8 แนวทางแก้ปัญหา เมื่อเซลส์เจออุปสรรคในกระบวนการขาย

ในปัจจุบันไม่ว่าธุรกิจประเภทไหน ส่วนใหญ่ก็ย่อมต้องมีทีมขายอย่างแน่นอน ซึ่งมีบทบาทสำคัญที่จะขับเคลื่อนธุรกิจให้เดินไปข้างหน้าได้ แต่ทว่างานขายก็ยังคงเป็นงานที่มีความยาก ซับซ้อน และมีรายละเอียดมากมาย จึงยากที่จะหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดปัญหาไม่ได้ ซึ่งปัญหาและอุปสรรคในกระบวนการขายนั้น ก็มาจากทั้งปัจจัยภายในและภายนอกองค์กร ทั้งสาเหตุที่ควบคุมได้และไม่ได้ แน่นอนว่าย่อมกระทบต่อการทำงานของทีมขายไม่น้อย ดังนั้นถ้าผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมขาย สามารถวิเคราะห์ปัญหาและค้นหาอุปสรรคของงานขาย รวมถึงพยายามหาวิธีแก้ไขปัญหาและอุปสรรคเหล่านั้นได้ ก็จะทำให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่น เมื่อเจออุปสรรคอีกก็จะมีแนวทางการทำงานที่ดีกว่ารองรับอยู่เสมอ อีกทั้งยังเกิดการพัฒนามากขึ้นอีกด้วย ในบทความนี้ Readyplanet จึงขอนำเสนอแนวทางการแก้ปัญหา สำหรับทีมขายมาฝากกันค่ะ

เลือกอ่านตามหัวข้อ

 

เช็กลิสต์ปัญหาและอุปสรรคที่ทีมขายพบเจอในปัจจุบัน


problem checklist of sales team

1. ลืมนัดลูกค้า ลูกค้าไม่รับนัด : หลายครั้งที่เซลส์ต้อง Handle ลูกค้าหลายรายทำให้ลืมนัด หลุดนัดหรือบางทีพอโทรไปนัดลูกค้าก็ไม่รับนัด ทำให้เสียโอกาสและพลาดที่จะทำยอดขายได้

> แนวทางการแก้ปัญหา : ต้องปรับวิธีการทำงาน และมีตัวช่วยคือ ควรต้องมีการตั้งแจ้งเตือนใน R-CRM รวมทั้ง ควรมีการสื่อสารแจ้งอัพเดตผ่านทาง Email ให้เป็นทางการด้วย เพื่อให้ดูมืออาชีพ พร้อมบันทึกโน้ตเพื่อโทรติดตามอีกครั้ง หรือหากลูกค้าไม่รับนัด อาจจะต้องขอนัดหมายโดยผ่านทาง Video Conference แทน อย่างน้อยก็เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า ไม่ขาดการติดต่อหรือติดตามลูกค้านั่นเอง

 

r-crm lead inbox

r-crm noted 

2. ข้อมูลลูกค้าค้นหาได้ยาก เสียเวลามากในการค้นหา : เซลส์แต่ละคนต่างมีลูกค้าในมือจำนวนมาก ทั้งลูกค้าเก่าที่ต้องคอยติดตาม และลูกค้าใหม่ที่เข้ามาติดต่อเรื่อยๆ ในหลายๆช่องทาง ดังนั้นการจัดการข้อมูลลูกค้าของเซลส์ ก็จะมีค่อนข้างมาก เพราะรายละเอียดเยอะ ต่างๆคนต่างข้อมูลไม่เหมือนกัน หากถึงเวลาที่ต้องใช้ข้อมูลอาจจะเสียเวลาในการค้นหาอย่างมาก เพราะเซลส์มีการจัดเก็บข้อมูลไว้หลากหลายแหล่ง เช่น ในสมุดจด กระดาษ spreadsheet หรือ Application free อื่นๆ เช่น Line เป็นต้น แต่ก็ยังเสี่ยงที่ข้อมูลไม่มีการอัพเดต หมดอายุ สูญหายไปบ้าง หรือแม้แต่รายละเอียดการขายหรือการพูดคุยกับลูกค้าแต่ละราย บ่อยครั้ง ที่เซลส์คงมีหลงลืมไปเช่นกัน

 

difficult to find customer information

 

> แนวทางการแก้ปัญหา : ควรจัดระบบการเก็บข้อมูลลูกค้าอย่างเป็นระเบียบ อย่างการใช้ R-CRM ในการบริหารจัดการ Lead เพื่อดูข้อมูลทั้งหมดของ Lead และง่ายต่อการค้นหา สามารถใช้ป้ายกำกับเพื่อจำแนกแยกประเภทลูกค้า และความสำคัญของลูกค้า ทำให้ทีมเซลส์สามารถเข้าใจข้อมูลของ Lead รายนั้นๆ เพื่อสามารถนำมาวางแผนการขายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

r-crm lead info & label

 

3. เซลส์จำไม่ได้ว่ากระบวนการขายถึงขั้นตอนไหน : หลายครั้งที่เซลส์มักใช้การจดจำรายละเอียด มากกว่าการบันทึก ทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่ายขึ้น บางครั้งก็อาจจะเป็นข้อมูลสำคัญอีกด้วย หรือจำไม่ได้ว่าข้อมูลแต่ละอย่างนั้นเป็นของลูกค้าคนไหนบ้าง สินค้ารายการไหน เคสไหน แรก ๆ ก็จำได้ พอลูกค้าเริ่มเยอะขึ้น ลืมหมด! และบางคนจดในกระดาษ โชคร้าย กระดาษที่จดข้อมูลไว้ดันหายไป ทำให้การทำงานต้องเริ่มนับ 1 ใหม่เสมอ เสียเวลาในการจัดการลูกค้ารายอื่นๆ ด้วยและไม่ได้โฟกัสการปิดการขาย เพราะมัวแต่เสียเวลาแก้ปัญหาตรงนี้

 

forgot sales process

 

> แนวทางการแก้ปัญหา : ใช้ระบบ R-CRM ส่วนของฟังก์ชั่น Sales Pipeline ที่จะช่วยให้เห็นภาพกระบวนการขายทั้งหมดของลูกค้าแต่ละรายได้ชัดเจน สามารถดูได้เลยว่า Lead แต่ละรายอยู่ในขั้นตอนการขายขั้นไหนแล้วบ้าง ต้องใช้การจัดการแบบไหนเพื่อกระตุ้นการปิดการขายลูกค้าแต่ละขั้นได้ ทำให้ทำงานได้รวดเร็ว ติดตามการขายกับลูกค้าได้อย่างต่อเนื่องและราบรื่น

อีกทั้งใช้ข้อมูลในใบเสนอราคา เพื่อดูรายละเอียดการซื้อขายสินค้าต่างๆ พร้อมทั้งใช้ฟีเจอร์การบันทึก Note เพื่อบันทึกรายละเอียดสำคัญต่างๆทุกครั้งที่มีติดต่อลูกค้า ก็จะช่วยให้เซลส์ไม่ลืมสิ่งที่ลูกค้าต้องการ

 

r-crm sales pipeline

r-crm quotation

 

4. เสียเวลาในการจัดการงานด้านเอกสารต่าง ๆ : มีเซลส์จำนวนไม่น้อยที่ยังคงเก็บเอกสารไม่เป็นที่ จัดเก็บเอกสารไว้หลายโฟลเดอร์ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารจำพวกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ โบรชัวร์ ฯลฯ ทำให้เอกสารกระจัดกระจาย แต่ละคนเก็บกันไปคนละอย่างสองอย่าง พอจะใช้ก็หากันไม่เจอ เสียเวลาจัดการ

> แนวทางการแก้ปัญหา : การเก็บเอกสารจึงควรถูกเก็บรวบรวมไปในที่เดียวกัน ซึ่งระบบ R-CRM มีฟังก์ชั่นการจัดการเอกสาร ที่จะจัดการเอกสารทั้งหมดยังถูกรวบรวมไว้เป็นฐานข้อมูลในที่เดียว ทำให้เอกสารทั้งหมดไม่กระจัดกระจาย มีความเป็นระบบระเบียบ ซึ่งจะช่วยย่นเวลาในการจัดการงานด้านเอกสารได้อีกด้วย

 

r-crm manage documents

 

5. เซลส์ไม่รู้ว่า Leads รายไหนจะมีแนวโน้มเป็นลูกค้าที่แท้จริง หรือจะสามารถปิดการขายได้ : เซลส์อาจจะตกหล่นเรื่องการติดตามลูกค้าในช่วงต้น เพราะต้องใช้การวิเคราะห์ข้อมูลลูกค้าค่อนข้างมาก เช่น ความต้องการ ปัญหา รวมถึงสิ่งที่ลูกค้าคาดหวังจากสินค้า รวมถึงการสอบถามข้อมูลมาทางช่องทางต่าง ๆนั่นหมายความว่าการเก็บข้อมูลลูกค้าจึงเป็นเรื่องสำคัญ

> แนวทางการแก้ปัญหา : การเสนอขายแต่ละครั้งกับกลุ่มที่มีแนวโน้มว่าจะเป็นลูกค้าจริง ๆ อาจจะไม่สามารถปิดการขายได้ทั้งหมดก็จริง แต่การเก็บข้อมูลต่าง ๆ ของลูกค้ากลุ่มนี้ไว้ใน ระบบ R-CRM จะมีประโยชน์ต่อการเสนอขายสินค้ากับลูกค้ากลุ่มนี้ได้อีกแน่นอน ซึ่งเราดูได้จากภาพรวมของ Sales Pipeline อีกทั้งยังสามารถเชื่อมกับ R-Insight เพื่อดูดูข้อมูลเชิงสถิติของ Lead แต่ละประเภทแบบเจาะลึก หรือแนวโน้มของ Lead หรือพนักงานขายที่จะมีโอกาสปิดขายได้มากที่สุด

 

r-crm lead insights

 

6. ดูข้อมูลรายงานต่าง ๆ ได้ยาก ปวดหัวทุกครั้งที่ต้องทำรายงาน : ปัญหาหลัก ๆ ในการทำ Sales Report มาจากการเก็บข้อมูลแบบเดิม ๆ ใน Spreadsheet อาจจะเก็บเป็นไฟล์ส่วนตัว ทำให้เสี่ยงต่อการสูญหาย จะทำรายงานแต่ละทีต้องมานั่งรวบรวมข้อมูลที่กระจัดกระจาย ใช้เวลาในการวิเคราะห์ แยกแยะข้อมูลนาน และนอกจากเซลส์จะทำรายงานได้ยากแล้ว ผู้จัดการฝ่ายขายก็ยังเข้าถึงข้อมูลได้ยาก

> แนวทางการแก้ปัญหา : การทำ sales report ด้วยงานที่เต็มแน่นตาราง การต้องคอยส่งรายงานความคืบหน้าต่าง ๆ อยู่ตลอดให้กับผู้จัดการฝ่ายขาย อาจทำให้เสียเวลามากกว่าที่ควร ดังนั้น R-CRM จึงมีฟีเจอร์รายงานสถิติสำคัญ ที่เชื่อมกับ R-Insight ให้สามารถเช็คยอดปิดการขายตามเดือนและปีอย่างชัดเจน

 

r-insights close sales report

 

7. ประสานงานกันภายในทีมขายยากวุ่นวาย ลูกค้าทับซ้อน : ไม่มีฐานข้อมูลบนแหล่งเดียว เซลส์แต่ละคนไม่รู้ว่าลูกค้ารายนี้มีเซลส์คนไหนดูแลไปหรือยัง ไม่มีความเป็น Teamwork ส่งต่อข้อมูลไปๆมาๆ ส่งผลให้บางครั้งข้อมูลตกหล่น คลาดเคลื่อน

 

coordinating with others

 

> แนวทางการแก้ปัญหา : การขาดการประสานงานที่ดีพอ จะทำให้การทำงานเกิดการซ้ำซ้อนและเสียเวลาได้ ดังนั้นระบบ R-CRM มีฟีเจอร์ WORKSPACE ช่วยในการบริหารจัดการ และติดตามการขายของลูกค้าในแต่ละขั้นตอนได้ทุกวัน ในส่วน Lead Pipeline เพื่อดูขั้นตอนการทำงานว่าเซลส์คนไหนรับผิดชอบลูกค้าคนใด กระบวนการขายไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว

 

r-crm sales pipeline

 

8. หัวหน้าทีมขาย ติดตามงานเซลส์ได้ยาก : ไม่รู้ความก้าวหน้า ความเคลื่อนไหว ต้องเสียเวลา คอยสอบถาม หากใช้การจัดการกระบวนการขายแบบเดิม ๆ ที่อาจจะใช้การจดลงกระดาษหรือผ่านไฟล์ Spreadsheet นั่นจะทำให้หัวหน้าทีมขาย เข้าถึงข้อมูลของลูกค้าได้ยาก อีกทั้งยังดูภาพรวมของขั้นตอนการทำงานของพนักงานขายแต่ละคนได้ยาก อาจนำมาซึ่งความผิดพลาดของการดำเนินงานของพนักงานขายได้

> แนวทางการแก้ปัญหา : ใช้ฟังก์ชั่น Sales Pipeline ใน R-CRM ซึ่งผู้จัดการฝ่ายขายสามารถเข้าไปดูผลงานของทีมขายแต่ละรายบุคคลว่าดำเนินการไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว มียอดขายที่เท่าไหร่เมื่อมีขั้นตอน Sales Pipeline ที่แน่ชัด อีกทั้งยังเข้าไปดู Sales Management เพื่อตรวจสอบการทำงานของทีมเซลส์เป็นรายบุคคล รวมถึงภาพรวมการขายของทีมได้ด้วย มียอดขายได้เท่าไหร่ Lead กี่คน ใครรับผิดชอบ Lead คนไหน หรือแม้แต่การตรวจสอบ Sales Check-in ที่ได้ออกไปพบลูกค้า เพื่อจะได้ทราบว่าเซลส์ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

 

r-crm sales check-in

 

สรุป

แน่นอนว่าอุปสรรคและปัญหาในกระบวนการขายไม่มีทางหมดไปอย่างสิ้นเชิง เจ้าของธุรกิจจึงต้องมีทางออกในการแก้ปัญหาให้กับเซลส์ เพื่อการทำงานจะได้ไม่สะดุดและธุรกิจเติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้น R-CRM คือตัวเลือกที่จะช่วยรวมทุกอย่างไว้ที่ศูนย์กลาง ไม่ว่าคุณจะทำงานคนเดียวหรือมีทีมขาย 100 คน คุณก็สามารถเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ของลูกค้า รวมถึงติดตามและเห็นประสิทธิภาพการทำงานของทีมขาย

 

 

R-CRM หนึ่งในเครื่องมือสำคัญของ Readyplanet Marketing Platform 

R-CRM คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement

 

 

ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี