เจาะลึกฟีเจอร์ อนุมัติใบเสนอราคา หัวหน้าทีมขายใช้งานง่ายผ่าน R-CRM

ในโลกของธุรกิจที่มีทีมขาย ใบเสนอราคาถือเป็นส่วนหนึ่งที่มีความสำคัญกับการขายอย่างมาก เป็นเสมือนเอกสารที่สร้างความน่าเชื่อถือของธุรกิจ ลูกค้าใช้ในการอ้างอิงในการซื้อสินค้าบริการได้ ส่วนใหญ่เกือบทุกธุรกิจก็จะมีการใช้ใบเสนอราคาเป็นตัวกลางในการต่อรองการซื้อขาย ใช้ตรวจสอบเงื่อนไขต่างๆ โดยเฉพาะกับธุรกิจที่สินค้ามีมูลค่าสูง มีรายละเอียดเงื่อนไขการซื้อขายที่ค่อนข้างซับซ้อน หรือสินค้าบริการประเภทเทคโนโลยี เช่น เครื่องมือสำหรับการทำตลาดออนไลน์ เครื่องมือในการวิเคราะห์ข้อมูล การผลิตสินค้าในโรงงาน หรือแม้แต่คนที่ทำอาชีพฟรีแลนซ์ ก็จำเป็นต้องมีการทำใบเสนอราคาเพื่อเป็นหลักฐานในเรื่องค่าใช้จ่ายเช่นกัน

เมื่อใบเสนอราคามีความสำคัญแต่มีผลต่อการตัดสินใจซื้อขายของลูกค้า ดังนั้นความถูกต้องในรายละเอียด ความรวดเร็วในการส่งมอบให้ลูกค้าพิจารณาจึงมีความสำคัญอย่างมากเช่นกัน ดังนั้นธุรกิจจะสามารถควบคุมประสิทธิภาพของใบเสนอราคาได้อย่างไร เพื่อเพิ่มโอกาสในการปิดการขายของทีมขายได้อย่างรวดเร็ว วันนี้ Readyplanet มีฟีเจอร์การอนุมัติใบเสนอราคา (Quotation Approval) มาให้ทุกท่านได้ลองเรียนรู้เพิ่มเติมถึงประโยชน์และข้อดีในการใช้งาน ลองไปดูวิธีการใช้งานพร้อมกันได้เลยค่ะ

เลือกอ่านตามหัวข้อ

 

ใบเสนอราคาสำคัญอย่างไรกับธุรกิจ?

สำหรับคนทำธุรกิจหรือแม้แต่ในบทบาทของลูกค้า หลายๆคนก็คงรู้ถึงความหมายของใบเสนอราคาดีอยู่แล้วว่าคืออะไร มีหน้าที่อย่างไร ดังนั้นในบทความนี้เราจึงขอมาแชร์ในมุมของความสำคัญของใบเสนอราคาที่มีต่อธุรกิจให้เพิ่มเติม ดังนี้ค่ะ

  • ใช้เป็นเอกสารประกอบการเสนอขายและการซื้อสินค้าบริการ โดยมีการระบุรายละเอียดต่างๆ อย่างครบถ้วนทั้งชื่อ ที่อยู่บริษัท รายการสินค้า ราคา และเงื่อนไขอื่นๆ และเป็นการสร้างความน่าเชื่อถือให้กับธุรกิจด้วย
  • ใช้เป็นเอกสารอ้างอิงให้ลูกค้าพิจารณาและต่อรองในการซื้อสินค้าบริการในครั้งต่อไป
  • ใช้เป็นเอกสารประกอบการชำระสินค้า บริการตามรายละเอียดในใบเสนอราคา
  • ธุรกิจสามารถวางแผนการขายและเป้ายอดขายได้เบื้องต้น โดยอ้างอิงเพิ่มเติมจากใบเสนอราคาที่ออกให้ลูกค้าพิจารณา

 

ใบเสนอราคา กับปัญหาการรออนุมัติ จนปิดการขายไม่ทัน

การสร้างใบเสนอราคา ดูเหมือนจะเป็นงานเล็กๆ น้อยๆ ที่น่าจะทำได้ไม่ยาก แต่ลองนึกภาพว่า ถ้าเราต้องทำใบเสนอราคาให้ลูกค้าทุกราย ประมาณวันละ 20-30 ราย ก็อาจจะเป็นงานที่ไม่เล็กแล้ว และความยุ่งยากกว่านั้นก็คือ ต้องอย่าลืมว่า ใบเสนอราคานั้น เป็นเอกสารสำคัญที่มีทั้งรายละเอียดสินค้าและราคา ซึ่งบางครั้งเซลส์เองจะไม่สามารถส่งให้ลูกค้าได้ทันที แต่ต้องผ่านการตรวจสอบและอนุมัติจากหัวหน้างานก่อน ซึ่งปัญหาที่ทีมขายหรือเซลส์มักจะเจอบ่อยๆ ก็คือ เอกสารบางอย่างตกหล่นจากการตรวจสอบ หัวหน้าไม่มีเวลาอนุมัติให้ หรือต้องรอการเซ็นอนุมัติเป็นเวลานาน ทำให้ไม่สามารถดำเนินการขายต่อไปได้ ส่งผลให้ปิดการขายได้ช้ากว่าเดิม หรือบางครั้งลูกค้าก็อาจจะตัดสินใจซื้อของคนอื่นไปแล้ว แล้วธุรกิจของคุณเคยเจอปัญหาแบบนี้บ้างหรือไม่คะ

 

R-CRM แก้ปัญหาการทำใบเสนอราคา ให้ทำงานง่าย ปิดการขายเร็วขึ้น

ปัญหาเรื่องต้องทำใบเสนอราคามากเกินไป จนไม่มีเวลาไปทำงานขายอย่างอื่นหรือไม่มีเวลาไปติดตามลูกค้าอย่างเต็มที่ ก็ยังเป็นอีกปัญหาที่แก้ไม่ตก ดังนั้นหากธุรกิจมีระบบหรือเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้การทำงานตรงนี้ง่ายขึ้น ก็จะสามารถแก้ปัญหาข้างต้นนี้ได้  ซึ่ง R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย ที่ได้พัฒนาระบบให้มีฟีเจอร์สำหรับทำใบเสนอราคา และสามารถอนุมัติใบเสนอราคาต่างๆ ได้อย่างง่ายดายผ่านระบบหรือทางอีเมลและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น ให้ทั้งคุณและหัวหน้าทำงานได้สะดวกกว่าเดิม

 

ประโยชน์ของฟีเจอร์อนุมัติใบเสนอราคา ต่อทีมขายและหัวหน้าฝ่ายขาย

ในบทความนี้เราจะมาเจาะลึกฟีเจอร์อนุมัติใบเสนอราคา ซึ่งจะช่วยให้ทีมขายและเซลส์สามารถสร้างใบเสนอราคาได้ง่ายขึ้นด้วยแบบฟอร์มใบเสนอราคามาตรฐานที่มีอยู่ใน R-CRM จากนั้นก็สามารถเลือกส่งต่อใบเสนอราคาผ่านระบบเพื่อให้หัวหน้างานพิจารณาอนุมัติใบเสนอราคาได้เลย ซึ่งเซลส์ก็สามารถเช็กสถานะของเอกสารนั้นได้ ก่อนนำส่งให้ลูกค้าพิจารณาต่อไป

ซึ่งฟีเจอร์นี้ยังช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายขายทำงานได้ง่ายและรวดเร็วมากขึ้น ไม่ต้องเสียเวลาในการรอเซลส์ปริ้นท์ใบเสนอราคาออกมาเซ็นอนุมัติ ไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารใบเสนอราคาในอีเมลที่มีรายการมากมายในแต่ละวัน เพียงแค่เข้ามาในฟีเจอร์นี้ ก็สามารถตรวจสอบได้ทันทีว่า ตอนนี้มีใบเสนอราคารายการไหนบ้างที่รออนุมัติ และเมื่อใบเสนอราคาได้รับการอนุมัติแล้ว (Approved) .ใบเสนอราคาดังกล่าวก็จะถูกแจ้งเตือนไปยังส่งไปยังเซลส์ที่ทำการส่งคำขออนุมัติมาทันที ไม่ต้องเสียเวลาส่งเมล หรือเดินเอาใบเสนอราคาไปให้ เพราะทุกๆขั้นตอนสามารถทำทุกอย่างผ่าน R-CRM ได้เลย พูดง่ายๆคือฟีเจอร์นี้ ทั้งช่วยให้ทำงานง่ายขึ้น ลดเวลาการทำงาน และลดประมาณการใช้กระดาษลงไปได้เข่นกัน

 

6 ขั้นตอน การใช้งานฟีเจอร์ “อนุมัติใบเสนอราคา” ทำง่ายแค่ปลายนิ้วด้วย R-CRM

เราได้เห็นถึงประโยชน์ของฟีเจอร์ “อนุมัติใบเสนอราคา” กันไปแล้ว หลายคนคงสงสัยว่า แล้วฟีเจอร์นี้ใช้งานอย่างไร ใช้ยากหรือเปล่า ดังนั้นจึงขอบอกไว้ก่อนเลยค่ะว่า ฟีเจอร์นี้ใช้งานง่ายมาก เหมาะกับคนที่ทำงานด้านการขาย เพียงไม่กี่ขั้นตอนก็สามารถทำงานได้เลย มาดูกันดีกว่าค่ะว่า ฟีเจอร์นี้มีขั้นตอนการใช้งานอย่างไรบ้าง

1. สร้าง Flow สำหรับการอนุมัติใบเสนอราคา

ก่อนอื่นให้เข้าไปสร้าง Flow สำหรับการอนุมัติใบเสนอราคาก่อน โดยให้คลิกที่คำว่า “ตั้งค่า” ด้านบนขวามือ แล้วเลือก “อนุมัติใบเสนอราคา”

 

rcrm setting menu

 

2. ใส่ข้อมูลคนที่มีอำนาจอนุมัติใบเสนอราคา

 

หลังจากนั้นจะมีหน้าต่างใหม่ขึ้นมา ให้คลิกที่คำว่า “สร้าง Flow อนุมัติ” หลังจากนั้นให้ใส่รายละเอียดต่างๆ ให้เรียบร้อย

 

rcrm create flow for quotation approval

 

ไม่ว่าจะเป็นชื่อ Flow ,รายชื่อของหัวหน้าหรือผู้ที่มีอำนาจในการอนุมัติใบเสนอราคาว่ามีใครบ้างตามลำดับที่ 1, 2 จากนั้นทำการเปิดการใช้งาน Flow และกด “บันทึก” เพียงเท่านี้ Flow ในการอนุมัติใบเสนอราคาก็เสร็จเรียบร้อยแล้วค่ะ

 

rcrm enter detail for quotation approval

 

 

3. สร้างใบเสนอราคาให้ลูกค้า

เมื่อเราสร้าง Flow การอนุมัติใบเสนอราคาเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือ การสร้างใบเสนอราคานั่นเอง โดยเริ่มจากให้ไปที่หน้า Lead inbox แล้วไปเลือกที่รายชื่อลูกค้าที่เราจะทำใบเสนอราคาไปเสนอ จะมีหน้าต่างใหม่้เป็นป็อปอัพขึ้นมา ที่จะแสดงรายละเอียด Sales Pipeline และข้อมูลลูกค้าต่างๆ จากนั้นให้มองที่แถบด้านซ้ายมือ คลิกเลือกไอคอนที่เป็นรูปกระดาษ เมื่อเราเอาเม้าส์ไปชี้ค้างไว้ จะมีตัวหนังสือขึ้นว่า “ใบเสนอราคา / ใบแจ้งหนี้” ซึ่งเป็นเมนูสำหรับการสร้างใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้ 

 

rcrm create quotation-1

 

แล้วให้คลิกคำว่า “สร้างใบเสนอราคา”

 

rcrm create quotation-2

 

 

4. ใส่ข้อมูลสินค้า ลูกค้า และบริษัทให้เรียบร้อยลงในใบเสนอราคา

เมื่อคลิกแล้ว จะมีหน้าต่างใหม่ขึ้นมา เป็นแบบฟอร์มใบเสนอราคาสำเร็จรูป หน้าที่ของเราคือ ให้กรอกรายละเอียดต่างๆ ให้ครบ ทั้งข้อมูลบริษัท ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลสินค้า รวมถึงราคา ค่าใช้จ่ายต่างๆ เมื่อกรอกรายละเอียดครบแล้ว ก็กด “บันทึก” เพียงเท่านี้ใบเสนอราคาก็ถูกสร้างเสร็จเรียบร้อย

 

rcrm enter detail in quotation

 

 

5. เลือกคนที่มีอำนาจในการอนุมัติใบเสนอราคา

เมื่อสร้างใบเสนอราคาเสร็จเรียบร้อยแแล้ว ใบเสนอราคาจะส่งไปยังลูกค้ายังไม่ได้ หากยังไม่ผ่านการอนุมัติจากหัวหน้างาน หรือบุคคลอื่นๆ ที่มีอำนาจในการตัดสินใจและตรวจสอบความถูกต้องในเอกสาร ซึ่งถ้าเป็นธุรกิจที่ไม่ได้ใช้ R-CRM ก็อาจจ ซึ่งขั้นตอนนี้ก็สามารถทำได้อย่างรวดเร็ว เพียงแค่คลิกไปที่ใบเสนอราคาที่เราสร้างเสร็จเมื่อสักครู่ แล้วคลิกที่ไข่ปลาสามจุดตรงมุมขวามือ แล้วเราจะเห็นแถบเมนูต่างๆ ปรากฏขึ้นมา ให้เลือก “ขออนุมัติ”

 

rcrm send request for quotation approval

 

หลังจากนั้นจะมีหน้าต่างเกี่ยวกับการขอนุมัติใบเสนอราคาขึ้นมา ให้เราเลือก “Flow อนุมัติ” โดยให้เลือกชื่อโฟลว์ที่เราสร้างเมื่อตอนแรก และกดบันทึก

 

rcrm select flow of quotation approval

 

6. อนุมัติใบเสนอราคาสำเร็จ

เมื่อทำการขออนุมัติผ่านระบบ R-CRM เรียบร้อยแล้ว ทางผู้มีอำนาจในการอนุมัติจะได้รับการแจ้งเตือนการขออนุมัติใบเสนอราคาทางอีเมล โดยมีปุ่มให้กดอนุมัติ และไม่อนุมัติ (ตามรูปตัวอย่างด้านล่าง) และเมื่อกดอนุมัติ ก็จะมีอีเมลแจ้งเตือนอีกครั้งว่า ใบเสนอราคาเลขที่นั้นๆ ได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว และในขณะเดียวกันในระบบ R-CRM ก็จะมีการบันทึกสถานะการอนุมัตินี้ลงตรงบันทึกข้อความให้อัตโนมัติอีกด้วย ทำให้ช่วยจดจำการเสนอราคากับลูกค้ารายนั้นๆได้ เพียงเท่านี้ เราก็สามารถส่งใบเสนอราคาต่อให้ลูกค้าพิจารณาได้เลย

 

rcrm quotation approved-1

rcrm quotation approved notification

rcrm quotation approved with added noted

 

 

สรุป

จะเห็นว่าเราสามารถสร้างใบเสนอราคาได้อย่างง่ายดายด้วยฟอร์มสำเร็จรูปใน R-CRM พร้อมกับสามารถเลือกส่งต่อเอกสารเพื่อขออนุมัติได้เลยผ่านระบบ ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานมากขึ้นและมีเวลาเหลือไปติดตามลูกค้าคนสำคัญหรือทำงานขายด้านอื่นๆ ได้มากขึ้นอีกด้วย อีกทั้งผู้จัดการฝ่ายขายก็สามารถทำการอนุมัติใบเสนอราคาได้อย่างง่ายดายเพียงแค่ไม่กี่คลิกและระบบก็จะมีการแจ้งเตือนสถานะใบเสนอราคาทันที อีกทั้ง ข้อมูลต่างๆ ในใบเสนอราคา สถานะการอนุมัติ ก็จะถูกเก็บบันทึกในระบบเช่นกัน หากย้อนกลับมาค้นหาข้อมูลเมื่อใดก็ทำได้อย่างรวดเร็ว ข้อมูลไม่สูญหาย ทำงานต่อได้อย่างมืออาชีพ

หากธุรกิจของคุณยังเจอปัญหาดังที่เรากล่าวถึงข้างต้นอยู่ และอยากปรับการทำงานตรงส่วนนี้ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น อยากให้ทีมขายสามารถสร้างใบเสนอราคาพร้อมการขออนุมัติใบเสนอราคาเป็นเรื่องง่าย ไม่กินเวลาการทำงานของเซลส์ ของทีมขายและของผู้จัดการฝ่ายขายอีกต่อไป ดังนั้นด้วยความโดดเด่นในการทำงานด้านนี้ ฟีเจอร์อนุมัติใบเสนอราคา ของ R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย สามารถช่วยงานขายของคุณได้อย่างแน่นอนค่ะ 

 

 

R-CRM หนึ่งในเครื่องมือสำคัญของ Readyplanet Marketing Platform 

R-CRM คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement

 

 

ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี