ความสำคัญของ Sales Report ที่หลายคนมองข้าม

Sales Report คืออะไร

รายงานการขายที่เป็นการบันทึกกิจกรรมการขายในช่วงเวลาหนึ่ง ที่สร้างขึ้นโดยพนักงานขายแต่ละคนหรือผู้จัดการฝ่ายขาย โดยใน Sales Report จะมีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการขาย ทั้งจำนวนลูกค้าเก่าใหม่ที่เข้ามาในแต่ละวัน - แต่ละสัปดาห์ หรือแต่ละเดือน, กระบวนการติดตามข้อมูลลูกค้าในทุกขั้นตอนของ Sales Pipline, การดำเนินการขายของพนักงานขายแต่ละคนว่าทำอะไรไปบ้างแล้ว ในแต่ละขั้นตอนของ Sales Pipline รวมถึงยอดขายและข้อมูลที่ช่วยประเมินประสิทธิภาพการขายของพนักงานขายแต่ละคนหรือแต่ละทีม

Sales Report มีความสำคัญอย่างไร

จากความหมายของรายงานการขายที่เราได้กล่าวมาในข้างต้น ข้อมูลทั้งหมดที่ได้จากจากบันทึกของพนักงานขายแต่ละคนในส่วนต่าง ๆ นั้น Readyplanet ขอแบ่งความสำคัญและประโยชน์จากการใช้ข้อมูลของ Sales Report ออกเป็น 3 ส่วน ดังนี้

1. ความสำคัญของ Sales Report ที่มีต่อผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมขาย

คือช่วยส่งมอบข้อมูลที่ทำให้คุณสามารถวิเคราะห์ และวางกลยุทธ์การขายที่ดี เพื่อช่วยให้พนักงานขายแต่ละคนของคุณ สามารถประสบความสำเร็จในการปิดการขายได้มากขึ้น การบันทึกข้อมูลในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการขายหรือ Sales Pipeline จะช่วยให้คุณวิเคราะห์และเข้าใจว่าทีมของคุณทำอะไรได้ดีและอะไรคือสิ่งที่ต้องปรับปรุง จุดแข็งและจุดอ่อนของทีมขายของคุณได้อีกด้วย เพราะนอกจากคุณจะทราบว่าพนักงานขายในทีมของคุณสามารถหาลูกค้าได้กี่รายในแต่ละวัน คุณยังจะได้ทราบความเคลื่อนไหวของพนักงานขายว่าแต่ละคนติดตามหรือดูลูกค้าเก่า-ใหม่อย่างไรบ้างในแต่ละวัน การทำ  Sales Report จะช่วยให้คุณนำข้อมูลเหล่านี้ไปวิเคราะห์, วางแผน และให้คำแนะนำการเพิ่มประสิทธิภาพการขายของพนักงานขายในทีมได้

นอกจากนี้พนักงานขายมักจะชอบการแข่งขันเล็ก ๆ น้อย ๆ ดังนั้นการให้พวกเขาเห็นว่าพวกเขายืนอยู่จุดไหน เมื่อเทียบกับพนักงานขายคนอื่น ๆ ก็อาจจะสามารถพลักดันให้ประสิทธิภาพการขายที่สูงขึ้นในทีมของคุณได้

2. ความสำคัญของ Sales Report ที่มีต่อขององค์กร เจ้าของธุรกิจหรือผู้ประกอบการต่าง ๆ

เพราะการเป็นเจ้าของธุรกิจหรือผู้ประกอบการที่ดีนอกจากความอดทนมากมายแล้ว คุณยังต้องใช้ข้อมูลมากมายเพื่อทำการตัดสินใจที่ถูกต้อง และวิธีที่ดีที่สุดก็คือในการรับข้อมูลจาก Sales Report

“ business people need to shake off the notion that information is hard to get” - Bill Gates

ที่มา : https://www.salesmate.io/blog/sales-report-importance-and-essential-for-sales-leaders/

หมายความว่า “นักธุรกิจจำเป็นต้องสลัดความคิดที่ว่าข้อมูลนั้นยากที่จะได้รับ” เพราะรายงานการขายมีความสำคัญสำหรับธุรกิจทุกขนาด แม้ว่าในองค์กรจะมีทีมขายขนาดเล็กใหญ่ SMEs ก็สามารถใช้ข้อมูลเชิงลึกที่ได้รับจากรายงานการขาย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการขาย นอกจากนี้รายงานการขายยังช่วยให้สามารถดูได้ว่า ปัจจัยอะไรบ้างที่เป็นตัวกระตุ้นหรือเป็นอุปสรรคความสำเร็จของทีมขาย การรายงานการขายอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้ธุรกิจสามารถตอบคำถามที่สำคัญที่สุด ที่มีความจำเป็นในการเติบโตของธุรกิจได้ เช่น

• ใครคือลูกค้าของเรา

• ช่องทางการขายที่ดีที่สุดของเรามาจากไหน

• อะไรเป็นแรงจูงใจให้ลูกค้าซื้อ

• ปัจจัยใดที่ทำให้ลูกค้าไม่ซื้อ

• มีปัญหาในขั้นตอนการขายของเราหรือไม่ ถ้าเป็นเช่นนั้นเราจะปรับปรุงได้อย่างไร

• ยอดขายเดือนนี้เปรียบเทียบกับเดือนที่แล้วเป็นอย่างไร

ข้อมูลทั้งหมดนี้คุณได้จากรายงานการขาย จะช่วยให้คุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อคาดการณ์ว่าความสำเร็จของบริษัทของคุณอยู่ที่ใด จะต้องปรับปรุงในจุดไหนเพื่อขับเคลื่อนบริษัทให้ได้รับผลลัพธ์ที่ดีขึ้น หรือแม้กระทั่งมีอะไรบ้างที่จะวัดการเติบโตของบริษัท, จำนวนยอดขายที่ทำได้ หรืออะไรเป็นตัวผลักดันยอดขายเหล่านั้นอย่างชัดเจน เพื่อหาวิธีที่จะรักษาและผลักดันในขณะที่ตลาดของคุณกำลังเติบโตนั่นเอง

ที่สำคัญคือ รายละเอียดของลูกค้าหรือรายละเอียดการพูดคุยแต่ละครั้ง ถ้านักขายไม่มีการบันทึกผลก็หมายความว่าบริษัทไม่มีทางเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวเลย และหากลองนึกคิดไปว่าถ้านักขายคนนั้นไม่ได้อยู่กับองค์กรเราแล้ว ทุกอย่างก็หายไปตามนักขายคนนั้น ๆ ด้วย ซึ่งหากป้องกันเหตุการณ์เช่นนี้ควรจะมีการจดบันทึกผลไว้ในรายงานการอยู่เสมอ เพื่อความสะดวก ง่ายและรวดเร็วในการดูข้อมูล Sales Report หลาย ๆ ฉบับ เพื่อนำข้อมูลไปวิเคราะห์และวางแผนการเพิ่มประสิทธิภาพในการขายหรือการเติบโตของบริษัทได้นั้น คุณน่าจะกำลังมองหาตัวช่วยฉลาด ๆ ให้กับธุรกิจ อย่างเช่น R-CRM ของ Readyplanet  ที่มี R-Insight ที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจหรือหัวหน้าทีมขาย สามารถดูข้อมูลสถิติต่าง ๆ ได้ ทั้ง

• ภาพรวมของ Sales Pipeline ที่มีทั้งข้อมูลของจำนวน Lead ที่เข้ามาใหม่, จำนวน Lead ที่สนใจสินค้า ไปจนกระทั่งจำนวน Lead ที่สามารถปิดการขายได้ 

• ข้อมูลเชิงสถิติของ Lead แต่ละประเภทแบบเจาะลึก หรือแนวโน้มของ Lead หรือพนักงานขายที่จะมีโอกาสปิดขายได้มากที่สุด ในฟีเจอร์ที่เรียกว่า Lead Activities ซึ่งเป็นข้อมูลสถิติ Lead ที่ที่มีการติดต่อและลงบันทึกในหน้าข้อมูลของ Lead ในแต่ละวัน Lead Conversion จำนวนคนที่มีแนวโน้มว่าจะซื้อสินค้า โดยสามารถดูข้อมูลได้แบบรายวันหรือแต่ละช่วงเวลาได้ตามที่ต้องการ นอกจากนั้นยังเจาะลึกได้ในระดับ Conversion by User หัวหน้าทีมขายก็สามารถดูได้ว่าพนักงานขายคนไหนที่มีจำนวน Lead ที่มีโอกาสปิดการขายได้มากที่สุด ซึ่งข้อมูลในสองส่วนนี้ หัวหน้าทีมขายสามารถนำมาวิเคราะห์และวางแผนดี ๆ กับทีมขาย เพื่อนำเสนอข้อตกลงต่าง ๆ ให้ลูกค้าพึงพอใจได้ ก็อาจทำให้เพิ่มจำนวนของ Lead ที่ปิดการขายได้มากขึ้นนั่นเอง

ข้อดีอีกประการในระบบ R-Insights คือสามารถเก็บข้อมูลเชิงสถิติของประสิทธิการทำงานในมิติต่าง ๆ ได้ เช่น พนักงานขายคนไหนปิดการขายได้มากที่สุด, Sourse หรือลูกค้าจากแหล่งที่มาไหนสามารถปิดการขายได้มากที่สุด หรือสินค้าไหนขายดีที่สุด ดังนี้ 

• Performance by User ประสิทธิภาพของการปิดการขายของพนักงานขายแต่ละคน ซึ่งสามารถดูได้ว่าพนักงานขายคนไหนสามารถปิดการขายได้มากที่สุดในเดือน, ไตรมาส หรือปีที่ผ่านมาได้ ซึ่งหัวหน้าทีมขายหรือเจ้าของกิจการสามารถนำข้อมูลตรงนี้มาพัฒนาศักยภาพของพนักงานขายให้เพิ่มขึ้นได้อีกด้วย

• Performance by Product ได้รวบรวมผลของข้อมูลสินค้าใดที่สามารถปิดการขายได้มากที่สุด ไปจนถึงสินค้าใดสามารถปิดการขายน้อยที่สุด ซึ่งข้อมูลในส่วนนี้สามารถนำไปวางแผนได้ ทั้งกลยุทธ์การขายและการตลาด แม้กระทั่งการพัฒนาสินค้า หรือปรับ-ลดปริมาณสินค้า ได้อีกด้วย

• Performance last 6 months เพื่อดูภาพรวมภายในครึ่งปีว่ายอดขายของแต่ละเดือนเป็นอย่างไร ยอดขายในเดือนใดสูงและต่ำสุด โดยมีปัจจัอะไรเข้ามาเกี่ยวข้อง และสามารถนำไปคาดคะเนยอดในเดือนถัด ๆ ไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. ความสำคัญของ Sales Report ที่มีต่อพนักงานขาย

ลองจินตนาการดูว่า คุณทำงานในแต่ละวันที่ต้องพูดคุยกับลูกค้าจำนวนมาก มีเงื่อนไข ข้อเสนอมากมายที่คุณคุยกับลูกค้าแต่ละรายเอาไว้ไม่เหมือนกัน พอผ่านมาอีกวัน คุณจะทราบได้อย่างไรว่าเมื่อวานคุณติดต่อลูกค้าไปแล้วกี่ราย, มีลูกค้าคนไหนบ้างที่ต้องติดตาม, เงื่อนไขและข้อเสนออะไรบ้างที่คุยกับลูกค้าเอาไว้ แล้วก็ต้องนั่งนึกว่าครั้งที่แล้ววางแผนที่จะติดต่อลูกค้าไปตอนไหน เป็นต้น 

แค่นึกก็ปวดแล้วใช่ไหม ถ้าหากไม่มีการบันทึกเอาก็ไม่น่าจะเกิดผลดีกับการทำงานของคุณแน่นอน แต่การจดบันทึกสิ่งที่พูดคุยกับลูกค้าในแต่ละวันบนกระดาษหรือไฟล์ส่วนตัวของคุณ บางครั้งก็อาจจะไม่ค่อยปลอดภัยต่อการสูญหาย ฉะนั้น การเก็บข้อมูลลูกค้า รวมถึงรายละเอียดต่างๆ ที่ได้พูดคุยหรือตกลงกับลูกค้าแต่ละรายเอาไว้อย่างเป็นระบบ ที่ง่ายต่อการค้นหาและอำนวยความสะดวกให้คุณได้ในแต่ละวัน ก็จะเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคุณได้ไม่น้อย เมื่อคุณได้ทราบถึงประโยชน์และความสำคัญจากการทำ Sales Report แล้ว มาดูกันดีกว่าว่า  ส่วนประกอบของรายงานการขาย (Sales Report) ที่ดีนั้น ควรมีอะไรบ้าง เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการขายทั้งของพนักงานขาย ทีมขายและองค์กร

ส่วนประกอบเบื้องต้นของรายงานการขาย Sales Report ควรมีรายละเอียด ดังนี้

• จำนวนของลูกค้าที่ติดต่อเข้าในแต่ละวัน 

• วิธีการหรือช่องทางการขายที่ลูกค้าติดต่อเข้ามา เช่น Facebook , Line, E-mail หรือโทรศัพท์ 

• จำนวนหรือเปอร์เซ็นต์ที่กลายมาเป็นลูกค้าจริง 

• ยอดขายรวม

• จำนวนสินค้าที่ขายได้ 

• ยอดขายเฉลี่ยต่อสินค้า

• ผลกำไรรวม

นอกจากส่วนประกอบของ Sales Report ข้างต้นที่กล่าวมา อาจเป็นเพียงรายงานที่สรุปตัวเลขที่น่าสนใจเบื้องต้นของการขาย แต่ในยุคปัจจุบันที่การสรุปตัวเลขเบื้องต้นของการขาย อาจไม่เพียงต่อการแข่งขันในการทำธุรกิจที่มีความดุเดือดมากขึ้นเรื่อย ๆ ฉะนั้น การเพิ่มประสิทธิภาพของ  Sales Report ที่ช่วยเพิ่มศักยภาพให้เจ้าของธุรกิจและหัวหน้าทีมขาย สามารถวางกลยุทธ์การขายได้มากยิ่งขึ้น ด้วยส่วนประกอบที่ Readyplanet นำมาเพิ่มให้คุณไปปรับใช้ได้ ดังนี้

• Sales forecasts คือรายงานการคาดการณ์การขาย ที่ได้จากตัวเลขของจำนวนยอดขายหรือข้อมูลที่ได้จากลูกค้าต่าง ๆ ช่วงเวลาระยะเวลาหนึ่ง นำมาผ่านการวิเคราะห์ปัจจัยหรือสิ่งที่อาจจะเป็นปัญหาที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจมาแล้ว เพื่อนำเสนอแผนการหรือแนวทางการแก้ไขปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นในอนาคต

• Sales Conversion คือข้อมูลรายงานที่สรุปการขายที่มีประสิทธิภาพของช่องทางการขายต่าง ๆ ที่ประสบความสำเร็จและได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด เพื่อนำไปสู่การพิจารณาและวางแผนงบการตลาดหรือ งบโฆษณาผ่านช่องทางที่เพิ่มประสิทธิภาพการขายได้ ในขณะเดียวกันก็อาจจะลดหรือเลิกการทำโฆษณาหรือกิจกรรมทางการตลาดในช่องทางการขายที่ไม่เกิดผลลัพธ์ได้อีกด้วย

• Sales Opportunity คือข้อมูลที่ประเมินโอกาสในการขายที่สูงขึ้น โดยพิจารณาจากข้อมูลเชิงลึกของลูกค้า เช่น ข้อมูลการซื้อซ้ำของลูกค้า, ความต้องการ, ปัญหาหรือสิ่งที่คาดว่าลูกค้ามีโอกาสจะซื้อสินค้าอื่น ๆ เพิ่มเติมในอนาคต เป็นต้น

ซึ่งส่วนประกอบของรายงานการขายทั้งหมดนี้ หากคุณจะต้องบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ลงใน Spreadsheet คุณอาจจะต้องใช้สูตรต่าง ๆ ในการคำนวณข้อมูลต่าง ๆ ใน Sales Report ซึ่งเราได้รวบ รวมสูตรคำนวณ Spreadsheet ที่เซลส์ทุกคนควรรู้พร้อมตัวอย่างการใช้งาน ซึ่งคุณสามารถคลิกอ่านบทความได้ที่นี่

แต่จะดีกว่าไหม หากจะมีเครื่องมือสำคัญที่จะเข้ามาช่วยในการทำงานของคุณ ให้มีความสะดวกและง่ายแต่การทำงานในแต่ละวัน รวมถึงการทำ Sales Report เช่น ระบบ CRM อย่าง R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ของ Readyplanet เพราะ R-CRM มีฟีเจอร์ที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของพนักงานขายได้ เช่น จัดการ Lead, บันทึกรายงาน, สร้างใบเสนอราคา, ส่งอีเมล, ตั้งแจ้งเตือนเพื่อติดต่อหาลูกค้าในครั้งต่อไป ไปจนถึงจัดการ Sales Pipeline ในแต่ละขั้นตอนได้ง่าย ๆ ฉะนั้นการทำ Sales Report ในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์หรือแต่ละเดือนของคุณก็ง่ายมากขึ้นแน่นอน

นอกจากนั้น ยังสามารถเชื่อมต่อกับ R-Insight ที่ช่วยให้ผู้บริหาร และ Sales Manager สามารถติดตามการทำงานของเซลส์ได้อย่างเป็นระบบ วัดผลได้ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้สามารถวางแผนกลยุทธ์ได้อย่างแม่นยำ เข้าใจ Customer Insights ได้อย่างลึกซึ้งมากขึ้นอีกด้วย และทั้งหมดนี้คือ ตัวช่วยสำคัญและองค์ประกอบในการสร้าง Sales Report ที่มีประสิทธิภาพและมีส่วนสำคัญที่ช่วยสร้างคุณประโยชน์มหาศาลให้กับธุรกิจของคุณ ผ่านการเก็บข้อมูลต่าง ๆ อย่างมีระบบและตอบโจทย์ธุรกิจของไทยอย่าง R-CRM ของ Readyplanet

R-CRM หนึ่งในเครื่องมือสำคัญของ Readyplanet All-in-One Platform 

R-CRM คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement

ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี

Updated: 01 June 2021 | Produced by: Ploynaphat Wattanachodjirachai