว จะสามารถแก้ไขข้อความแนบท้ายเพิ่มเติมได้ ดังตัวอย่าง

 ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือการใช้งาน R-CRM : เปิด/ปิดฟังก์ชันสำหรับใบเสนอราคา และ ใบแจ้งหนี้ (Feature Toggles)

4. กำหนดรูปแบบเลขที่ใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ได้หลากหลายมากยิ่งขึ้น

เลขที่ใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ ถือเป็นข้อมูลสำคัญซึ่งใช้เพื่ออ้างอิงข้อมูลกับลูกค้า รวมถึงเอกสารทางการเงินอื่น ๆ เช่น ใบเสร็จ, ใบวางบิล เป็นต้น ซึ่งแต่ละธุรกิจมักจะมีการกำหนดรูปแบบของเลขที่เอกสารตามความเหมาะสมกับธุรกิจ โดยจากเดิมระบบ R-CRM จะสามารถตั้งค่ารูปแบบเลขที่ใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ไว้ได้เพียง 1 รูปแบบเท่านั้น

ในรอบที่ผ่านมาได้มีการอัปเดตฟีเจอร์เลขที่เอกสาร เพื่อรองรับการใช้งานที่หลากหลายมากยิ่งขึ้น ดังนี้ 

• รองรับการตั้งค่ารูปแบบเลขที่เอกสารได้มากกว่า 1 รูปแบบ เช่น ธุรกิจที่มีการขายสินค้า/บริการหลายรูปแบบ และต้องการให้แต่ละรูปแบบมีเลขที่ใบเสนอราคาแตกต่างกัน หรือ มีทีมขายหลายทีม ต้องการให้ใบเสนอราคาของแต่ละทีมมีรูปแบบต่างกัน เป็นต้น
• ตั้งค่ารูปแบบการนับเลขได้หลากหลายมากยิ่งขึ้น  เช่น นับแบบต่อเนื่อง, แบบเริ่มต้นใหม่ทุกเดือน หรือ ทุกปี เป็นต้น 
• กำหนดเลขที่เริ่มต้นของเอกสารได้ ช่วยให้ธุรกิจที่มีการใช้งานใบเสนอราคาจากระบบภายนอกมาก่อนโดยมีการรันเลขที่เอกสารไปแล้ว สามารถกำหนดเลขที่เริ่มต้นของเอกสารในระบบ R-CRM ให้รันต่อเนื่องจากระบบเดิมได้

ธุรกิจสามารถตั้งค่ารูปแบบของเลขที่เอกสารได้ที่เมนู "เลขที่เอกสาร" ภายใต้หัวข้อใบเสนอราคา/ใบแจ้งหนี้ โดยสามารถใส่ ชื่อ, คำขึ้นต้น, เงื่อนไขการนับตัวเลข, รูปแบบการแสดงเลขที่เอกสาร, กำหนดเลขที่เริ่มต้น และเลือก เปิด/ปิด การใช้งานของเลขที่เอกสารได้ ดังตัวอย่าง

ในขั้นตอนการสร้างใบเสนอราคา ผู้ใช้จะสามารถเลือกรูปแบบของเลขที่เอกสารตามที่ตั้งค่าไว้ได้ ดังตัวอย่าง

ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ คู่มือการใช้งาน R-CRM : เลขที่เอกสาร (Document Number Pattern)

สมัครใช้งาน Readyplanet R-CRM 

R-CRM คือ แพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement

ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี