ปลดล็อกศักยภาพทีมขาย ด้วย 7 Sales Reports ของ R-Insights

เลือกอ่านตามหัวข้อ

• Sales Report คืออะไร?
• Sales Report สำคัญอย่างไรกับผู้บริหารหรือผู้จัดการฝ่ายขาย 
• 7 Sales Report ที่สำคัญ ที่ช่วยปลดล็อกศักยภาพทีมขาย
  1. รายงาน Sales Pipeline
  2. รายงาน Lead ที่ถูกดำเนินการในแต่ละวัน
  3. รายงานการปิดการขาย
  4. รายงานสรุปยอดขาย
  5. รายงาน Sales Check-in
  6. รายงานข้อมูลเชิงลึกของ Lead (ตามแคมเปญ, คำค้นหา)
  7. รายงาน เหตุผลในการเลิกติดตาม (Lost Reasons)
• สรุป

องค์กรจะเดินหน้าต่อไปได้หรือไม่ได้นั้น ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายๆ อย่าง แต่ปัจจัยหนึ่งที่มีผลต่อการพัฒนาองค์กรในระยะยาว ก็คือ “ศักยภาพทีมขาย” ซึ่งเป็นทีมที่สร้างรายได้และกำไรให้บริษัทเติบโตและอยู่รอดได้ในยุคนี้ แต่การที่องค์กรมองแต่เพียงว่า ทีมขายทำหน้าที่หลักคือหาลูกค้า ดูแลลูกค้าและปิดการขายให้ได้ตามเป้า ซึ่งเท่านี้อาจจะได้ผลงานแค่ในระยะสั้นเท่านั้นแต่ไม่สามารถต่อยอดอะไรให้กับธุรกิจต่อได้ ดังนั้นผู้บริหาร ผู้จัดการฝ่ายขาย หัวหน้าทีมขาย ควรมองเชิงลึกและวางแผนไปถึงการที่ธุรกิจควรต้องมีทีมขายที่มีศักยภาพด้วย เพื่อที่จะได้ช่วยส่งเสริมการดำเนินธุรกิจให้สามารถเป็นไปได้อย่างราบรื่นและประสบความสำเร็จอย่างมีประสิทธิภาพ

แต่ปัญหาที่หลายธุรกิจหรือหลายองค์กรมักพบเจอ คือ จะสามารถดึงศักยภาพทีมขายออกมาให้ได้มากที่สุดได้อย่างไร หรือน้อยองค์กรนักที่จะให้ความสำคัญตรงส่วนนี้เพราะมุ่งดูแต่ยอดขายที่ได้เท่านั้น ดังนั้นในตอนนี้ถึงเวลาแล้วที่ องค์กรต้องกลับมาลงรายละเอียด ดูข้อมูลเชิงลึกมากขึ้น เพื่อประเมินผลการทำงานขายของทีมเซลส์ ด้วย รายงานการขาย (Sales Report) เพื่อผู้บริหารหรือผู้จัดการฝ่ายขายจะได้มองเห็นภาพรวมของกระบวนการขาย รวมถึงปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างทางของการขาย เพื่อให้สามารถนำมาวางแผนปรับปรุง พัฒนาให้ปัญหาหมดไป และเกิดเป็นสิ่งใหม่ของทีมขายที่ท้าทายมากกว่าเดิม

Sales Report คืออะไร?

Sales Report คือ รายงานการขาย หรือรายงานผลการทำงานของทีมขายในช่วงเวลาหนึ่งๆ ที่ผ่านมา ซึ่งในรายงานการขายจะมีรายละเอียดเชิงลึกในด้านการขายหลายๆ หัวข้อหรือตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น ยอดขาย จำนวนลูกค้าทั้งใหม่และเก่า รายละเอียดสินค้าบริการต่างๆ รวมถึงประสิทธิภาพการทำงานของนักขายแต่ละคนที่จะแสดงออกมาผ่านรายงานการขายเหล่านี้ รายงานการขายช่วยส่งมอบข้อมูลที่สามารถนำมาวิเคราะห์ และวางกลยุทธ์การขายที่ดีขึ้น เพื่อช่วยให้พนักงานขายแต่ละคนรวมทั้งทีมขายประสบความสำเร็จในการปิดการขายได้มากขึ้น

Sales Report สำคัญอย่างไรกับผู้บริหารหรือผู้จัดการฝ่ายขาย

ความสำคัญของ Sales Report นั้นมีผลอย่างมาก โดยเฉพาะกับผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายขายที่มีหน้าที่ในการบริหารทีมขาย เพราะการดูข้อมูลจากรายงานการขายเป็นประจำ จะช่วยให้ทีมบริหารมองเห็นภาพรวมของทีมขายได้อย่างครบถ้วน ครอบคลุม รวมถึงการทำงานของเซลส์แต่ละบุคคลได้ละเอียดมากขึ้น และสามารถนำข้อมูลที่ได้จากรายงานการขายเหล่านี้ มาปรับปรุงหรือพัฒนากลยุทธ์ในงานขายให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าเดิม และช่วยให้เข้ามาแนะนำ กำหนดแนวทาง แก้ปัญหาต่างๆของงานขายได้อย่างทันท่วงที

แต่ปัญหาที่ทีมบริหารต้องเจออยู่บ่อยๆ ก็คือ ไม่ได้รับรายงานการขายจากทีมขายอย่างถูกต้อง ครบถ้วน ตรงเวลา อาจจะเนื่องด้วยการทำรายงานนั้น โดยไม่มีเครื่องมือหรือเทคโนโลยีใดๆ มาช่วยนั้น เซลส์ต้องใช้เวลาค่อนข้างนาน ในการรวบรวมข้อมูลแต่ละแหล่ง จัดทำข้อมูล เรียบเรียงเนื้อหา และคิดคำนวณผลสรุปยอดขายต่างๆ ซึ่งขณะเดียวกันนั้น เซลส์ก็ต้องดูแลลูกค้าไปด้วย แต่ปัญหานี้จะหมดไป ด้วย R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย ที่มีการเก็บข้อมูลลูกค้าและบันทึกขั้นตอนการขายไว้อย่างเป็นระบบ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะพร้อมแปลงเป็นค่าสรุปเป็นรายงาน ซึ่งสามารถเข้าดูได้ทันทีผ่าน R-insight ซึ่งระบบสามารถรายงานผลการขายได้อย่างละเอียดหลายๆ มุมที่จะช่วยให้ทีมบริหารสามารถปลดล็อกศักยภาพทีมขายของคุณได้อย่างแน่นอน

7 Sales Report จาก R-insight ที่ช่วยปลดล็อกศักยภาพทีมขาย

รายงานการขายที่ดี จะช่วยให้เรารู้ข้อมูลเชิงลึก จุดอ่อนและจุดแข็งในการทำงานได้เป็นอย่างดี ซึ่งข้อมูลสำคัญทางการขายนั้นมีหลายมุมมาก วันนี้ Readyplanet จึงขอมานำเสนอตัวอย่าง 7 Sales Report  ดังต่อไปนี้

1. รายงาน Sales Pipeline

การสร้าง Sales Pipeline เป็นอีกวิธีที่จะช่วยให้การขายมีประสิทธิภาพที่ดีมากยิ่งขึ้น มีการแบ่งเป็นขั้นตอนการขายที่ชัดเจน ในบางธุรกิจอาจจะมี Sales Pipeline หลายรูปแบบ มีขั้นตอนที่แตกต่างกันออกไป ขึ้นอยู่กับลักษณะการปฏิบัติงานจริง รวมถึงประเภทของสินค้าบริการด้วย หากเราอยากจะพัฒนากลยุทธ์การขาย ก็ต้องเอาผลหรือยอดขายของแต่ละ Sales Pipeline มาวิเคราะห์ ซึ่ง R-insight จะมีส่วนรายงาน Sales Pipeline ที่ช่วยสรุปผลให้ทราบได้ว่า ในช่วงระยะเวลาที่ผ่านมา มีลูกค้าคนใหม่กี่คน นำเสนอและต่อรองไปแล้วกี่คน อีกทั้งยังแสดงมูลค่าที่ได้ของลูกค้าในแต่ละ Stage ของ Sales Pipeline ด้วย เช่น ถ้าผลออกมาว่า ยอดขายมักมาจาก Stage การต่อรองครั้งที่ 2 ก็หมายความว่า เราปิดการขายได้ค่อนข้างช้า คราวนี้เราก็จะเห็น Performance การขายของเรา และนำไปคิดหากลยุทธ์ต่อได้ทันท่วงทีว่า แล้วต่อไปเราจะขายอย่างไรถึงจะปิดการขายได้เร็วขึ้นยิ่งกว่านี้

2. รายงาน Lead ที่ถูกดำเนินการในแต่ละวัน

ในแต่ละวันของทีมขายจะมี Lead เข้ามาเป็นจำนวนมากหรือแม้แต่ Lead ที่เซลส์หามาเอง ซึ่งข้อมูง Lead เหล่านี้ทีมขายและเซลส์ที่ดูแลต้องบริหารจัดการ บันทึกข้อมูลให้ครบถ้วน อีกทั้งต้องคอยติดตาม Lead แต่ละราย จัดสรร Lead อย่างเป็นระบบ ต้องมีการวางแผนจัดการเสมอว่าวันไหนมี Lead ที่ต้องดำเนินการบ้าง มูลค่าหรือรายได้ที่เกิดขึ้นนั้นมาจาก Lead รายไหนเยอะที่สุดหรือน้อยสุด ถ้าน้อยต้องกระตุ้นอย่างไรดีหรือแม้แต่เรื่องภาพรวมของ Lead ที่ผู้บริหารหรือผู้จัดการฝ่ายขายจำเป็นต้องดูเป็นประจำ เพื่อที่จะปรับวิธีการขายให้ปืดการขายได้เร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

รายงาน Lead ของ R-insight จะรายงานแบบครบทุกด้าน ไม่ว่าจะเป็น Lead ที่ถูกดำเนินการแต่ละวัน ที่จะช่วยให้เราเห็นได้เลยว่า วันไหนที่เรามี Lead น้อยสุดหรือมากสุด รวมถึงสามารถดู Conversion ได้อีกด้วยว่า ในแต่ละวันเกิดยอดขายมากเท่าไหร่ เมื่อเทียบกับสัดส่วนการเปิดการขาย นำเสนอ และต่อรอง อีกทั้งยังดู Performance ของสมาชิกในทีมขายได้ว่า สมาชิกแต่ละคนกำลังรับผิดชอบดูแบ Lead กี่ราย ปิดการขายไปแล้วกี่ราย และสร้างยอดขายได้เป็นมูลค่าเท่าไหร่

ในส่วนนี้จะแสดงผลเป็นกราฟ และสามารถกรองเพื่อเลือกดูข้อมูลที่ต้องการทราบตามเงื่อนไขได้ เช่น ดูเป็นรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน เลือกจาก Sales Pipeline ทีมงาน หรือสมาชิกในทีม ช่วยให้เห็นภาพรวมการทำงานได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น

3. รายงานการปิดการขาย

ขั้นตอนการขายกว่าจะสามารถปิดการขายได้นั้นมีหลายขั้นตอนมาก ไม่ว่าจะเริ่มตั้งแต่การเปิดการขาย นำเสนอโปรโมชั่น ใบเสนอราคาหรือแจ้งข้อมูลสินค้าบริการให้ลูกค้าตามที่ลูกค้าต้องการ การต่อรองหรือ Retargeting อีกครั้ง และมาสู่การปิดการขายได้ในที่สุด ซึ่งลูกค้าแต่ละรายก็จะมีระยะเวลาที่สามารถปิดการขายได้แตกต่างกันออกไป แต่สิ่งสำคัญที่สุดคือ ไม่ว่าจะขายด้วยวิธีไหน หรือกี่ขั้นตอน ต้องมีรายได้กลับมาที่ธุรกิจของเรา ซึ่งขั้นตอนหนึ่งที่ผู้บริหารและทีมขายจำเป็นต้องรู้ข้อมูลและนำมาวิเคราะห์ต่อไป ก็คือขั้นตอน “การปิดการขาย”

ซึ่งใน R-insignt ก็มีรายงานเรื่องนี้โดยเฉพาะ ที่สามารถเลือกดูข้อมูลรายงานการปิดการขายได้ตามช่วงเวลา, ตาม Sales Pipeline, ตามชื่อทีม หรือตามรายชื่อเซลส์รายบุคคล  รายงานก็จะแสดงผลถึงยอดขายที่เราทำได้ ค่าเฉลี่ยยอดขายที่ทำได้ต่อ Lead รวมถึงความเร็วในการปิดการขาย  ซึ่งถ้าวิเคราะห์ดูแล้วพบว่า ยอดขายเฉลี่ยต่อ Lead ค่อนข้างน้อย หรือ ใช้เวลาการปิดการขายที่ช้ามาก เซลส์ก็ควรไปปรับวิธีการขายเพิ่มเติม ว่าทำอย่างไรถึงจะมียอดขายที่สูงขึ้น ลูกค้าขาดเหลืออะไรตรงไหนหรือไม่ เราควรซัพพอร์ตลูกค้าจุดไหนเพิ่ม หรือต้องนำเสนอหรือแก้ไขส่วนไหนเพิ่มเพื่อให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อได้ง่ายขึ้น และเพื่อให้เราสามารถปิดการขายได้มากขึ้น

4. รายงานสรุปยอดขาย

รายงานสรุปยอดขาย เป็นรายงานยอดฮิตที่ทุกธุรกิจต้องใช้อย่างแน่นอน เพราะรายงานสรุปยอดขาย เป็นเหมือนกุญแจสำคัญที่จะสามารถไขข้อมูลหรือข้อสงสัยต่างๆ ของงานขายของเราได้ ดังนั้นข้อมูลตรงนี้จึงมีความสำคัญ และหากไม่ทำให้ถูกต้อง ละเอียด รอบคอบมากพอ อาจจะส่งผลต่อการดำเนินธุรกิจหรือแผลกลยุทธ์ต่างๆได้ ดังนั้นเพื่อลดความผิดพลาดในการทำข้อมูลรายงาน ไม่ต้องเสียเวลานั่งทำรายงานเป็นวันๆ R-CRM สามารถช่วยคุณได้ โดยดูรายงานนี้ผ่าน R-Insights โดยเราสามารถกรองดูข้อมูลได้ทั้งในมุมยอดขายรวม ยอดขายตามประเภทสินค้าแต่ละชิ้น หรือยอดขายของสมาชิกทีมของแต่ละคน โดยที่เราไม่ต้องเสียเวลาดึงข้อมูล ไม่ต้องคอยมาจัดเรียบเรียงข้อมูลอันมากมายเหล่านี้ให้เป็นระเบียบ หรือแม้แต่ต้องมานั่งคำนวณตัวเลขให้เสียเวลา ดังนั้นแค่เลือกดูผ่าน R-Insights ได้เลย แบบเรียลไทม์

5. รายงาน Sales Check-in

สำหรับธุรกิจที่เซลส์ต้องมีออกไปพบลูกค้านอกสถานที่ ผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายขายน่าจะเคยเจอปัญหาในการติดตามเซลส์อย่างแน่นอน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องรายละเอียดการหาลูกค้าในแต่ละวัน ไปที่ไหนบ้าง ลูกค้ารายไหนบ้าง บางครั้งก็ไม่สามารถดูสถานที่ปักหมุดของเซลส์ได้อย่างถูกต้อง ทำให้ผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายขายมักไม่แน่ใจว่า เซลส์ได้มีการเข้าไปพบลูกค้าจริงหรือไม่ จะรู้ข้อมูลก็ต่อเมื่อมีการสอบถามกับเซลส์โดยตรงหรือรอรายงานการเข้าพบลูกค้าประจำสัปดาห์ เป็นต้น ซึ่งบางครั้งอาจจะช้าไป จนทำให้ผลยอดขายหรือลูกค้ารายนั้นๆ หลุดไปก็เป็นได้ เพราะผู้บริหารไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและบางครั้งข้อมูลสำคัญบางอย่างของการขายก็อาจหายไปด้วย

แต่ R-CRM สามารถแก้ปัญหาข้างต้นนี้ได้ด้วย ฟีเจอร์ Sales Check-in ซึ่งใช้สำหรับการปักหมุดสถานที่ เมื่อเข้าไปดูรายงานเช็คอินผ่าน R-Insights ก็จะเห็นรายงานสรุปผลการเช็คอินสถานที่ต่างๆ ของเซลส์ มีรายละเอียดครบถ้วน ซึ่งรายงาน Sales Check-in นี้จะช่วยให้หัวหน้าทีมขายตรวจสอบได้ว่า ทีมขายหรือเซลส์ได้เข้าไปพบลูกค้าจริงหรือไม่ ดังนั้นการมีรายงานนี้ ช่วยให้หัวหน้าทีมขายติดตามเซลส์และดูข้อมูล Lead ที่ได้มาได้ในทันทีโดยไม่ต้องคอยเรียกเซลส์ประชุมบ่อยๆ อีกทั้งสามารถมองเห็นภาพรวมว่าสถานที่หรือพื้นที่ใดในแผนที่ที่ทำให้ธุรกิจได้ลูกค้าใหม่ๆ หรือพื้นที่ใดที่เซลส์ยังไม่เคยไปเจาะตลาด ก็จะได้วางแผนในการดำเนินการไปหาลูกค้าใหม่ต่อได้ จะเห็นว่าประโยชน์ของรายงาน Sales Check-in นี้มีมากมายเพื่อให้ธุรกิจสามารถนำไปวิเคราะห์ พัฒนาและต่อยอดได้นั่นเอง

6. รายงานข้อมูลเชิงลึกของ Lead (ตามแคมเปญ, คำค้นหา)

หากธุรกิจคุณทำการตลาดโฆษณาออนไลน์ด้วย แล้วอยาก Tracking ติดตามผลว่า โฆษณาออนไลน์ที่เราลงทุนไป สามารถเพิ่มจำนวน Lead และยอดขายได้หรือไม่ ซึ่งในส่วนนี้ R-CRM สามารถแสดงผลสำหรับรายงานนี้ให้ดูได้ทันที โดยสามารถเลือกดูผ่าน R-Insights โดยสามารถกดเลือกดูรายงานผลตามแคมเปญโฆษณา หรือคีย์เวิร์ดในการค้นหาจาก Google Ads

ข้อมูลรายงานที่แสดงออกมานั้นจะมีแสดงทั้งค่าใช้จ่ายที่เราใช้ไป จำนวนคลิกโฆษณา และจำนวน Lead ที่ได้จากการโฆษณานั้นๆ และยังมีระบุอีกด้วยว่า Lead ที่ได้นั้นอยู่ในขั้นตอนไหน ในจำนวนเท่าไหร่ และสามารถปิดการขายได้กี่ราย ท้ายที่สุดแล้วจากแคมเปญและคีย์เวิร์ดจากการโฆษณาสร้างรายได้ทั้งหมดเท่าไหร่ ซึ่งข้อมูลในรายงานนี้ จะช่วยให้ธุรกิจมองเห็นภาพได้ง่ายขึ้นว่า โฆษณาที่เราลงทุนไปนั้น ตัวไหนที่มีประสิทธิภาพดีจนทำให้เกิด Lead รายใหม่ๆ และปิดการขายได้ และตัวไหนบ้างที่เป็นโฆษณาที่ไม่มีประสิทธิภาพ ข้อมูลรายงานโฆษณานี้สามารถนำมาปรับกลยุทธ์เพื่อใช้ในการทำโฆษณาออนไลน์รูปแบบต่างๆ โดยเลือกปิดแคมเปญที่ไม่มีประสิทธิภาพ แล้วเพิ่มเงินที่แคมเปญที่ดีที่สุด เพื่อเพิ่มโอกาสการได้ Lead ใหม่ๆ และเพิ่มโอกาสในการทำยอดขายให้ได้มากขึ้น อีกทั้งยังช่วยให้คุณสามารถประเมินงบประมาณในการทำโฆษณาออนไลน์ในอนาคตได้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย

7. รายงาน เหตุผลในการเลิกติดตาม

นอกจากเราจะต้องให้ความสำคัญกับ Lead ใหม่ๆ และรักษาสานสัมพันธ์ไว้ให้ได้นานๆ แล้ว  สำหรับ Lead ที่หายไป หรือได้เลิกติดตามไปนั้นเราก็ต้องให้ความสำคัญไม่แพ้กัน เพื่อที่เราจะได้นำ Feedback หรือเหตุผลเหล่านั้นมาวิเคราะห์ และนำไปพัฒนา ปรับปรุงสินค้าบริการ หรือการทำงานให้ดียิ่งขึ้น ซึ่ง R-CRM ก็มีส่วนของรายงานที่บอกถึงเหตุผลในการเลิกติดตามนี้ โดยแสดงออกมาเป็นกราฟวงกลมให้ดูได้เลยแบบง่ายๆ ผ่าน R-Insights โดยในรายงานจะบอกถึง 5 เหตุผลสูงสุดที่เซลส์ตัดสินใจเลิกติดตาม Lead รายนั้นๆ แต่ละเหตุผลมีจำนวน Lead เท่าไหร่ แล้ว Lead ที่เลิกติดตามนั้นมาจากสมาชิกทีมคนไหนบ้าง  ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ จะช่วยธุรกิจวิเคราะห์ถึงจุดอ่อนหรือจุดที่ต้องปรับปรุงในหลายๆมุม และให้ได้ Insights ที่ลึกกว่านั้น คุณสามารถติดตามกลับไปตามข้อมูล Lead ที่ระบุไว้ เพื่อสัมภาษณ์หรือสอบถามเหตุผลในเชิงลึก เพื่อที่จะได้นำมาพัฒนาการขายได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นต่อไป

สรุป

รายงานการขายทั้ง 7 ตามตัวอย่างข้างต้นนั้นของ R-CRM  นับว่าเป็นรายงานที่มีประโยชน์และมีความสำคัญอย่างมากต่อทีมขายในปัจจุบัน ถ้าหากทีมขายสามารถใช้งานอย่างถูกต้อง นำมาวิเคราะห์ได้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อได้สอดคล้องตรงตามวัตถุประสงค์ของธุรกิจ และเมื่อเราเข้าใจข้อมูลเชิงลึกในรายงานอย่างแท้จริง ก็จะช่วยให้ทั้งผู้บริหาร ผู้จัดการฝ่ายขาย ทีมขายและเซลส์ สามารถทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี มีศักยภาพ และการที่มีระบบ CRM เข้ามาช่วยในการจัดการงานขาย ก็ทำให้ทุกคนสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็ว ราบรื่น ช่วยลดความผิดพลาด และไม่เสียเวลาในการสรุปข้อมูล ช่วยให้ทีมขายมีเวลาในการโฟกัสงานขายได้มากยิ่งขึ้น การดูข้อมูลจากรายงานดังกล่าว จะช่วยให้นักขายเห็นภาพรวมของการขายมากขึ้น ทั้งในมุมที่ทำได้ดีอยู่แล้ว และในมุมที่ควรพัฒนาต่อไปในเวลาอันรวดเร็ว ช่วยให้ธุรกิจสามารถปรับกลยุทธ์การขายได้เฉียบคมมากยิ่งขึ้นนั่นเอง

สมัครใช้งาน Readyplanet R-CRM 

R-CRM คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement

ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี