รีวิวการใช้งาน Spreadsheet สำหรับทำ Sales Report

Sales Report เป็นไฟล์ที่สรุปยอดขายการทำงานของเซลส์ บอกประสิทธิภาพการขายและบอกถึงคุณภาพการทำงานของพนักงานขาย ซึ่งเซลส์คือบุคคลที่โน้มน้าวใจและแนะนำโปรกับลูกค้าโดยตรง เป็นบุคคลสำคัญที่เข้าใกล้พฤติกรรมการซื้อของผู้บริโภคมากที่สุด การได้มาซึ่งข้อมูลนี้จึงสำคัญมากสำหรับการทำ Marketing Plan และ Customer Insight ซึ่งเครื่องมือวิเคราะห์ Sales Report ที่ทั่วไปใช้กันคือ Spreadsheet 

 

Readyplanet จึงจะมาแนะนำการทำ Sales Report บนเครื่องมือ Spreadsheet ระดับ Advance  นอกจากจะทำไฟล์ Sales Report ได้แล้ว การวิเคราะห์ออกมานี้ยังแสดงศักยภาพขอยอดนักขายอีกด้วย 

สิ่งพื้นฐานต้องรู้

 

 

การทำ Sales Report ที่ดีเริ่มตั้งแต่ข้อมูลตั้งต้นที่ดีก่อน ซึ่งการได้ข้อมูลมาตอนแรกมักจะมีการผิดเพี้ยนทำให้ต้องมีการ Clean Data หรือการจัดการข้อมูลให้พร้อมก่อนจะวิเคราะห์ โดยข้อมูลดิบสำคัญที่ต้องมียกตัวอย่าง เช่น 

 

  • Date: วันที่ที่ขายสินค้าหรือเปิดร้านทั้งหมด เมื่อนำมาวิเคราะห์จะได้รู้ว่าวันไหนขายดีไม่ดี

 

  • Province: จังหวัดที่ขายเพราะเซลส์ส่วนใหญ่จะลงพื้นที่ทั่วประเทศ

 

  • Store: ชื่อร้านค้าต้องบอกที่อยู่เบอร์โทรศัพท์

 

  • No Cus: จำนวนคนที่ซื้อสินค้า ข้อมูลนี้ผิดพลาดบ่อย ตอน Clean Data ต้องเช็คว่าสอดคล้องกับยอดขายที่ขายได้หรือไม่ ไม่งั้นข้อมูลจะเพี้ยนทันที เพราะเป็นส่วนที่นำไปวิเคราะห์เยอะ

 

  • Sales Value: ยอดขายสินค้าเป็นมูลค่าบาท

 

  • Sales Volume: ยอดขายสินค้าเป็นชิ้น ถ้าเป็นแพ็คคู่จะถูกนับเป็น 1

 

  • Basket Size: มูลค่าการซื้อ (บาท) ของลูกค้า 1 คนและ 1 ครั้ง ข้อมูลนี้สำคัญมากเพราะจะถูกนำไปวิเคราะห์การทำโปรโมชั่นเช่น ถ้า Basket Size 150 การทำโปร 199 จะช่วยเพิ่มยอดได้เพราะลูกค้าจะรู้สึกว่าซื้ออีกนิดเดียวก็ได้ของแถมแล้ว

 

ข้อมูลทั้งหมดนี้คือหัวข้อสำคัญที่ Sales Report จะต้องมีเพื่อให้ทำงานร่วมกับ Trade Marketing ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังแสดงทักษะการวิเคราะห์ระดับสูงได้ดีอีกด้วย เพราะโดยทั่วไปเซลส์จะรู้แค่วันนี้ขายได้เท่านี้ ที่สาขาไหน แต่การวิเคราะห์ที่จะกล่าวนี้ยังแสดงไปถึงลูกค้ามีมูลค่าการซื้อต่อครั้งเท่าไหร่ โปรโมชั่นที่ใช้ปกติได้กระตุ้นยอดขายจริง ๆ หรือไม่อีกด้วย

 

เครื่องมือวิเคราะห์ใน Spreadsheet

 

เมื่อ Clean Data เรียบร้อยข้อมูลทั้งหมดก็พร้อมนำไปวิเคราะห์ต่อทันที โดย Spreadsheet  จะมีหน้าตาและตำแหน่งการวางเหมือน Excel เกือบ 90% แต่จะมีฟังก์ชั่นที่ช่วยให้การวิเคราะห์ง่ายขึ้น หรือตัดบางส่วนของความยุ่งยากไปด้วยระบบอัตโนมัติของ Spreadsheet 

 

การทำ Sales Report โดยทั่วไปก็จะเป็นการบวกลบคูณปกติ แค่จะมีสูตรเพื่อให้การวิเคราะห์ตัวเลขจำนวนเยอะ ๆ ถูกคำนวณได้เร็วภายในพริบตา โดยทุกครั้งที่ใช้สูตรจะต้องพิมเครื่องหมาย = ก่อนทุกครั้งถึงจะเริ่มใช้สูตรได้และตอนใช้สูตรว่าจะเลือกข้อมูลตั้งแต่ตรงไหนถึงไหน ให้กดคลิกที่ข้อมูลแรกแล้วกดค้างลากมาถึงข้อมูลสุดท้ายที่อยากรู้ โดยสูตรพื้นฐานที่ควรรู้คือ

 

 

  • SUM สูตรคำนวณผลรวม ไม่ว่าข้อมูลจะเยอะน้อยแค่ไหนก็สามารถทำได้ มักจะใช้กับการรวมยอดขายเป็นบาทหรือเป็นชิ้นได้หมด เป็นสูตรพื้นฐานสูตรแรกที่ต้องรู้ สูตรคือ =Sum(_,_) 
 

 

 

  • COUNT สูตรนี่คือการนับข้อมูลว่ามีเท่าไหร่ เช่น ไปขายกี่วัน ต่างจากผลรวมตรงที่ การรวมคือการบวกข้อมูลทั้งหมดว่ามีเท่าไหร่ แต่การนับคือการดูว่ามีกี่วัน กี่จำพวก สูตรคือ =Count(_,_)
 

 

 

  • AVERAGE การคิดค่าเฉลี่ยสำคัญมาก ๆ เพราะเป็นการสรุปภาพรวมทั้งหมดเช่น ยอดขายเฉลี่ยสัปดาห์นี้เท่าไหร่ มีคนเข้าร้านสัปดาห์นี้เท่าไหร่ แต่การคิดนี้จะผิดเพี้ยนหากมีวันที่ขายดีมาก ๆ ต่างจากปกติทั่วไป เช่น วันนี้มียอดขาย 200 บาท แล้วมีวันนึงขายได้ 20,000 บาท ค่าเฉลี่ยที่ได้จะเพี้ยนทันที เพราะเลขที่มากเกินไป จะฉุดให้ค่าเฉลี่ยน้อย ๆ สูงขึ้นกว่าปกติ ต้องระวังส่วนนี้เป็นอย่างมากเพราะถือว่าค่าเฉลี่ยที่ได้ไม่เป็นความจริง ต้องตัดข้อมูลที่มากออกไปก่อนแล้วคิดค่าเฉลี่ยจากที่เหลือแทน สูตรคือ =Average(_,_) 

 

หรือหากไม่ต้องการเขียนสูตรเอง Spreadsheet ก็มีฟีเจอร์นึงเรียกว่าเครื่องหมาย  Σ (ซิกมา) ที่อยู่ด้านตัวสุดท้ายของแถบเครื่องมือพื้นฐาน โดยขั้นตอนการใช้ แค่คลุมข้อมูลที่ต้องการวิเคราะห์ก่อน แล้วไปกดปุ่มซิกมา แล้วเลือกสูตรที่ต้องการรู้ได้เลย

 

 

สามสูตรนี้เป็นสูตรที่ถูกนำไปใช้ทุกตาราง รู้แค่ตรงนี้ก็ทำได้อีกเป็นสิบ ๆ ตาราง ขึ้นอยู่กับว่าอยากแสดงข้อมูลส่วนไหน ซึ่งสูตรเหล่านี้มาจาก Stat พื้นฐานคือ ผลรวม การนับ ค่าเฉลี่ย ถัดจากนี้คือการวิเคราะห์อีกระดับโดยการคิดเหล่านี้สอดคล้องกับ Trade Marketing ที่ทำงานร่วมกับทีมเซลส์โดยตรง


เพิ่มความยากขึ้นมาอีกระดับด้วยการเติมทักษะทั้งการใช้เครื่องมือและการจัดการข้อมูล รวมถึงการสร้างตารางได้ด้วยตนเอง

 

 

  • Filter สูตรนี้ใช้สำหรับการแสดงข้อมูล “เฉพาะ” โดยใช้เกณฑ์ที่เราเลือกเป็นหลัก เช่น ขอข้อมูลเฉพาะกรุงเทพ ขอข้อมูลเฉพาะสาขานี้ โดยฟิลเตอร์อยู่ที่แถบมาตรฐานขวาสุดเป็นรูปกรวยน้ำ  วิธีคือ คุมคอลัมภ์ทั้งหมด > กดปุ่มฟิลเตอร์ > เลือกข้อมูลที่ต้องการรู้ ตัวอย่างคือต้องการรู้ยอดขายเฉพาะกรุงเทพเท่านั้น เมื่อกดเลือกเฉพาะสาขากรุงเทพ ข้อมูลที่ออกมาใหม่ทั้งหมดในตาราง จะแสดงแค่กรุงเทพเท่านั้น

     

 

 

  • ใส่กราฟวิเคราะห์ การทำกราฟอาจะเป็นเรื่องน่ากลัวสำหรับเซลส์หลายคน แต่จริง ๆ แล้วแค่รู้วิธีกดปุ่มก็จะง่ายทันที เพียงกดปุ่มกราฟและเลือกดีไซน์กราฟที่ต้องการแสดง แค่นี้ก็ได้กราฟสวย ๆ ในการทำ Sales Report วิธีคือ เลือกชุดข้อมูลที่ต้องการทำกราฟ > คลิกปุ่มกราฟ > แสดงกราฟ
 

 

 

  • เครื่องมือ Pivot Table มาถึงเครื่องมือสำคัญที่สำหรับเซลส์สายวิเคราะห์ขั้นเทพ เครื่องมือนี้เหล่า Trade Marketing และ Data Analyze ก็ใช้สำหรับวิเคราะห์ข้อมูล มีความซับซ้อนพอตัว แต่จะช่วยให้หยิบจับข้อมูลส่วนไหนขึ้นมาก็ได้ เครื่องมือนี้คือ Pivot Table ใน Spreadsheet มีการปรับให้ใช้งานง่ายกว่า Excel โดย Pivot table จะมีให้เลือก 4 ส่วนสำหรับครีเอทตารางขึ้นมาคือ 

 

แถว : ข้อมูลที่แสดงในแถวตรง

 

อลัมน์: หัวข้อที่ต้องการแสดง

 

ค่า: มูลค่าในตารางที่อยากวิเคราะห์

 

ตัวกรอง: สำหรับการกรองว่าเลือก “เฉพาะ” ข้อมูลนี้เท่านั้น

 

วิธีคือคลุมตารางทั้งหมด > คลิกปุ่มข้อมูล > เลือกตาราง Pivot > คลิกสร้างตารางใหม่ แค่นี้ก็จะได้ตารางสำหรับวิเคราะห์ในชีทถัดไป (หากมีการแก้ไขข้อมูลตารางหลัก ให้กลับมาคลิกที่ตาราง Pivot คลิกขวาแล้วกดอัปเดต)

  

จากตัวอย่างเป็นการทำตารางที่แสดงว่ายอดขายทั้งหมดเกิดขึ้นในแต่ละจังหวัดเท่าไหร่บ้าง โดยใช้แถวเป็นการเลือกจังหวัด ค่าเป็น Sales Value, Sale Volume ตารางจะแสดงถึงในแต่ละจังหวัดมียอดขายมูลค่าเท่าใดและขายได้กี่ชิ้น หรือหากมีข้อมูลที่ละเอียดลงถึงอำเภอ ข้อมูลก็สับย่อยลงไปอีก ข้อดีของการใช้ Pivot Table คือสร้างตารางได้ตามใจฉัน เป็นการแสดงทักษะการจัดการข้อมูลของเซลส์เป็นอย่างมาก แต่ด้วยความที่ซับซ้อนเกินไปเลยไม่ค่อยใช้กันมากนัก ยกเว้นเซลส์ระดับหัวหน้า โดย Pivot Table จะลงรายละเอียดได้ลึก เทียบได้ทุกส่วน จึงต้องพึ่งทักษะอีกว่าจะสร้างตารางอย่างไรให้เป็นข้อมูลที่ออกมาเข้าใจและวิเคราะห์ได้ดีที่สุด

 

ถึงแม้ Spreadsheet จะเป็นเครื่องมือสำหรับวิเคราะห์ข้อมูลการขาย แต่ยังมีอีกหลายส่วนที่เป็นช่องโหว่ เช่น การจะใช้ตารางสำหรับวิเคราะห์ยอดขายโดยลงรายละเอียดที่ลึกขึ้น ต้องใช้ฟีเจอร์ที่ใช้งานซับซ้อนอย่าง Pivot table ซึ่งหาเซลส์ที่ใช้งานเป็นยากมากเพราะระบบยุ่งยากเกินไป Spreadsheet จึงเหมาะกับการวิเคราะห์ยอดขายที่ขั้นพื้นฐานมาก ๆ ต่างจาก R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ที่ใช้งานง่าย ติดตามการทำงานของเซลส์ได้อย่างเป็นระบบ สามารถวัดผลไม่ง่ายข้นไม่ต้องกังวลว่าจะมี Error นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์ R-Insights เพื่อให้ทีมขายเข้าถึงสถิติต่าง ๆ เพื่อนำไปวางแผนกลยุทธ์ได้ต่อไป

 

 

 

นอกจากเครื่องมือที่ช่วยให้เซลส์ทำงานได้อย่างคล่องตัวแล้ว ยังประหยัดเวลาในการทำ Sales Report อีกด้วย เพราะ  R-CRM เป็นแพลตฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ไม่ว่าจะทำงานกับเซลส์กี่ร้อยคนก็สามารถทำงานได้อย่างลงตัว ช่วยให้ผู้บริหาร และ Sales Manager ติดตามผลงานของเซลส์ได้โดยตรง วัดผลได้ นำข้อมูลมาวิเคราะห์ Customer Insights ได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

 

 

โดย R-CRM จะมีรายงานเป็น Sales Pipeline ละเอียดตั้งแต่เริ่มต้นการขายจนถึงปิดการขาย โดยรายงานเป็นเซลส์รายบุคคล ทำให้วัดผลได้ว่าเซลส์แต่ละคนมีประสิทธิภาพแค่ไหน และหากเกิดปัญหาติดขัดอยู่ที่ช่วงใด ทำให้เห็นภาพรวมของทีมขาย นอกจากนี้สามารถเรียกดู Sales Report ย้อนหลังเพื่อนำมาเปรียบเทียบอัตราการเติบโตได้เพียงแค่คลิกเท่านั้น ไม่ต้องใช้สูตรคำนวณให้ซับซ้อน มีกราฟบอกอัตราการเติบโตเพื่อให้เห็นภาพรวมชัด ๆ 

 

 

R-CRM เป็นเครื่องมือที่เข้ามาช่วยทีมขายทั้งเก็บข้อมูลการขาย วิเคราะห์สถิติ ประมวลผล ทำให้ทีมขายไม่จำเป็นต้องมาปวดหัวกับการผูกสูตรใช้ Spreadsheet ให้วุ่นวายเพื่อทำ Sales Report อีกต่อไป อีกทั้งยังส่งผลดีต่อผู้บริหารและเซลส์ที่สามารถทำงานประสานกันได้อย่างราบรื่น ติดตามประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างไม่ตกหล่น การนำเทคโนโลยีเข้ามาพัฒนาองค์กร จึงเป็นการสร้างรากฐานที่แข็งแรงให้กับธุรกิจ 

 

R-CRM หนึ่งในเครื่องมือสำคัญของ Readyplanet Marketing Platform 

R-CRM คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement

 

 

ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี

ขอบคุณที่สนใจลงทะเบียน R-CRM

ระบบได้ส่งอีเมลไปให้ท่าน กรุณาคลิกลิงก์ในอีเมลเพื่อยืนยันการลงทะเบียน

เมื่อลงทะเบียนใช้บริการถือว่าท่านยอมรับ
เงื่อนไขการใช้บริการ และ นโยบายความเป็นส่วนตัว

 

Updated: 23 March 2021 | Produced by: Dujnapa Chauthamcharoen