7 วิธี บริหารทีมเซลส์ ที่ต้องออกไปพบลูกค้าบ่อย ให้ปิดการขายได้มากขึ้น

 เลือกอ่านตามหัวข้อ

• การที่เซลส์ออกไปพบลูกค้าทำให้ปิดการขายได้ง่ายขึ้นจริงหรือ?
• ทำไมผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายขาย ต้องมีการติดตามงานขายของเซลส์
• 7 วิธี บริหารทีมเซลส์ ที่ต้องออกไปพบลูกค้าบ่อย
  
  • 1. ติดตามจากการบันทึกข้อมูลของเซลส์
  • 2. ติดตามจาก Sales Pipeline
  • 3. ตรวจสอบจากข้อมูล Sales Check-in
  • 4. ดูจากรายงานการเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทาง
  • 5. ดูจากรายงานการเข้าพบลูกค้า (รายวัน/รายสัปดาห์/รายเดือน)
  • 6. ดูจากความถี่ของการเสนอราคา
  • 7. ดูจากรายงานยอดขาย แยกตามหมวดหมู่ต่างๆ
    
• สรุป

การพบเจอหน้ากันโดยตรงของเซลส์กับลูกค้า ยังคงเป็นวิธีพื้นฐานและมีความสำคัญอย่างมาก ไม่ว่าจะอุตสาหกรรมไหน ความน่าเชื่อถือและความจริงใจที่ลูกค้าอยากสัมผัส จะเป็นเหมือนตัวกระตุ้นในการตัดสินใจซื้อของลูกค้า ดังนั้นสำหรับธุรกิจที่มีเซลส์ที่ต้องออกไปพบลูกค้าบ่อยๆ ทีมผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายขายอาจจะต้องมีการวางแผน วางกลยุทธ์รูปแบบการทำงานต่างๆ เพื่อให้สอดคล้องตามแนวทางการดำเนินธุรกิจด้วย

การที่เซลส์ออกไปพบลูกค้าทำให้ปิดการขายได้ง่ายขึ้นจริงหรือ?

ในธุรกิจบางประเภท ที่สินค้า บริการมีมูลค่าสูง หรือลูกค้า อาจจะต้องการความเชื่อมั่นเพื่อประกอบการตัดสินใจในการซื้อ ดังนั้น การออกไปพบลูกค้าเองโดยตรง แบบเห็นหน้าซึ่งกันและกัน (Face-to-Face) จะช่วยเพิ่มโอกาสในการปิดการขายได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น เพราะการพบเจอกันลักษณะนี้ทำให้ทั้ง 2 ฝ่ายได้เห็นปฏิกิริยาในการพูดคุย แสดงความคิดเห็น น้ำเสียง สายตา หรืออารมณ์ต่างๆ ยกตัวอย่าง เช่น ธุรกิจประกัน การออกไปหาลูกค้านั้นสำคัญมาก เพราะเป็นการแสดงให้ลูกค้าเห็นถึงความตั้งใจในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีทางธุรกิจ การพบเจอก็เพื่อเป็นการชี้แจงรายละเอียดในเอกสารสัญญารวมไปถึงเงื่อนไขต่างๆ หรือ ธุรกิจขายสินค้าทางด้านการแพทย์ เช่น เครื่องมือและอุปกรณ์ทางการแพทย์ ซึ่งส่วนใหญ่มีมูลค่าสูง ซึ่งอาจจะต้องมีการทดสอบการใช้งาน ทดลองระบบต่างๆ หรืออีกหลายๆ ธุรกิจที่มองว่าการขายแบบออนไลน์หรือการพบกันผ่านจอ Video Conference ไม่สามารถตอบโจทย์ความต้องการและตอบคำถามได้ทั้งหมด 

ทำไมผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายขาย ต้องมีการติดตามงานขาย

ธุรกิจที่มีทีมขายหรือเซลส์ ซึ่งเป็นทีมที่มีหน้าที่หลักในการนำเสนอขายสินค้าบริการของธุรกิจให้แก่ลูกค้ามุ่งหวัง ดังนั้นการดำเนินการ ขั้นตอน การขายต่างๆ ล้วนมีผลต่อการปิดการขายและการดำเนินไปของธุรกิจทั้งสิ้น ดังนั้น การบริหารจัดการทีมขาย ติดตามงานขายจากทีมขายอย่างสม่ำเสมอก็เป็นหน้าที่หลักของผู้บริหาร และผู้จัดการฝ่ายขาย เช่นกัน ที่จะได้เห็นภาพรวมของการขายและนำข้อมูลต่างๆ มาวิเคราะห์วางแผน และปรับกลยุทธ์ให้เหมาะสมกับธุรกิจต่อไป 

และด้วยหน้าที่ความรับผิดชอบอันรัดตัวของผู้บริหาร และหัวหน้าหรือผู้จัดการฝ่ายขาย ทำให้การติดตามงานขาย โดยที่ไม่มีเครื่องมือหรือระบบเทคโนโลยีเข้ามาช่วยนั้น ก็อาจทำให้ทำงานได้ช้า หรือไม่รวดเร็วเท่าที่ควร ดังนั้นจะดีกว่าหรือไม่ถ้าธุรกิจมี R-CRM หรือแพลตฟอร์มบริหารทีมขาย ซึ่งจะเข้ามาช่วยให้ผู้บริหาร ผู้จีดการฝ่ายขายดูข้อมูลสำคัญต่างๆ ของทีมขายได้ง่ายและสะดวก รวดเร็วขึ้น และยังมีเวลาทำงานบริหารด้านอื่นๆ ได้อีกมากมาย โดยไม่ต้องคอยกังวลงานขายเพียงอย่างเดียว 

7 วิธี บริหารทีมเซลส์ ที่ต้องออกไปพบลูกค้าบ่อย

การบริหารทีมเซลส์แต่ละธุรกิจก็มีรูปแบบการบริการ การติดตามการทำงานที่ต่างกันออกไป และหากเป็นวิธีการบริหารทีมเซลส์แบบดั้งเดิม ก็คงหนีไม่พ้นในการใช้การบันทึกข้อมูลลงบนหน้ากระดาษหรือในไฟล์ Excel แต่ปัจจุบันเรามีเทคโนโลยีเข้ามาเป็นตัวช่วยอย่าง R-CRM แพลตฟอร์มบริหารทีมขาย  เราจะมาดูกันค่ะว่าการติดตามการทำงานของเซลส์ในมุมมองของการทำงานทั้งสองแบบนั้นมีความแตกต่างกันอย่างไร มีข้อดีข้อเสียอย่างไรบ้าง ไปดูทั้ง 7 วิธีพร้อมกันเลยค่ะ

1. ติดตามจากการบันทึกข้อมูลของเซลส์

ลูกค้าที่เซลส์ต้องมีการออกไปพบนั้น อาจจะมีทั้งลูกค้ารายเก่า และลูกค้ารายใหม่ ซึ่งข้อมูลลูกค้าแต่ละราย ผู้บริหารและหัวหน้าทีมขายก็ควรรับทราบด้วยเช่นกัน เนื่องจากหากมีข้อมูลหรือเทคนิคใดๆ ที่เป็นประโยชน์กับเซลส์จะได้แนะนำเพื่อช่วยให้เซลส์ทำงานได้ง่ายขึ้น

• การบันทึกข้อมูลด้วยกระดาษหรือ Excel : ใช้เวลาในการค้นหาข้อมูลค่อนข้างนาน เพราะข้อมูลในกระดาษที่จด หรือจากไฟล์ excel บางครั้งถ้าสมุดจดหายหรือค้นหาไฟล์ไม่เจอ ก็อาจจะทำให้ข้อมูลตกหล่น สูญหาย ไม่ครบถ้วน หัวหน้าได้รับข้อมูลไม่ครบสมบูรณ์ ทำให้วิเคราะห์และติดตามการทำงานที่แม่นยำได้ยาก

• การบันทึกข้อมูลด้วย R-CRM : ข้อมูลลูกค้าจัดเก็บอย่างเป็นระบบ ทั้งชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทร อีเมล ประวัติการสั่งซื้อ ชื่อเซลส์ที่รับผิดชอบ และยังสามารถใช้ป้ายกำกับเพื่อดูข้อมูลเฉพาะที่ต้องการได้ รวมถึงบันทึกข้อความสำคัญต่างๆ ที่ผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายขายสามารถเลือกดูได้เช่นเดียวกัน

2. ติดตามขั้นตอนการขายของเซลส์ ด้วย Sales Pipeline

เมื่อเซลส์มีลูกค้าอยู่ในมือแล้วนั้น ขั้นตอนการขายต่างๆ ก็มีความสำคัญ เพราะสามารถส่งผลต่อการปิดการขายได้ ดังนั้นการควบคุม ดูแล Sales Pipeline อย่างเป็นระบบจะช่วยให้ผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายขาย เห็นภาพรวมการทำงานของเซลส์ในแต่ละวันได้ดีมากยิ่งขึ้น

• การบันทึกข้อมูลด้วยกระดาษหรือ Excel : หากผู้บริหารหรือหัวหน้าทีมเซลส์ต้องการทราบข้อมูลขั้นตอนการขายก็ต้องค้นหาเอกสารการเสนอขายต่างๆ จากแฟ้มหรือจากหลายๆ ไฟล์งานรวมทั้งสอบถามความคืบหน้าสถานะการขายต่างๆ จากเซลส์โดยตรงในที่ประชุมหรือการโทรสอบถาม

• การบันทึกข้อมูลด้วย R-CRM : ใช้ฟีเจอร์ Sales Pipeline ติดตามขั้นตอนการขายของเซลส์ และดูสถิติ Lead ที่ถูกดำเนินการในแต่ละวันได้ทันทีแบบเรียลไทม์ หรือสามารถเลือกดูข้อมูล จำนวน Lead ในแต่ละขั้นตอนการขายได้อย่างรวดเร็ว ว่า Lead ในแต่ละสถานะเป็นอย่างไรบ้าง มีอะไรที่ควรต้องแนะนำให้กับทีมเซลส์หรือไม่ เพื่อช่วยให้ Lead รายนั้นๆ เข้าสู่กระบวนการปิดการขายได้ไวขึ้น เป็นต้น

3. ตรวจสอบการเช็คอิน สถานที่ที่เซลส์ไปพบลูกค้า

ปัญหาใหญ่อย่างหนึ่งของงานขาย ก็คือ การติดตามการขายของเซลส์ที่ต้องออกไปพบลูกค้านอกสถานที่ ที่ผ่านมาหลายๆ ธุรกิจก็คงมีเครื่องมือ แอพพลิเคชั่นหรือระบบการตรวจสอบการทำงานตรงนี้ที่แตกต่างกันออกไป แต่ถ้าเราสามารถรวมทุกฟีเจอร์การใช้งานทั้ง Map, แนบรูปภาพ, รายละเอียดการเดินทาง มาอยู่ในระบบเดียวกัน จะยิ่งช่วยทำให้ผู้บริหาร ผู้จัดการฝ่ายขายสามารถติดตามการทำงานได้สะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้นอย่างแน่นอน

• การบันทึกข้อมูลด้วยกระดาษหรือ Excel : ผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายขายอาจจะต้องรอการอัปเดตข้อมูลการเดินทางไปเข้าพบลูกค้าจากเอกสาร รูปภาพที่เซลส์ส่งมาหรือเมื่อมีการประชุมกับเซลส์ และ นอกจากข้อมูลหรือสิ่งที่เซลส์บอก ผู้บริหารไม่สามารถตรวจสอบหรือประเมินได้เลยว่าเซลส์ไปพบลูกค้าจริงหรือไม่

• การบันทึกข้อมูลด้วย R-CRM : มีฟีเจอร์ Sales Check-in ซึ่งผู้บริหารสามารถติดตามหรือใช้ตรวจสอบการออกไปพบลูกค้าของเซลส์ได้ง่ายผ่าน R-CRM เนื่องจากเซลส์สามารถปักหมุด แนบไฟล์รูปภาพได้เอง และผู้บริหารสามารถดูรายงานการ Check-in รวมถึงรายละเอียดการบันทึก Lead ที่ได้จากการออกไปนำเสนอสินค้าได้อีกด้วย

4. ดูรายงานการเบิกค่าใช้จ่ายการเดินทางสำหรับเซลส์ที่ออกไปพบลูกค้า

เรื่องค่าเดินทาง นับว่าเป็นสิ่งหนึ่งที่ช่วยทำให้ทีมผู้บริหารเห็นภาพความเป็นไปได้ ความชัดเจน และความถูกต้องของการทำงานของเซลส์จริงๆ ส่วนหนึ่งก็เพื่อให้สามารถรู้ถึงสถานะการทำงานต่างๆ ระหว่างเซลส์และลูกค้าได้เป็นอย่างดี  อย่างเช่น หากวันนี้หัวหน้าทีมขายทราบข้อมูลว่าเซลส์ต้องออกไปพบลูกค้าที่จังหวัดชลบุรี โดยเดินทางจากบริษัทที่ตั้งอยู่ใจกลางกรุงเทพฯ ดังนั้นสถานที่หรือบริษัทของลูกค้า ระยะทาง รายละเอียดการทำงานต่างๆ ควรต้องมีความสอดคล้องกันกับรายการเบิกจ่ายที่เซลส์ขอมา หากทุกอย่างมีความสัมพันธ์ สอดคล้องกัน ผู้บริหารก็จะรับทราบได้ว่าเซลส์มีการออกไปพบลูกค้าสถานที่นั้นจริงๆ เพราะรายการเบิกค่าน้ำมัน สอดคล้องกับระยะทาง รวมทั้งเซลส์มีการส่งรูปแนบ พร้อมเขียนรายละเอียดต่างๆ ลง R-CRM แล้วเช่นกัน อีกทั้งช่วยให้บริษัท สามารถควบคุมค่าใช้จ่ายได้อีกด้วย

• การบันทึกข้อมูลด้วยกระดาษหรือ Excel : ตรวจสอบไฟล์เอกสารเบิกจ่ายได้ แต่ไม่สามารถฟันธงได้ว่าเซลส์ออกไปพบลูกค้าจริงไหม เพราะไม่มีบันทึกการเช็คอินสถานที่ 

• การบันทึกข้อมูลด้วย R-CRM : ระบบ R-CRM รวบรวมเอกสารการเบิกจ่ายทั้งหมด ที่เซลส์อัปโหลดขึ้นในส่วนกลางแล้วติดตามจากการบันทึกโน้ตข้อมูลต่าง ๆ ทุกครั้งที่ออกไป นอกจากนี้ก็สามารถดูได้จาก Sales Check-in report มาประกอบการพิจารณาได้ด้วยเช่นกัน

5. ดูรายงานการเข้าพบลูกค้า (รายวัน/รายสัปดาห์/รายเดือน)

จำนวนเซลส์ของแต่ละธุรกิจมีจำนวนมาก-น้อย แตกต่างกันออกไป รายละเอียดลูกค้าแต่ละรายก็มีความเฉพาะเจาะจง ดังนั้นการสรุปข้อมูลทุกอย่างเป็นรายงานเพื่อให้ง่ายต่อการวิเคราะห์ของผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายขายจึงมีความสำคัญและมีความจำเป็นอย่างมาก แต่ขั้นตอนในการรวบรวมข้อมูลต่างๆ เพื่อมาทำเป็นรายงานนั้นก็คงใช้เวลาพอสมควร แต่หากมี R-CRM เข้ามาช่วย จะทำให้ไม่ต้องมานั่งเสียเวลาทำรายงานการขายอีกต่อไป

• การบันทึกข้อมูลด้วยกระดาษหรือ Excel : รอเซลส์จัดทำ report ซึ่งต้องรวบรวมเอกสารที่เก็บใน Spreadsheet ที่อยู่กระจัดกระจาย และเสี่ยงต่อการสูญหาย หากบันทึกลงสมุดและเกิดผิดพลาดทำสมุดจดหาย

• การบันทึกข้อมูลด้วย R-CRM : สามารถดูรายงานสถิติสำคัญต่างๆ ได้ง่ายๆ ผ่าน R-Insights ซึ่งมีรายงานสำคัญต่างๆ แยกตามหมวดหมู่ และเลือกดูตามทีมหรือเซลส์รายบุคคลได้ มีรายงานที่บันทึกรายการสถิติที่สำคัญทั้งแบบรายวัน รายสัปดาห์ รายเดือน รายปี ซึ่งผู้บริหารสามารถเข้ามาดูข้อมูลเองได้เลยทันที

6. ความถี่ของการออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ สอดคล้องกับยอดขายหรือไม่

ใบเสนอราคา หรือใบแจ้งหนี้ เป็นสิ่งหนึ่งที่ช่วยทำให้ผู้บริหารติดตามได้ว่า เซลส์คนนี้ทำงานเป็นอย่างไร เสนอราคาเรียบร้อยหรือไม่ มีการติดตามหรือติดต่อลูกค้าอย่างสม่ำเสมอหรือไม่และได้ประสิทธิภาพมากน้อยแค่ไหน หรือกล่าวง่ายๆ ก็คือ เซลส์คนนี้ขยันรึป่าวนั่นเอง แต่สำหรับผู้บริหารหรือผู้จัดการฝ่ายขายแล้ว การที่ดูข้อมูลในใบเสนอราคาก็เป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญ เพราะเกี่ยวข้องกับมูลค่าการซื้อขายสินค้าบริการ ส่วนลดพิเศษต่างๆ ที่เซลส์อาจจะไม่มีอำนาจในการตัดสินใจในส่วนนี้ ดังนั้นหากมีความผิดพลาดจุดไหน ผู้บริหารจะได้สามารถแก้ไขได้ทันท่วงทีนั่นเอง

• การบันทึกข้อมูลด้วยกระดาษหรือ Excel : ผู้บริหารต้องตรวจสอบใบเสนอราคาทีละรายการ ว่าตรงตามที่ทางเซลส์ดำเนินการกับเป้ายอดขายหรือไม่ ย้อนกลับมาดูประวัติการเสนอใบเสนอราคาก็ทำได้ยาก หากมีขั้นตอนที่ต้องอนุมัติก็ต้องเสียเวลาปริ้นท์เอกสารออกมาให้เซ็นหรือนั่งบันทึกไฟล์แล้วส่งต่อกันไปมา

• การบันทึกข้อมูลด้วย R-CRM : สามารถตรวจสอบใบเสนอราคา รายละเอียดต่างๆ ในระบบได้เลย เพราะระบบมีการเก็บบันทึกข้อมูลการขายตั้งแต่ต้นจบ รวมถึงโน้ตสำคัญต่างๆ ส่วนการอนุมัติใบเสนอราคา ก็ทำได้ง่ายๆ เพียงตรวจสอบจากอีเมลหรือผ่านระบบ R-CRM ได้ทันที

7. ดูรายงานยอดขายต่าง ๆ แยกตามหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้อง

การดูรายงานข้อมูลยอดขายต่างๆ นั้น นอกจากยอดขายรวมแล้ว อาจจะต้องดูจากรายงานหลายๆ ส่วนประกอบกัน ดังนั้นรายงานต่างๆ ที่เป็นปัจจัยที่เกี่ยวข้องต่อยอดขาย ต่างมีส่วนสำคัญที่ผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายขายจะนำมาใช้ในการใช้วิเคราะห์ พิจารณาเพื่อการวางแผนและต่อยอดการดำเนินธุรกิจของผู้บริหารด้วยนั่นเอง

• การบันทึกข้อมูลด้วยกระดาษหรือ Excel : ดูรายงานยอดขายต่าง ๆ จากเอกสารและข้อมูลที่ทางเซลส์เป็นผู้จัดทำเอง ซึ่งอาจจะต้องรอเพราะเนื่องจากเซลส์จะต้องใช้เวลาในการรวบรวมเอกสาร จากข้อมูลที่กระจัดกระจาย มาเรียบเรียงเป็นรายงานที่ต้องนำเสนอออกมาเป็นตัวเลข กราฟหรือผลสรุปการทำงานต่างๆ เป็นต้น

• การบันทึกข้อมูลด้วย R-CRM : ผู้บริหารและผู้จัดการฝ่ายขายสามารถกดเลือกการดูรายงานสถิติสำคัญต่างๆ ด้วยฟีเจอร์ R-Insights ที่มีการเก็บรวบรวมข้อมูลยอดขายทั้งหมดไว้ในที่เดียว โดยสามารถเลือกดูตามผู้ใช้, สินค้า, ป้ายกำกับ และสามารถเลือกดูรายละเอียดของรายงานอื่นๆ ได้อีกมากมาย ดังนั้นปัญหาการที่ต้องรอรายงานการขายจากเซลส์ก็จะค่อยๆ หายไป

สรุป

สิ่งสำคัญของการบริหารจัดการทีมขายที่ต้องมีการออกไปพบลูกค้า เพื่อเป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้า และเพิ่มโอกาสให้สามารถปิดการขายได้มากขึ้น และเพื่อให้ผู้บริหารสามารถติดตามการดำเนินการขายของเซลส์ได้อย่างง่ายและรวดเร็ว ตั้งแต่เริ่มต้นจนจบ ทุกกระบวนการ ขั้นตอนการทำงานต่างๆ ของเซลส์หรือทีมขายควรจะต้องสามารถตรวจสอบได้จริง และระบบที่ใช้ในการดำเนินการควรจะต้องใช้งานได้ง่าย ไม่ยุ่งยาก ดังเช่น R-CRM ที่พัฒนาโดย Readyplanet เพื่อให้ช่วยย่นหรือลดระยะเวลาในงานขายที่ซับซ้อนลง มีการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ เพื่อให้เซลส์ทำงานง่าย และผู้บริหารสามารถตรวจสอบ แก้ปัญหา และวางแผนกลยุทธ์เพื่อให้เกิดการพัฒนาต่อไป โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากระบบการบริหารทีมเซลส์ถูกออกแบบมาให้สอดคล้องกับการทำงานหน้างานของเซลส์ที่แท้จริง ย่อมเพิ่มประสิทธิภาพการขายได้ดียิ่งขึ้น นั่นก็จะส่งผลต่อยอดขายขององค์กร

สมัครใช้งาน Readyplanet R-CRM 

R-CRM คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement

ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี