ไขความเชื่อ ใช้ Spreadsheet เก็บฐานลูกค้าได้จริงไหม

Spreadsheet (อ่านว่า สเปรดชีต) คืออะไร?

หากให้อธิบายแบบเห็นภาพง่าย ๆ Spreadsheet เปรียบเสมือนตารางแผ่นใหญ่ ที่มีทั้งแนวนอนเรียกว่า Row และแนวตั้งจะเรียกว่า Column โดยช่อง ๆ ที่ถูกแบ่งจะเรียกว่า Cell โดยแถวตั้งเป็นตัวอักษร และแถวนอนจะเป็นตัวเลข ยกตัวอย่างเช่น A1 หมายถึงแถวตั้งที่ 1 และแถวนอนที่ 1 เป็นต้น

หลัก ๆ แล้ว Spreadsheet มักถูกใช้เพื่อการคิดคำนวณโดยการใช้กราฟแท่ง กราฟวงกลม หรือกราฟอื่น ๆ เข้ามาช่วย สามารถสร้างกราฟได้ทั้ง 2 มิติ และ 3 มิติ เหมาะกับงานประเภทบัญชี การเงิน งานที่เกี่ยวข้องกับตัวเลข การวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ โดยโปรแกรมสามารถใช้คำนวณสูตรยาก ๆ ทางคณิตศาสตร์ หรือจัดทำข้อมูลสถิติต่าง ๆ ได้ อีกทั้งยังสามารถวิเคราะห์ข้อมูลเยอะ ๆ (ส่วนใหญ่เป็นตัวเลข) ได้ภายในเสี้ยววินาที ทำให้ Spreadsheet กลายเป็นโปรแกรมหนึ่งที่ธุรกิจเลือกใช้

หน้าที่หลัก ๆ ของ Spreadsheet ในธุรกิจ ส่วนใหญ่แล้วจะใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับธุรกิจ เป็นข้อมูลทางด้านการเงิน งบประมาณ หรือข้อมูลที่เกี่ยวกับตัวเลข ใช้จัดเก็บข้อมูลเพื่อนำเสนอข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ ให้น่าสนใจ และนำข้อมูลที่จัดเก็บมาอ้างอิง รวมถึงใช้วิเคราะห์วางแผนต่าง ๆ ในธุรกิจต่อไป แม้ว่า Spreadsheet จะถือเป็นโปรแกรมที่ช่วยในการคำนวณและจัดเก็บข้อมูลได้ แต่สำหรับธุรกิจที่มีสินค้าบริการที่ต้องการนำเสนอขาย และต้องการมากกว่าแค่การเก็บฐานข้อมูลลูกค้า อีกทั้งยังต้องการความสเถียรหรือความปลอดภัยขั้นสุดเกี่ยวกับข้อมูลของลูกค้า ยังถือว่ามีอีกหลายเหตุผลที่ตัวโปรแกรม Spreadsheet นี้ยังไม่ตอบโจทย์เท่าที่ควร

ปัญหาในการใช้ Spreadsheet เก็บฐานลูกค้า

1. เสี่ยงข้อมูลสำคัญหายได้ง่าย

มันคงเป็นเรื่องที่เหมือนโลกถล่มลงมาตรงหน้า หากเผลอลบข้อมูลสำคัญไปแบบไม่ตั้งใจ หรือจู่ ๆ โปรแกรมที่ใช้เก็บฐานลูกค้าดัน Error และข้อมูลสำคัญบางส่วนหายไป เรื่องนี้เป็นสิ่งที่เลวร้ายมาก เพราะเมื่อข้อมูลที่ใช้อัปเดทวันต่อวันหายไปหรือไม่สามารถเข้าถึงได้ ธุรกิจหรือทีมขายย่อมพลาดการปิดการขายในวันนั้นไปอย่างแน่นอน ดังนั้นธุรกิจที่มีสินค้าที่ต้องการขายหรือให้บริการ ควรจะเลือกใช้ระบบเก็บฐานข้อมูลที่ได้ประสิทธิภาพ และเชื่อมั่นได้ว่าข้อมูลสำคัญจะถูกเก็บไว้ในระบบทั้งหมด ไม่หายไป และเข้าถึงได้ตลอดทุกเมื่อที่ต้องการ

2. สร้างรายงานขายหรือรวบรวม Sales Pipeline ได้ยาก

สำหรับหัวหน้าทีมขายแล้วจำเป็นต้องรวบรวม Sales Pipeline ของลูกน้องทีมขายทุก ๆ คน ซึ่งก็จะขึ้นอยู่กับความถี่ของแต่ละบริษัทว่าจะเป็นรายวัน รายสัปดาห์หรือรายเดือน หากบริษัทไหนมีทีมขายเยอะเท่าไหร่ การรวบรวมข้อมูลก็จะยิ่งใช้เวลานานมากขึ้นเท่านั้น อีกทั้งยังอาจตกหล่นได้ ทำให้บริษัทที่ต้องการลดการเสียเวลาเกี่ยวกับการรวบรวม Sales Pipeline หันมาเลือกใช้เครื่องมือที่สามารถจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ยกตัวอย่างเช่น เครื่องมือ R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย จาก Readyplanet ที่ช่วยให้ติดตามการทำงานของเซลส์ได้อย่างเป็นระบบ สามารถวัดผลได้ ลดเวลาการทำ Sales Report เมื่อตัดส่วนเสียเวลาออกไป หัวหน้าทีมขาย และทีมขายก็จะสามารถมุ่งไปที่การดูแลลูกค้า ติดตามผล และปิดขายงานได้อย่างมีสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

3. ตรวจสอบย้อนหลังไม่ได้ เมื่อข้อมูลถูกแก้ไขแล้ว

สำหรับ Spreadsheet โดยเฉพาะอย่างยิ่งในไฟล์ ที่ต้องใช้โปรแกรมในการเก็บไฟล์แบบ Offline เมื่อกดบันทึกข้อมูลแล้วจะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าข้อมูลส่วนที่ถูกแก้ไขไปคือข้อมูลอะไร นอกเหนือจากการเผลอกดบันทึกข้อมูลทับแบบไม่ได้ตั้งใจ ยังหมายถึงการปรับข้อมูลหรือเปลี่ยนแปลงตัวเลขอีกด้วย ยกตัวอย่างเช่น หลังจากประชุมสรุปงบยอดเดือนนี้ที่ 1 ล้านบาท ภายใน 3 เดือน แต่เมื่อใกล้ครบ 3 เดือนยอดไม่ถึง หากมีใครสักคนเปลี่ยนแปลงตัวเลข ก็ยากที่จะตรวจสอบได้

4. ข้อมูลอยู่กระจัดกระจายกัน

สำหรับทีมขายที่จำเป็นต้องออกใบเสนอราคา ยืนยันคำสั่งซื้อหรือกระบวนการอื่น ๆ จนกระทั่งปิดการซื้อขายกับลูกค้า ย่อมต้องใช้ข้อมูลหรือเอกสารจากหลายส่วน สำหรับ Spreadsheet แบบทั่วไป จะไม่สามารถรวมข้อมูลทุกอย่างเอาไว้ในที่เดียวกันได้ ข้อมูลของลูกค้าอาจจะอยู่ที่เซลส์ A ไฟล์ใบเสนอราคาอาจจะอยู่ที่เซลส์ B ดังนั้นการเลือกใช้เครื่องมือที่สามารถรวบรวมข้อมูลไว้ที่เดียวกัน ย่อมทำให้ง่ายต่อการค้นหา และทำงานเป็นทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

5. ทำงานเป็นทีมลำบาก ไม่เหมาะกับบริษัทที่มีทีมขายหลายทีมหรือหลายคน

สำหรับการทำงานแล้ว ไม่ว่าจะด้วยหน้าที่หรือตำแหน่งอะไร ส่วนใหญ่มักจะต้องทำงานร่วมกันเป็นทีม โดยเฉพาะอย่างยิ่งตำแหน่งงานขายที่ต้องใช้ข้อมูลต่าง ๆ ร่วมกัน การใช้ Spreadsheet อาจทำให้การทำงานเป็นทีมลำบากขึ้น เนื่องจากข้อมูลกระจัดกระจายอยู่คนละส่วน อีกทั้งสำหรับหัวหน้าทีมขายแล้ว เมื่อต้องการตรวจสอบความคืบหน้าของลูกน้องในทีมก็ทำได้ยาก ดังนั้นระบบที่ดีที่จะมาช่วยรองรับในส่วนนี้จะมีฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์ หัวหน้าทีมสามารถเข้าไปติดตามความเคลื่อนไหวของลูกน้องในทีมได้ และสามารถแบ่งปั่นข้อมูลได้ด้วยการกำหนดเงื่อนไขการใช้งานต่าง ๆ

6. ข้อมูลต่าง ๆ ถูกอัปเดตด้วยการกรอกข้อมูลด้วยมือ เสี่ยงต่อการผิดพลาด ตกหล่นหรือไม่มีเวลาอัปเดต

สำหรับงานที่เป็นการกรอกข้อมูลต้องอาศัยเวลา ความละเอียด รอบคอบ แต่ในธุรกิจที่มีทีมขายเพื่อใช้นำเสนอขายสินค้าหรือบริการ ทีมขายเหล่านั้นควรจะใช้เวลาทุ่มเทไปกับงานขายมากกว่า อีกทั้งทุกวันนี้มีลูกค้ามาจากหลายช่องทาง หากต้องมาคอยนั่งกรอกข้อมูลทุกครั้งก็จะยิ่งเสียเวลา ดังนั้นธุรกิจจึงควรเลือกใช้เครื่องมือหรือโปรแกรมที่ช่วยให้เรื่องการบันทึกสถิติต่าง ๆ ได้อย่างแม่นยำ เพื่อลดการเสียเวลาในส่วนนี้

7. ไม่มีระบบแจ้งเตือนหรือแถบหัวเรื่อง ต้องเข้ามาเช็คเองทุกครั้ง

สำหรับธุรกิจที่มีทีมขายและทีมขายต้องคอยอัปเดตข้อมูลในแต่ละวัน อีกทั้งเพื่อประสิทธิภาพในการทำงาน จำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญในการทำงานว่างานไหนมาก่อน - หลัง หรือต้องติดตามในวันถัดไป โดย Spreadsheet ทั่วไปจะมาในรูปแบบออฟไลน์ หรือไม่มีการแจ้งเตือนข้อมูลว่าอันไหนควรทำได้ อย่างมากจะเป็นการเน้นใส่สีและไฮไลท์ต่าง ๆ หรือโน้ตสั้น ๆ ด้วยตนเอง แต่ก็ยังยากต่อการค้นหา

ยกตัวอย่าง ฟีเจอร์ในระบบ R-CRM ของ Readyplanet ฟีเจอร์แยกย่อยที่ช่วยดูแลตรงส่วนนี้

• Lead Inbox ที่ช่วยบริหารจัดการ และติดตามการขายของลูกค้าแต่ละขั้นตอนได้ง่าย ๆ ในทุกวัน

• LABELS ช่วยจำแนกประเภทหรือความสำคัญของรายการขายแต่ละรายได้อีกด้วย

• NOTE คอยช่วยจดบันทึกรายละเอียดสำคัญทุกครั้งที่ติดต่อลูกค้า เพื่อช่วยสร้างและส่งมอบประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นในการติดต่อกับลูกค้าครั้งถัด ๆ ไป และหากไม่อยากพลาดทุกการทำงาน

• REMINDER ช่วยจัดการรายการขายในแต่ละวัน ด้วยการตั้ง วันที่ และเวลาแจ้งเตือนสำหรับการติดต่อลูกค้าครั้งถัดไป

8. ทีมขายหรือเซลส์ลาออก ข้อมูลยากต่อส่งต่อ หรืออาจสูญหายไปกับเซลส์ที่ลาออกไปด้วย

สำหรับทีมขายที่ใช้ Spreadsheet ในการเก็บข้อมูล ส่วนใหญ่แล้วเมื่อมีเซลส์ลาออก ข้อมูลก็จะอยู่ในไฟล์ที่เซลส์คนนั้น ๆ รับผิดชอบ ยากต่อการถ่ายโอนให้กับพนักงานคนอื่นหรือกลุ่มอื่น ๆ ที่จะมารับช่วงต่อ หรือหากส่งต่อหรือถ่ายโอนได้ ก็จำเป็นต้องใช้เวลาในการศึกษาข้อมูล รวมถึงข้อมูลสำคัญอาจตกหล่นได้ ทำให้ธุรกิจจำเป็นต้องเลือกระบบที่ได้ประสิทธิภาพเพื่อนำมาใช้ในรับมือเหตุการณ์นี้ที่อาจเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา ยกตัวอย่างเช่น ฟีเจอร์ Lead Transfer ของ R-CRM จาก Readyplanet จะช่วยส่งต่อรายการขาย และลูกค้าของพนักงานขายที่ลาออก ไปยังพนักงานขายหรือกลุ่มคนที่จะมารับช่วยต่อได้ โดยที่ข้อมูลไม่หล่นหาย ไม่พลาดทุก Leads ที่จะเปลี่ยนเป็นลูกค้าที่ซื้อสินค้าหรือใช้บริการในธุรกิจของคุณ

สรุปเปรียบเทียบการบริหารทีมขายด้วย Spreadsheet vs R-CRM แบบไหนดีกว่ากัน ?

จะดีกว่าหรือไม่ ถ้าทีมขายของคุณสามารถจัดการงานขายได้คล่องตัวมากยิ่งขึ้น โดยเปลี่ยนการทำงานในแต่ละวันที่ยุ่งเหยิง วัดผลได้ยาก ให้กลายเป็นเรื่องที่บริหารจัดการได้ง่าย ด้วยเทคโนโลยี CRM ที่มีประสิทธิภาพ ตั้งแต่เริ่มต้นจัดการ Lead อย่างเป็นระบบ, จัดการ Sales Pipeline เป็นขั้นตอน เพื่อเพิ่มโอกาสในการปิดการขายได้ง่ายขึ้น, การสร้างใบเสนอราคาได้รวดเร็ว พร้อมส่งอีเมลหาลูกค้าได้ทันทีเพียงไม่กี่ขั้นตอน, สามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนเพื่อติดต่อลูกค้าในครั้งถัดไป ตลอดจนการเข้าถึงรายงานสำคัญต่าง ๆ ได้สะดวกตามที่ต้องการ รองรับการทำงานผ่านหลายแพลตฟอร์ม

เมื่อทุกวันนี้ฐานข้อมูลของลูกค้าคือสิ่งที่สำคัญและมีค่ามากกว่าผลิตภัณฑ์และกลไกราคา ทำให้การเลือกใช้แพลตฟอร์มช่วยบริหารทีมขายที่มีประสิทธิภาพอย่าง R-CRM จึงเปรียบเสมือนการติดอาวุธให้กับผู้บริหาร ผู้จัดการฝ่ายขายเพื่อจบทุกปัญหาในการขาย ติดตามการทำงานของเซลส์ได้ง่าย วัดผลได้แม่นยำ และเข้าใจ Customer Insights เพื่อเข้าถึงลูกค้าได้ดีขึ้น

สมัครใช้งาน Readyplanet R-CRM 

R-CRM คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement

ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี