ไขความเชื่อ บริหารทีมขายแบบดั้งเดิม vs ใช้เทคโนโลยี แบบไหนได้ผลกว่า?

เลือกอ่านตามหัวข้อ

• การบริหารทีมขายแบบดั้งเดิม
• การบริหารทีมขายโดยใช้เทคโนโลยี
• R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย
• ฟีเจอร์เด่นที่น่าสนใจใน R-CRM
  • การใช้งานระบบ R-CRM สำหรับทีมขาย
  • การใช้งานระบบ R-CRM สำหรับผู้จัดการฝ่ายขาย

• สรุป
• R-CRM แพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขายอย่างเป็นระบบ โดย Readyplanet

การบริหารทีมขายแบบดั้งเดิม

หากลองมองย้อนกลับไปเมื่อหลายสิบปีที่ผ่านมา การเสนอขายสินค้าจะเน้นที่พนักงานขายเท่านั้น พนักงานแต่ละคนจะมี “สมุดทองคำ” ที่จดสารพัดอย่างเกี่ยวกับลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลรายละเอียดของลูกค้า รายละเอียดข้อสัญญา การเสนอขาย แคมเปญ โปรโมชัน การปิดการขาย ไปจนถึงการบริการหลังการขาย ซึ่งจะเกิดอะไรขึ้น หากสมุดเล่มนี้เกิดหายไป? 

โดยกระบวนการบริหารทีมขายแบบดั้งเดิมนั้น หากพูดง่าย ๆ ก็อาจจะเรียกได้ว่าทำกันแบบ Manual หรือที่แปลว่า การทำด้วยมือ คือทีมขายต้องบริหารจัดการทุกอย่างด้วยตนเอง ไม่มีระบบหรือเครื่องมืออะไรเข้ามาช่วย ซึ่งพนักงานแต่ละคนจะรับผิดชอบทั้งข้อมูลสินค้า ข้อมูลลูกค้าทั้งหมด จดรายละเอียดทุกอย่างลงสมุด หรือลงในไฟล์ อีเมล ที่มีข้อมูลลูกค้านับพัน แน่นอนว่าหัวหน้าทีมทำงานได้ยากที่จะรวบรวมข้อมูลของลูกทีมที่รับผิดชอบ

 
ข้อดี

• พนักงานขายเกิดการเรียนรู้และพัฒนาทักษะที่จำเป็น พนักงานสามารถเรียนรู้และจดจำข้อมูล
  ต่าง ๆ ได้ เนื่องจากมีการค้นหา รวบรวม และจดบันทึกด้วยตัวเอง จึงเกิดการเรียนรู้และลงมือปฏิบัติทุกขั้นตอน

• โทรศัพท์หาลูกค้าได้ทันที โทรศัพท์หาลูกค้าเพื่อเปิดการขาย นำเสนอ และปิดการขายได้เลย

ข้อเสีย

• ใช้เวลาค่อนข้างมาก เนื่องจากเราต้องใช้ความเวลาและความพยายามมากแค่ไหน ในการติดต่อลูกค้าสักคน ซึ่งเรามี Contact ลูกค้าเต็มไปหมด หรือในทุก ๆ วันเราต้องส่งข้อมูลอัปเดต แจ้งข่าวสารเพื่อเชิญชวนลูกค้าให้สนใจผลิตภัณฑ์ของเรา

• ประสิทธิภาพการขายไม่ดี การโทรศัพท์ไปหาลูกค้าเพื่อเปิดการขาย จะต้องอาศัยทักษะในการพูดอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็นน้ำเสียงในการเปิดตัว การเรียกคะแนนความสนใจให้ลูกค้ารับฟังเราตั้งแต่ต้นจนจบ การแก้ปัญหาเฉพาะหน้า การโน้มน้าวให้เกิดการคล้อยตามเพื่อไปสู่การปิดการขาย

• ความยุ่งยากในการจัดการข้อมูล ทั้งหัวหน้าทีมและพนักงานขายต่างต้องเจอปัญหาเดียวกัน ด้วยจำนวนข้อมูลมหาศาลและการจัดเก็บที่กระจัดกระจาย ข้อมูลต่างๆ อยู่กันคนละทิศคนละทาง ทำให้ดำเนินการได้ลำบากและเสียเวลาการทำงานเป็นอย่างมาก

• การประเมินผลเป็นไปได้ยาก หัวหน้าทีมขายไม่สามารถวัดผลการดำเนินงานของพนักงานขายแต่ละคนได้เลย ทำให้การพัฒนาทีมและการบริหารจัดการยอดขายเป็นไปได้ยาก
  

การบริหารทีมขายแบบใช้เทคโนโลยี

กระบวนการบริหารทีมขายแบบใช้เทคโนโลยี มีจุดประสงค์เพื่อให้ทีมขายสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างสะดวก รวดเร็วและทำงานแทนกันได้ ดังนั้นพนักงานทุกคนในทีมจึงควรสามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าหรือข้อมูลการขายที่จำเป็นที่ต้องใช้ร่วมกันได้ หรืออย่างน้อยที่สุด หัวหน้าทีมต้องเห็นข้อมูลของลูกทีมทุกคน เพื่อใช้ติดตามการขายและยอดขาย ว่าได้ตามเป้าที่ตั้งไว้แล้วหรือไม่ โดยปัจจุบันเรานิยมใช้เทคโนโลยีที่ชื่อว่า “CRM (Customer Relationship Management)” เป็นการนำฐานลูกค้ามาวิเคราะห์ วางแผนการตลาดนำไปสู่การค้นหาลูกค้าใหม่ ไม่ใช่เพียงแค่รักษาฐานลูกค้าเดิมแต่ยังช่วยเพิ่มฐานลูกค้าใหม่อีกด้วย

ข้อดี

• ช่วยประหยัดเวลาในการจัดการข้อมูลต่าง ๆ เนื่องจากทีมขายจะต้องทำทุกอย่างในเวลาที่จำกัด ดังนั้นการจะมาค้นหาข้อมูลต่าง ๆ ในสมุดที่อาจจะอยู่กระจัดกระจาย คงต้องใช้เวลาไม่น้อย หรือการค้น Contact หรือข้อมูลการติดต่อลูกค้านับพันเพื่อจะหาอีเมล/เบอร์โทรในการติดต่อ ทำให้เคสลูกค้าบางรายหายไปจากการติดต่อขององค์กร นั่นแปลว่าระบบการจัดการไม่ดี แทนที่ทีมขายจะได้เอาเวลาไปดูแลลูกค้าได้อย่างเต็มที่

• ช่วยจัดการงานเอกสาร ทีมขายหลายคนต้องเสียเวลาไปกับงานเอกสารมากมาย เครื่องมือเทคโนโลยีจะช่วยสร้าง template เพื่อจัดระเบียบเอกสารที่ต้องใช้เป็นประจำ ให้พนักงานสามารถเข้าถึงและดาวน์โหลดเอกสารให้ทำงานได้ง่ายขึ้น

• ลดการสูญหายของข้อมูล การใช้เทคโนโลยีสามารถสร้าง dashboard เพื่อรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ไว้ในที่เดียวกัน ทำให้ลดความเสี่ยงที่ข้อมูลจะสูญหายได้มาก 

• ช่วยให้ทีมขายสามารถติดตามงานของตัวเองได้ครบถ้วนและรอบด้าน การใช้เทคโนโลยีจะทำให้พนักงานทำงานได้ด้วยตัวเองอย่างง่าย ๆ ทั้งในเรื่องการวางแผนงาน การดูข้อมูลการขายต่างๆ หรือการติดตามการติดต่อลูกค้าแต่ละราย เป็นต้น
   

ข้อเสีย

• ความกังวลในการใช้เทคโนโลยีของทีมขาย ซึ่งอาจเป็นอุปสรรคสำหรับทีมขายที่ไม่คุ้นเคยกับการใช้เทคโนโลยี แม้ว่าจะไม่ใช่เป็นการใช้ความรู้ไอทีระดับสูง แต่ทีมขายก็จำเป็นต้องมีความรู้ในระดับเบื้องต้นด้วยเช่นกัน เพื่อจะได้สามารถใช้เครื่องมือนี้ทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพนั่นเอง

• ข้อจำกัดความเร็วอินเทอร์เน็ต หากทีมขายคนใดที่มีความเร็วอินเทอร์เน็ตที่ไม่แรงพอ ย่อมส่งผลต่อการโหลดงานในระบบ 
  
  

R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย

อย่างที่เกริ่นไปในตอนต้นว่า ปัจจุบันหลาย ๆ ธุรกิจได้นำ ระบบ CRM มาใช้ในการบริหารจัดการลูกค้า รวมถึงบริหารทีมขาย เพื่อช่วยให้การจัดการดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็ว ซึ่งตัวช่วยที่อยากจะแนะนำคือ R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย เพื่อบริหารจัดการทั้งลูกค้าและทีมขายให้เป็นไปได้ง่ายขึ้น ครบ จบทุกขั้นตอน ที่จะสามารถตอบโจทย์ให้ทีมขายเลือกใช้ข้อมูลที่เหมาะสมกับกลุ่มลูกค้าที่ถูกต้อง ในส่วนของเจ้าของธุรกิจ / หัวหน้าทีมขายก็สามารถจัดการ Sales Pipeline (เครื่องมือที่ช่วยบริหารจัดการยอดขายได้ตั้งแต่ขั้นตอนแรกจนถึงขั้นตอนการปิดการขาย ซึ่งเราสามารถเห็นภาพการขายทั้งหมดได้อย่างชัดเจน) ติดตามผลการรายงานได้ตลอด ซึ่งนั่นจะทำให้การทำงานมีระบบแบบแผนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ดียิ่งขึ้น

การใช้งานระบบ R-CRM สำหรับทีมขาย

1. Lead Inbox

หน้าหลักที่รวมข้อมูล Leads ที่มีอยู่ในระบบ R-CRM พร้อมแสดงสถานะ และเครื่องมือสำหรับจัดการข้อมูล Leads ต่างๆ ดังนี้

1.1 สร้าง Lead ใหม่ (Add New Lead)

1.2 จัดการข้อมูล Lead ในกล่อง Inbox

1.3. การใส่ข้อมูลการติดตามในหน้า ข้อมูลของ Lead

1.4. กล่อง “เลิกติดตาม” (Lost) และ “ข้อมูลไม่ถูกต้อง” (Junk)

1.5. กล่อง “ส่งต่อ Lead” (Sent)

1.6. การใช้งานเมนู "ปฏิทินของฉัน" (My Calendar)

1.7. เมนู ป้ายกำกับ (Labels)

และต้องทำความเข้าใจเพิ่มเติม ก่อนว่า Lead คือ ผู้ที่สนใจในสินค้าหรือบริการของเรา โดยจะมีรายละเอียดต่าง ๆ ที่ระบุตัวตนเอาไว้ เช่น ชื่อ นามสกุล อีเมล เบอร์โทรศัพท์ ฉะนั้น Lead Inbox จะเป็นหน้าหลักที่รวบรวมข้อมูลของ Lead พร้อมสถานะที่เรากำหนด ซึ่งผู้ดูแลระบบ สามารถเข้ามาจัดการและติดตาม Lead ได้ โดยใช้เครื่องมือต่างๆ ข้างต้นช่วยในการทำงานให้เป็นระบบและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

2. รายละเอียด Lead (Lead Info)

ในส่วนนี้ เป็นหน้าที่แสดงเกี่ยวกับข้อมูลรายละเอียดของ Lead  หรือ Lead Info เช่น ชื่อ นามสกุล อีเมล เบอร์โทร แหล่งที่มา วิธีการนำเข้าข้อมูล ซึ่งสามารถแก้ไขรายละเอียดนี้ได้ หากข้อมูลลูกค้ามีการเปลี่ยนแปลง รวมทั้งมี Lead Insight ที่เอาไว้ดูข้อมูลเชิงลึกของ Lead รายนั้นๆได้

3. ใบเสนอราคา / ใบแจ้งหนี้ (Quotation / Invoice)

เมื่อเรามีการติดต่อ พูดคุย แล้ว Lead มีความสนใจในสินค้าหรือบริการของเรา ทางทีมขายก็สามารถสร้างใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้เพื่อนำเสนอให้ลูกค้าพิจารณา ผ่าน ระบบ CRM นี้และสามารถส่งอีเมลได้ทันทีผ่านระบบนี้เช่นกัน นอกจากนี้ยังสามารถเลือกแนบเอกสารที่มีอยู่ในระบบนี้หรืออัปโหลดเพิ่มเติมเข้ามาได้อย่างง่ายดาย

4. เพิ่มบันทึก (Lead Noted)

สามารถบันทึกรายละเอียดต่างๆ ที่มีการพูดคุยหรือติดต่อกับ Lead แต่ละรายการ ในเมนูนี้ได้ รวมทั้งหากมีการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนต่างๆ ในระบบ ทุกอย่างก็จะถูกบันทึกไว้ เพื่อเป็นการบันทึกประวัติการดำเนินงานต่างๆ ทำให้สะดวกและง่ายต่อการติดตามลูกค้ามากยิ่งขึ้น

5. การแจ้งเตือน (Remider)

สำหรับลูกค้าที่เราจะมีการนัดหมายหรือเราจะต้องมีการเตรียมติดต่อกลับไปอีกครั้ง ทางผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือน โดยสามารถเลือกระยะเวลาได้ตามที่ระบบกำหนด หรือจะใช้การกำหนดเองก็ได้เช่นกัน และเมื่อถึงวัน เวลาที่นัดหมาย ระบบ CRM ก็จะมีการแจ้งเตือนมาที่หน้า Inbox ของตัว R-CRM

6. อีเมล (Email)

เราสามารถทำการจัดส่งใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ เอกสารอื่นๆ หรือรายละเอียดสินค้าเพิ่มเติม ผ่านไปให้กับ Lead ผ่านอีเมลของระบบ CRM นี้ได้เลย ที่สำคัญฟีเจอร์เด็ดคือ เราสามารถดูได้ว่าลูกค้ามีการเปิดอ่านอีเมลเรียบร้อยหรือไม่ หรือมีการเปิดเอกสารใดไปแล้วบ้าง ทำให้เราพูดคุยรายละเอียดกับลูกค้าต่อได้ง่ายและต่อเนื่องมากยิ่งขึ้น

7. เช็คอิน (Check-in)

หากทีมขายจะต้องออกไปพบปะลูกค้าเพื่อนำเสนอสินค้า สามารถกดเช็คอินสถานที่ที่นัดพบลูกค้าเมื่อไปถึงได้ เพื่อเป็นหลักฐานว่าไปพบลูกค้าจริง ๆ อีกทั้งทางเจ้าของธุรกิจ / หัวหน้าทีมขายสามารถเข้ามาเช็คได้ว่าไปมาจริง ๆ ไหมในหน้า R-Insight

8. ค้นหา (Search)

ในกรณีที่มี Lead จำนวนมาก การจะค่อย ๆ ไล่หาทีละรายชื่ออาจจะต้องเสียเวลามาก ๆ ดังนั้นผู้ใช้งานสามารถใช้การค้นหา (Search) ในหน้า Leads โดยกรอกข้อมูลที่ต้องการค้นหา เช่น ชื่อ Lead, ทีม, รายการสั่งซื้อ ก็จะช่วยประหยัดเวลาได้มากขึ้น

การใช้งานระบบ R-CRM สำหรับผู้จัดการฝ่ายขาย

1. Sales Pipeline

Sales Pipeline เป็นกระบวนการขายของทีมขายตั้งแต่ต้นจนจบขั้นตอนการปิดการขาย โดยจะช่วยให้เราเห็นภาพกระบวนการขายทั้งหมดได้ชัดเจน เพื่อที่ทีมขายจะสามารถเข้าใจตรงกันได้และดำเนินการขายนั้นให้สำเร็จ อีกทั้งผู้จัดการฝ่ายขายยังสามารถเข้าไปดูผลงานของทีมขายแต่ละรายบุคคลว่าดำเนินการไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว มียอดขายที่เท่าไหร่ เมื่อมีระบบ pipeline ที่แน่ชัด การวางแผนการเงินในแต่ละอาทิตย์หรือแต่ละเดือนก็จะคาดการณ์ได้ง่ายขึ้น และสามารถดูได้ว่า ในแต่ละขั้นตอนของ pipeline มีจำนวน leads หรือลูกค้ากี่ราย

รูปแสดง ขั้นตอนของ Sales Pipeline

รูปแสดง การดูรายงานและผลงานของทีมขาย

 นอกจากนี้ เรายังสามารถดูรายละเอียด pipeline ในมุมมองของปฏิทินได้ด้วย (ตามรูปด้านล่าง) โดยดูได้ทั้งแบบรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือน เพื่อจะสามารถวางแผนการติดตามลูกค้าได้เป็นระบบมากยิ่งขึ้น เช่น ใน 1 วัน เราต้องทำการติดตามลูกค้ากี่ราย รายไหนบ้าง ทำให้มีแผนงานที่ลงตัวมากยิ่งขึ้น

2. Sale Target

ผู้จัดการฝ่ายขายยังสามารถที่จะเข้าไปสร้างเป้ายอดขาย โดยระบุว่าจะให้ทีมไหนเป็นผู้รับผิดชอบ นอกจากนี้สามารถเช็คค่าเฉลี่ยในทีมและจำนวน lead ที่ปิดการขายในเดือนนี้

3. Sales Management

ในส่วนของการจัดการทีมขาย (Sale Management) ผู้จัดการฝ่ายขายสามารถตรวจสอบการทำงานของทีมขายรายบุคคล รวมถึงภาครวมของทีมขายแต่ละทีมได้ ว่ามียอดออเดอร์เท่าไหร่ ใครรับผิดชอบ ทีมขายไปพบลูกค้าจริงไหม กระบวนการขายอยู่ขั้นตอนไหนบ้าง

4. R-Insights

ฟังก์ชั่น R-Insights เปรียบเสมือนส่วนของ Report ใช้เพื่อการวัดผลประสิทธิภาพการทำงานของทีมขายในส่วนต่าง ๆ ที่ออกมาในรูปแบบตาราง กราฟ แผนภูมิ ให้เห็นภาพรวมอย่างชัดเจน โดยสามารถนำออกเป็นไฟล์ .csv หรือดูผ่าน R-Insights ได้เลย

4.1 Sales Pipeline Reports

ผู้จัดการฝ่ายขายสามารถติดตามได้ว่าแต่ละทีมขายหรือแต่ละบุคคลดำเนินงานไปถึงขั้นตอนไหน จำนวนเท่าไหร่ 

4.2 Daily Lead Activities

กิจกรรมรายวันของ Lead จะมีทั้งการเปรียบเทียบการใช้งาน ขั้นตอนที่เปลี่ยนให้ผู้สนใจมาเป็นลูกค้ารายใหม่ในแต่ละวันว่ามีมากน้อยเพียงใด ซึ่งจะแบ่งตามผู้ใช้งานหรือแบ่งตามแหล่งที่มาของ Lead

4.3 Performance by Users Report

ในส่วนการปิดการขาย จะมีการแสดงผล Report โดยแบ่งตามผู้ใช้หรือทีมขายว่าภาพรวมของทุกทีมหรือแต่ละรายบุคคลขายได้มูลค่าเท่าไหร่ จำนวน Lead ที่ปิดการขาย และมูลค่าเฉลี่ยต่อ Lead ที่ปิดการขาย 

4.4 Performance by Product Report

ส่วนการปิดการขาย โดยแบ่งตามผลิตภัณฑ์ สามารถเลือกตรวจสอบ pipeline, ทีม, รายบุคคล เพื่อดูมูลค่าที่ขายได้, จำนวน lead ปิดการขาย, มูลค่าเฉลี่ยต่อ lead ที่ปิดการขาย รวมถึงระยะเวลาที่สามารถปิดการได้มากน้อยเพียงใด

4.5 Lead Insights by Campaign

ข้อมูลเชิงลึกของ lead โดยแบ่งตามแคมเปญ เป็นการวัดผลข้อมูลสถิติจาก ads ไม่ว่าจะเป็น Google Ads, UTM เพื่อดูจำนวนการคลิกเข้ามาสู่เว็บไซต์ของเรา โดยแสดงค่าใช้จ่าย ยอดแต่ละขั้นตอนการขาย และมูลค่าปิดการขาย

4.6 Lead Insights by Keyword 

ข้อมูลเชิงลึกของ lead โดยแบ่งตาม organic keyword ซึ่งหมายถึงจำนวนคีย์เวิร์ดที่เว็บไซต์ของเราติดอันดับ search engine และยังแสดงผลค่าใช้จ่าย ยอดแต่ละขั้นตอนการขาย รวมถึงมูลค่าปิดการขาย

4.7 Lost Reasons - Top 5

เหตุผลเลิกติดตามสูงสุด 5 อันดับ ส่วนนี้คือเหตุผลที่ lead เลิกติดตามร้านของเรา โดยระบบจะแสดงผลอย่างชัดเจนออกมาในรูปของแผนภูมิรูปภาพ

4.8 Lost Reasons Details

รายละเอียดเหตุผลที่ lead เลิกติดตาม เช่น ไปซื้อสินค้าเจ้าอื่นแล้ว เปลี่ยนใจ พับโครงการ ฯลฯ โดยระบบจะแสดงเหตุผล ชื่อลูกค้า อีเมลลูกค้า เบอร์โทร ทีมขายที่รับผิดชอบ

เราก็ได้เห็นกันแล้วถึงข้อแตกต่างระหว่าง บริหารทีมขายแบบดั้งเดิม VS ใช้เทคโนโลยี ทั้งสองรูปแบบมีทั้งข้อดีและข้อเสียแตกต่างกัน แต่ในสถานการณ์ตอนนี้ การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการจัดการงานขาย ก็จะสามารถให้ผลลัพธ์ที่ดีกว่า และได้ประสิทธิภาพที่ดีกว่าแน่นอน ทั้งในแง่การดำเนินงานของทีมขายเอง และการบริหารจัดการของทีมผู้บริหาร ด้วยระบบ R-CRM ที่ให้ทั้งความสะดวก รวดเร็ว วัดผล พร้อมจะพัฒนาให้งานขายและธุรกิจเติบโตได้อย่างไม่หยุดนิ่ง

สมัครใช้งาน Readyplanet R-CRM 

R-CRM คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement

ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี