7 วิธี แก้ไขปัญหาตอบแชทไม่ทัน เพื่อปิดการขายต่อวันได้มากขึ้น

Tags: all, 2022, martech knowledge, crm, r-chat, sales management

คนไทยในยุคนี้ หันมาซื้อของบนช่องทางออนไลน์กันมากขึ้น เพราะสามารถหาข้อมูลสินค้าได้เอง รวมถึงสั่งซื้อสินค้าได้สะดวก ง่ายดาย เพียงแค่ค้นหาชื่อร้านหรือสินค้า บริการที่สนใจบนโลกอินเทอร์เน็ตก็สามารถทราบข้อมูลต่าง ๆ และกดสั่งซื้อได้ภายในระยะเวลาสั้น แต่ความง่ายดายนี้ก็นำมาซึ่งความยากและความวุ่นวายในการทำงานของเซลส์หรือแอดมินที่ดูแลลูกค้าจากช่องทางออนไลน์ ที่ต้องคอยรับมือกับลูกค้าแต่ละวันจำนวนมาก และไม่ใช่แค่จำนวนลูกค้าที่มากเท่านั้น เพราะปัจจุบันก็ยังมีแพลตฟอร์มในการขายที่หลากหลาย แอปพลิเคชั่นการชอบแชทที่มีมากมาย ซึ่งทำให้เซลส์หรือผู้ทำหน้าที่ดูแลลูกค้าทั้งจัดการยากและตอบแชทไม่ทัน และผลกระทบที่อาจจะเกิดขึ้นตามมาก็คือ ธุรกิจพลาดโอกาสในการปิดการขายได้ เพราะยุคนี้ ความเร็วคือคำตอบนั่นเองค่ะ ดังนั้นวันนี้เราจึงมึ 7 วิธีแก้ไขปัญหาตอบแชทไม่ทัน เพื่อปิดยอดขายต่อวันได้มากขึ้นมาฝากทุกท่านกันค่ะ

เลือกอ่านตามหัวข้อ

7 วิธี แก้ไขปัญหาตอบแชทไม่ทัน เพื่อปิดการขายต่อวันได้มากขึ้น
สรุป

7 วิธี แก้ไขปัญหาตอบแชทไม่ทัน เพื่อปิดการขายต่อวันได้มากขึ้น

1. เตรียมข้อความที่มักจะต้องส่งตอบลูกค้าบ่อย ๆ ไว้ล่วงหน้า (FAQs)

เชื่อว่าใน 1 วันที่เซลส์หรือแอดมินร้านค้าออนไลน์ ต้องคอยตอบคำถามลูกค้าที่ทัก Inbox เข้ามาจากทุกช่องทางการติดต่อของธุรกิจ และเชื่อว่าถ้ามีลูกค้าทักมา 100 คน เกินครึ่งต้องถามคำถามที่ซ้ำกันอย่างแน่นอน เช่น มีสินค้าพร้อมส่งหรือไม่ ชำระเงินยังไง จัดส่งทางไหน ซึ่งบ่อยครั้งที่มักเป็นคำถามพื้นฐานทั่ว ๆ ไปที่ต้องเจอในการสนทนาพูดคุยระหว่างร้านค้าและลูกค้าอยู่เสมอ

ดังนั้น ถ้าหากทีมขายหรือแอดมินต้องมานั่งพิมพ์คำตอบใหม่ทุกครั้ง ทั้ง ๆ ที่เป็นคำถามเดิม คำตอบเดิม ซึ่งตรงนี้ก็จะเป็นการเสียเวลาจัดการงานส่วนอื่น รวมทั้งเสียโอกาสในการดูแลลูกค้า และพิมพ์ตอบแชทลูกค้ารายอื่น ๆ ด้วย เพราะฉะนั้น แนวทางแรกที่ธุรกิจและทีมขายควรทำคือ การรวบรวมข้อมูลและจัดกลุ่มคำถามที่พบบ่อย หรือ FAQs (frequently asked questions) ให้ชัดเจน เพื่อจะได้เตรียมคำตอบให้คำถามเหล่านี้ไว้เป็นมาตรฐาน ทีมงานสามารถคัดลอกคำตอบไปตอบแชทลูกค้าได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลาพิมพ์ใหม่ ซ้ำ ๆ อีกต่อไป

2. หาระบบบริหารแชททุกช่องทางในที่เดียว ใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา

ในยุคนี้ จำเป็นอย่างมากที่ธุรกิจไม่ว่าจะขนาดเล็ก กลางหรือใหญ่ ต่างต้องพึ่งพาเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการบริหารงานขาย รวมถึงการบริหารการตอบแชทด้วยเช่นกัน โดยเฉพาะระบบแชทที่นับว่ากำลังเป็นที่นิยมอย่างมากสำหรับธุรกิจที่มีการขายออนไลน์ ซึ่งการนำระบบบริหารแชทมาช่วยซัพพอร์มทีมขายนั้น จะช่วยให้เซลส์หรือแอดมินสามารถพูดคุยกับลูกค้าได้อย่างเป็นระบบ จัดการระบบได้ง่าย ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วกว่าเดิมด้วย ไม่ต้องมาคอยจัดการทุกอย่างด้วยตัวเอง

ตัวอย่างของระบบแชทที่เข้ามาช่วยในการขายได้ เช่น R-Chat แพลตฟอร์มบริหารแชททุกช่องทางในที่เดียว ที่รวมแชททั้งจากหน้าเว็บไซต์, LINE OA และ Facebook Messenger มาไว้ในหน้าจอเดียว นอกจากนี้ยังสามารถแชทได้สะดวกทุกที่ ทุกเวลา ซึ่งนอกจากจะช่วยให้ธุรกิจคุณบริหารแชทจากทุกช่องทางได้อย่างมือโปรแล้ว ยังมาพร้อมกับ R-Widget ปุ่มติดต่ออัจฉริยะ ที่รวมทุกช่องทางติดต่อบนเว็บไซต์, ระบบ Cookie Consent Banner รองรับ PDPA, ระบบ Promotion Popup, ระบบการวัดผลและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำโฆษณาออนไลน์ อย่างครบ จบในที่เดียวจริง ๆ

3. ตั้งข้อความเริ่มต้น ช่วยให้ลูกค้าเริ่มต้นบทสนทนาได้ง่ายขึ้น

หนึ่งในฟีเจอร์ของ R-Chat ก็คือ การตั้งข้อความเริ่มต้น หรือ Auto Messenger Greeting ซึ่งจะช่วยให้ลูกค้าสามารถเริ่มต้นบทสนทนาได้ง่ายขึ้นตั้งแต่เริ่มแชท และยังช่วยลดงานการตอบแชทของผู้ดูแลระบบได้เพื่อเข้าสู่เนื้อหาแชทกับลูกค้าได้เลย ซึ่งนอกจากข้อความต้อนรับแล้ว R-Chat ยังสามารถเพิ่มเมนูข้อความเริ่มต้น ใส่รายละเอียดสิ่งที่ลูกค้ามักถามบ่อย ๆ ไว้ได้ก่อนด้วย เช่นข้อความ “สนใจเพิ่มเติม” หรือ “ติดต่อแอดมิน” การตั้งข้อความเริ่มต้นจะช่วยให้แอดมินเข้าใจความต้องการของลูกค้า และให้บริการได้อย่างถูกต้องแม่นยำในเวลาอันรวดเร็ว

4. ตั้งค่าระบบข้อความตอบกลับอัตโนมัติ รองรับลูกค้านอกเวลางาน และวันปิดทำการ

ในความเป็นจริงแล้วนอกเหนือจากเวลาทำการของธุรกิจในปัจจุบัน ลูกค้าอาจมีข้อสงสัยหรือต้องการสอบถามได้ตลอด 24 ชั่วโมง แต่ร้านค้า ก็จะมีเวลาเลิกงาน นอกเวลาทำการ หรือช่วงเวลากลางคืนที่ไม่มีแอดมินคอยตอบแชทแบบเรียลไทม์ ดังนั้นการตั้งค่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติจึงมีความจำเป็นอย่างมาก

การตั้งค่าเมนูตอบกลับอัตโนมัติใน Chat Center จะสามารถรองรับลูกค้าได้ในเบื้องต้น โดยเมื่อผู้ใช้งานกรอกเบอร์มือถือและกรอก OTP ยืนยันตัวตนเรียบร้อยแล้ว จะสามารถเริ่มต้นสนทนาได้ทันที โดยธุรกิจสามารถตั้งค่า "เมนูตัวเลือกอัตโนมัติ" เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับผู้ใช้งานได้ ให้ผู้ใช้งานสามารถคลิกตัวเลือกเพื่อรับข้อมูลที่ต้องการได้ เช่น แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าตอนนี้อยู่นอกเหนือเวลาทำการ อาจจะส่งข้อความทิ้งไว้เพื่อรับการติดต่อกลับจากทีมแอดมินในเวลาทำการวันถัดไป ซึ่งการตั้งระบบข้อความตอบกลับอัตโนมัติจะช่วยลดการปล่อยให้ลูกค้ารอนาน และเมื่อถึงเวลาทำการแล้วทีมแอดมินก็จะได้รับเรื่องเพื่อเตรียมตอบกลับลูกค้าอย่างเร็วที่สุด จะช่วยสร้างความรู้สึกที่ดีในการซื้อสินค้าและบริการให้กับธุรกิจของคุณได้แน่นอน

5. เชื่อมต่อแชทกับ R-CRM บันทึกข้อมูลอัตโนมัติและเซลส์ติดตามลูกค้าต่อได้รวดเร็ว

ทุกธุรกิจย่อมมุ่งในการปิดการขายให้ได้ยอดขายตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ แต่กลับมองข้ามการเก็บบันทึกหรือรวบรวมข้อมูลลูกค้าที่ติดต่อเข้ามาอย่างเป็นระบบ จึงไม่ได้มีการนำมาวิเคราะห์เพื่อปรับกลยุทธ์การขายต่อ หรือบางธุรกิจก็ต้องมานั่งบันทึกข้อมูลด้วยตนเองในแต่ละแชทว่าลูกค้าชื่ออะไร สอบถามสินค้าบริการตัวไหน เบอร์ติดต่อเบอร์อะไร ซึ่งเซลส์หรือแอดมินเองคงต้องใช้เวลานานมากในการทำข้อมูลตรงนี้ และที่สำคัญอาจเกิดความผิดพลาดของข้อมูลด้วย

ดังนั้นการเลือกใช้ R-Chat ที่นอกจากจะช่วยเชื่อมต่อแชทจากทุกช่องทางไว้ในที่เดียวแล้วยังสามารถเชื่อมต่อกับ R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย เพื่อบันทึกข้อมูลและให้ทีมเซลส์ติดตาม Lead ที่มาจากทุกช่องทางได้ทันที ซึ่งจะช่วยเพิ่มโอกาสในการปิดการขายต่อวันได้มากขึ้น รวมถึงผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขายก็สามารถติดตามภาพรวมการทำงานได้ง่ายแบบเรียลไทม์ผ่านระบบ

6. แบ่งหน้าที่ของผู้ตอบแชทให้ชัดเจน เพื่อส่งต่อห้องแชทให้เซลส์ผู้รับผิดชอบอย่างรวดเร็ว

ในบางธุรกิจที่มีลูกค้าทักแชทเข้ามาต่อวันจำนวนมาก จึงจำเป็นต้องมีเซลส์หรือแอดมินในการตอบแชทหลายคน ดังนั้นการใช้ระบบแชทที่มีเมนูการตั้งค่าสิทธิ์ของแอดมินร้านค้าหรือฟีเจอร์ป้ายกำกับที่จะช่วยให้สามารถบริหารจัดการลูกค้าได้อย่างเป็นระบบระเบียบมากขึ้น ไม่เกิดความซ้ำซ้อน มีหน้าที่ของผู้ตอบแชทได้อย่างชัดเจน เช่น ในบางธุรกิจที่ลูกค้าเข้ามาสอบถามถึงปัญหา แอดมินอาจตอบได้เพียงการแก้ปัญหาเบื้องต้น แต่ในบางกรณีอาจจำเป็นต้องใช้ Specialist ก็ส่งต่อห้องแชทให้กันต่อได้ทันที

7. ตั้งค่าการแจ้งเตือนต่าง ๆ เพื่อสามารถตอบแชทได้อย่างรวดเร็ว

สำหรับธุรกิจที่มีหลายช่องทางจำหน่ายอาจทำให้แอดมินเกิดการตกหล่นในการตอบกลับข้อความของลูกค้าได้ เพราะบางทีในแต่ละช่องทางมีลูกค้าทักเข้ามาเป็นจำนวนมาก ทำให้การแจ้งเตือนทับซ้อนกันจนมองไม่เห็น ซึ่ง R-Chat จะช่วยลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการตกหล่นของการแจ้งเตือนได้ เพราะ แอดมินสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนต่าง ๆ เมื่อมีผู้ใช้งานแชทเข้ามาได้โดยเข้าไปยัง R-Chat และยังสามารถปรับแต่งการแจ้งเตือนได้ เช่น แจ้งเตือนผ่านการเปิดเสียง หรือการแจ้งเตือนในรูปแบบช่องทางที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น แจ้งเตือนทางอีเมล หรือให้มีแจ้งเตือนทาง SMS เมื่อมีลูกค้าติดต่อเข้ามาผ่านทางกล่องแชทหน้าเว็บไซต์

สรุป

การซื้อขายสินค้าและบริการในปัจจุบัน ความไว ความแม่นยำในข้อมูล และการบริการอย่างใส่ใจเพื่อ “ปิดการขาย” กลายเป็นส่วนสำคัญที่มีผลต่อการตัดสินใจซื้อของลูกค้า บวกกับการพัฒนาและความก้าวหน้าด้านเทคโนโลยีเลยทำให้ธุรกิจมีระบบต่าง ๆ เข้ามาช่วยให้การทำงานของทีมขายเป็นไปได้อย่างราบรื่นมากขึ้น โดยเฉพาะการขายที่ปัจจุบันลูกค้านิยมแชทมากขึ้น ดังนั้นการมีระบบแชทจึงมีความจำเป็นมากขึ้นเช่นกัน ซึ่ง R-Chat แพลตฟอร์มบริหารแชททุกช่องทางในที่เดียว ที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณสามารถบริหารแชทจากทุกช่องทางได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยฟีเจอร์ที่ครบครัน ที่สำคัญคือสามารถเชื่อมต่อกับ Readyplanet R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย เพื่อบันทึกข้อมูลและให้ทีมเซลส์ติดตาม Lead ต่อได้ทันที เพิ่มโอกาสในปิดการขายต่อวันของธุรกิจอย่างได้ผลอย่างแน่นอน

สมัครใช้งาน Readyplanet R-CRM

R-CRM คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement

ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี