เทคนิคการใช้ PowerPoint ในเชิงธุรกิจ ปิดการขายอย่างได้ผล

เลือกอ่านตามหัวข้อ

• PowerPoint คืออะไร?
• ข้อดีของการใช้ PowerPoint
• ทำไมต้องใช้ PowerPoint ในการนำเสนอเชิงธุรกิจ
• เทคนิคการใช้ PowerPoint ในเชิงธุรกิจ เพื่อปิดการขายอย่างได้ผล
  • 1. การเลือกใช้ Template
  • 2. การเลือกใช้สีในการตกแต่ง
  • 3. รูปแบบฟอนต์ TH และ EN
  • 4. ขนาดของอักษร
  • 5. การตั้งชื่อหัวข้อสไลด์และการเรียบเรียงเนื้อหา
• สรุป

PowerPoint คืออะไร?

PowerPoint เป็นโปรแกรมหนึ่งที่อยู่ในชุดของ Microsoft Office ซึ่งได้รับความนิยมอย่างแพร่หลาย สำหรับใช้ทำภาพเพื่องานการนำเสนอ (Presentation)  และยังเป็นเครื่องมือที่ได้รับความนิยมในเชิงของการทำธุรกิจ เพราะเป็นโปรแกรมที่ใช้งานได้ง่าย เหมาะสมสำหรับการนำเสนอข้อมูลที่มีทั้งภาพประกอบ รูปภาพกราฟ หรือเสียงบรรยาย รวมไปถึงการไฟล์เคลื่อนไหวต่างๆ ที่ช่วยให้การนำเสนอมีความน่าสนใจ โดยการนำเสนอโดยใช้ PowerPoint นี้ สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในงานได้หลากหลายประเภท เช่น ใช้เพื่อการนำเสนอข้อมูลสินค้าและบริการกับลูกค้า , การนำเสนอเพื่อรายงานการขาย , นำเสนอข้อมูลสำคัญต่างๆ ในที่ประชุม, การนำเสนอเพื่อสอนวิธีใช้งาน อีกทั้งสามารถแนบไฟล์นำเสนอนี้ส่งอีเมลในรูป format อื่นเช่น PDF ให้ลูกค้า ได้อีกด้วย

ข้อดีของการใช้ PowerPoint

• ใช้งานง่าย สะดวก ผู้ใช้ไม่ต้องมีความเชี่ยวชาญหรือความรู้ในการใช้งานมาก ก็สามารถใช้งานเครื่องมือต่างๆ ได้
• มีเครื่องมือให้เลือกใช้หลากหลาย เพื่อช่วยทำให้งานนำเสนอมีความสวยงาม น่าสนใจ ทำงานได้รวดเร็ว เช่น รูปแบบสไลด์ รูปแบบอักษร สี เอฟเฟกต์ ธีม รวมไปถึงการตกแต่งต่างๆ
• ใช้ทำงานร่วมกันได้ง่าย ส่งต่อไฟล์ให้กันได้อย่างสะดวก รวดเร็ว เพราะเป็นโปรแกรมพื้นฐานที่ทุกคนคุ้นเคย
• ประยุกต์ใช้งานได้หลายรูปแบบ เช่น ใช้นำเสนอในที่ประชุมทั้ง Offline และ Online หรือสามารถปริ้นท์เป็นเอกสารสำหรับประกอบการบรรยาย เป็นต้น

และด้วยการพัฒนาและความก้าวหน้าของเทคโนโลยี ทำให้ในยุคสมัยนี้มีโปรแกรมการนำเสนอออกมาหลากหลาย นอกจาก PowerPoint เพื่อให้ผู้คนได้เลือกใช้กันตามความสะดวก เช่น

• Google Slide ที่สามารถใช้ในการทำงานนำเสนอออนไลน์ร่วมกับผู้อื่นได้ในทันทีแบบเรียลไทม์ ทุกคนในทีมงานของคุณ หรือบุคคลภายนอกองค์กร ก็สามารถใช้งานหรือดูร่วมกันได้ง่ายยดายมากยิ่งขึ้น อีกทั้งสามารถควบคุมได้ว่าใครได้สิทธิ์หรือได้รับอนุญาตให้แก้ไข ดู หรือเพิ่มความคิดเห็นเพียงอย่างเดียวได้

• Canva แพลตฟอร์มสำหรับใช้ในการออกแบบงานนำเสนอ ภาพกราฟฟิกต่างๆ มีเทมเพลตที่สวยงามให้เลือกใช้หลากหลาย อีกทั้งสามารถใช้ออกแบบโปสเตอร์ งานเอกสาร และเนื้อหาภาพอื่นๆ ได้เช่นกัน แพลตฟอร์มนี้ใช้งานได้ฟรีและเสนอการสมัครสมาชิกแบบชำระเงิน

ทำไมต้องใช้ PowerPoint ในการนำเสนอเชิงธุรกิจ?

เมื่อเซลส์มีการติดต่อกับลูกค้าเบื้องต้นแล้ว ขั้นตอนต่อไปที่มีความสำคัญที่จะทำให้ลูกค้ารู้จักเรามากขึ้นก็คือ การนัดหมายเพื่อนำเสนอข้อมูลด้านสินค้าและบริการ ซึ่งหากเป็นการนำเสนอหรือบอกเล่าตัวสินค้าบริการด้วยปากเปล่านั้น อาจจะไม่สามารถนำเสนอได้อย่างครบถ้วนและยังดูไม่เป็นทางการด้วย และลูกค้า อาจจะยังไม่สามารถเห็นภาพรวมของสินค้าและบริการได้อย่างชัดเจน ทำให้เสียเวลาพูดคุยนานกว่าจะเข้าใจ เสียผลประโยชน์ หรือหากจะปริ้นท์เพื่อนำเสนอก็สิ้นเปลือง หรือสูญหายได้ง่าย

ดังนั้น ในเมื่อเราเข้าสู่ยุคดิจิทัล และสังคมออนไลน์แล้ว การใช้การนำเสนอด้วย Presentation ก็จะช่วยทำให้เราสามารถนำเสนอผลงานได้ดีมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการเข้าไปพบลูกค้าโดยตรงหรือเป็นการนำเสนอผ่าน Video Conference ลูกค้าก็จะสามารถเข้าใจทุกอย่างได้ง่ายมากยิ่งขึ้น ดังนั้นเพื่อให้เป็นการเริ่มต้นที่ดีและลูกค้าประทับใจ และนำไปสู่การปิดการขายได้นั้น ในการทำงานนำเสนอของเรานั้นก็ควรมีโครงสร้างและการเรียบเรียงเนื้อหาที่มีแบบแผนที่ดี เพื่อสามารถใช้ในเชิงธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เทคนิคการใช้ PowerPoint ในเชิงธุรกิจ เพื่อปิดการขายอย่างได้ผล

1. การเลือกใช้ Template

การเลือกใช้เทมเพลต ควรเลือกที่เหมาะสมกับประเภทของสินค้าและบริการของเรา หรือเนื้อหาที่ต้องการนำเสนอ การเลือก PowerPoint Template สำหรับนำเสนอธุรกิจ ควรเลือกเทมเพลตที่มีความเรียบง่ายแต่ดูพิเศษ สะอาดตา ไม่รกหรือมีลายเส้นซับซ้อนมากจนเกินไป เค้าโครงรูปแบบควรมีความเป็นทางการหรือกึ่งทางการ แล้วแต่ความเหมาะสม สีและภาพของเทมเพลตควรมีความสม่ำเสมอ ชัดเจน แต่ไม่ฉูดฉาด เพื่อให้ภาพรวมของสไลด์ทุกหน้าตั้งแต่เริ่มต้นจนจบมีความเกี่ยวเนื่องกัน

2. การเลือกสีในการตกแต่ง

การเลือกสีเป็นอีกส่วนที่สำคัญในการตกแต่งงานนำเสนอ ควรเลือกใช้สีหลักเป็นของธุรกิจเพื่อถ่ายทอดความเป็นองค์กร และมีสีอื่นประกอบเพิ่มเติมเพื่อให้เนื้อหามีความน่าสนใจ ไม่น่าเบื่อ แต่ไม่ควรเกิน 3-5 สี อย่างไรก็ตามในองค์กรที่มีทีมขาย ควรมีการกำหนดรูปแบบการใช้สีในงานนำเสนอไปเลยจะดีที่สุด เพื่อสร้างมาตรฐานการทำงานที่ดีในองค์กร และเพื่อเป็นการสื่อถึงเนื้อหาหรือหัวข้อในงานนำเสนอได้อย่างถูกต้องและไปในทิศทางเดียวกัน

ในที่นี้เราขอยกตัวอย่างความหมายของสีมาให้เพื่อเป็นไอเดียในการเลือกใช้และนำไปประยุกต์ในการใช้งานให้เหมาะสมต่อไป เช่น  ใช้เป็นสีน้ำเงินเข้มเป็นสีของชื่อหัวข้อ (Headline) ส่วนเนื้อหาย่อยใช้เป็นสีดำ, ข้อความหรือเนื้อหาที่สำคัญอาจจะใช้เป็นสีส้มหรือเขียว, ข้อความเตือนอาจจะใช้เป็นสีแดง เป็นต้น อย่างไรก็ตามอย่าลืมว่า สีที่ใช้กับเนื้อหาหรือรูปภาพต้องให้ผู้ฟังอ่านง่ายและดูง่ายด้วย

ความหมายของสี

• สีดำ เทคนิคขั้นสูง, ความเป็นทางการ
• สีน้ำตาล โลก ความเรียบง่าย
• สีฟ้า ความมั่นใจ ความปลอดภัย
• สีม่วง ปัญญา จิตวิญญาณ ความลึกลับ
• สีเขียว ธรรมชาติ สิ่งแวดล้อม สุขภาพ
• สีเทา อนุรักษ์นิยม ใช้งานได้จริง เชื่อถือได้ ความปลอดภัย เสถียร
• สีแดง ความเร่าร้อน ความตื่นเต้น ความรัก
• ส้ม อบอุ่น กว้างขวาง ฉูดฉาด
• เหลือง มองในแง่ดี ความสุข อุดมคติ จินตนาการ
• สีขาว ความบริสุทธิ์ ความเคารพ ความสะอาด ความเรียบง่าย
  

3. รูปแบบฟอนต์ TH และ EN

การเลือกใช้ฟอนต์ ควรเลือกให้เหมาะสมกับรูปแบบของงานในการนำเสนอ เลือกใช้ฟ้อนต์มาตรฐานขององค์กร หรือหากไม่มีกำหนดไว้ก็ควรเลือกเป็นฟ้อนต์ที่อ่านง่ายหรือหากต้องมีการส่งต่อให้กับฝ่ายที่เกี่ยวข้องก็ควรเป็นฟ้อนต์ที่ใช้ร่วมกันได้แบบสากล เป็นต้น นอกจากนี้การเลือกใช้ประเภทฟ้อนต์ก็มีความสำคัญเช่นกันเช่น การเลือกตัวหนา ตัวบาง เพื่อใช้เน้นในส่วนเนื้อหาหรือข้อความที่สำคัญหรือต้องการให้ฟังได้รับทราบ และฟ้อนต์ส่วนใหญ่ที่เรามักเจอในงานนำเสนอทางธุรกิจ ขอยกตัวอย่างมาให้ดังนี้

• ฟอนต์ภาษาอังกฤษ serif คือ ฟอนต์ที่มีปีกเล็กน้อยที่ส่วนท้ายของบรรทัด เหมาะสำหรับเนื้อหาที่เกี่ยวกับธุรกิจ ตัวอย่างอื่นๆ เช่น Cambria, Times New Roman, Adobe Caslon Pro เป็นต้น

• ฟอนต์ภาษาอังกฤษ san serif คือ ฟอนต์ที่ไม่มีเครื่องหมายปลายบรรทัด มีความทันสมัยและสะอาดตา ตัวอย่างเช่น Helvetica, Open Sans, Proxima Nova และ Arial เป็นต้น

• ฟ้อนต์ภาษาไทยที่มีหัว แสดงความเป็นทางการคล้ายๆ กับฟอนต์ Serif อ่านง่าย ไม่สับสนพยัญชนะ

• ฟอนต์ภาษาไทยที่ไม่มีหัว เป็นตัวอักษรที่ให้ความรู้สึกถึงความทันสมัย ซึ่งจะเหมือนกับฟอนต์แบบ San Serif ของตัวอักษรในภาษาอังกฤษ

4. ขนาดของอักษร

การเลือกขนาดของ Headline และ Text body ควรเลือกขนาดที่วางในตำแหน่งที่เหมาะสมแล้ว สามารถอ่านได้ง่าย เช่น ขนาดหัวข้อไม่ควรเล็กไป จนไม่มีความโดดเด่น อ่านไม่ออกหรืออ่านยาก หรือเนื้อหาเองก็ไม่ควรมีขนาดใหญ่เกินไปจนเด่นเกินหน้าเกินตา ดังนั้นก็ควรคำนึงถึงความเหมาะสมและสิ่งที่เราต้องการสื่อออกไปให้ผู้ฟังได้ทราบและสามารถเรียบเรียงลำดับความคิดและการรับรู้เนื้อหาไปได้พร้อมกันกับที่เรานำเสนอ 

หลักการง่ายๆ เบื้องต้นสำหรับการวางขนาดตัวอักษร

• Headline ควรใช้ฟอนต์ขนาด 32 หรือมากกว่า เพื่อให้มองเห็นได้ชัด หรือแล้วแต่เหมาะสมโดยดูจากภาพรวมด้วย
• Tag line หรือข้อความซัพพอร์ต Headline ควรใช้ขนาด 24 หรือใหญ่กว่านั้น แต่ไม่ควรเด่นเท่า Headline
• Text Body คือขนาดตัวอักษรที่สามารถอ่านได้ง่าย ผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ หรือแม้เป็นงานพิมพ์ ควรมีขนาดมากกว่า 14 ขึ้นไป
  หรือหากต้องการเน้นให้การนำเสนอ ควรใช้เฉพาะข้อความเท่าที่จำเป็นเท่านั้น ไม่ควรวางเนื้อหามากจนเกินไปและใช้ภาพประกอบบ้าง เพื่อเป็นการสื่อทดแทนตัวอักษร และทำให้งานนำเสนอออกมาดูน่าสนใจ และมีความเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น

5. การตั้งชื่อหัวข้อสไลด์และการเรียบเรียงเนื้อหา

สำหรับเนื้อหาในการใส่ในการนำเสนอนั้น ควรเข้าใจก่อนถึงสินค้าและบริการเพื่อจะได้ดึงส่วนสำคัญ หรือส่วนที่ต้องการสื่อสารออกมาได้ตรงตามวัตถุประสงค์ และที่สำคัญอย่าลืมว่าควรนำเสนอแล้วทำให้ลูกค้าเกิดความสนใจ มีความเข้าใจในสิ่งที่เรานำเสนอ ที่สำคัญคือเกิดความประทับใจด้วย 

เริ่มต้นจากหน้าปก หัวข้อสไลด์หน้าต่างๆ อาจจะเป็นการเริ่มต้นด้วยคำถาม หรือสิ่งที่ดึงความสนใจของลูกค้า จะทำให้น่าสนใจมากขึ้น เช่น “คุณเคยรู้ไหมว่า”, “คุณกำลังเจอปัญหาเหล่านี้อยู่หรือไม่…” , "คุณต้องการบริหารทีมขายให้ดีขึ้นมากกว่าเดิมหรือไม่" เป็นต้น นอกจากนี้การนำเสนอที่มีคั่นด้วยภาพ วีดีโอ หรือ Infographic บ้างก็จะมีส่วนทำให้การนำเสนอดูน่าสนใจมากขึ้นอีกด้วย

ส่วนเนื้อหา ควรมีการเรียบเรียงและเล่าเรื่องราวทั้งหมด ให้มีลำดับที่ชัดเจน ไม่วกไปวนมา เนื้อหามีความเชื่อมโยงกันกับข้อมูลสถิติ หรือประเด็นที่น่าสนใจ เกี่ยวข้องกับสินค้าบริการอย่างตรงประเด็น ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย กระชับ ไม่ยืดเยื้อ 

สรุป

เมื่อเรารู้เทคนิควิธีการทำ PowerPoint Presentation ให้น่าสนใจและน่าติดตามแล้ว ก็สามารถนำไปประยุกต์ใช้กับงานขายให้ดีมากยิ่งขึ้นได้  ไม่ว่าจะเป็นหัวหน้าทีมขายที่ต้องมีการประชุมนำเสนอการติดตามงานขายให้แก่ผู้บริหาร หรือทีมเซลส์เองที่ต้องจัดเตรียมการนำเสนอเพื่อเสนอข้อมูลสินค้าบริการให้กับลูกค้าหรือส่งรายงานการขายให้หัวหน้าทีมขาย เป็นต้น ดังนั้น เทคนิคต่างๆ ข้างต้น เป็นส่วนหนึ่งที่จะช่วยยกระดับการทำงานขายให้มีความโดดเด่น ช่วยทำให้ลูกค้าประทับใจ และอย่าลืมมองหาเทคโนโลยีมาช่วยบริหารทีมขายให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เช่น R-CRM เพื่อมาช่วยเสริมทัพการทำงานขายได้อย่างคล่องตัวมากขึ้น สามารถสานความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าได้อย่างสม่ำเสมอ และได้ยอดขายบรรลุตามเป้าอย่างแน่นอน

สมัครใช้งาน Readyplanet R-CRM 

R-CRM คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการทีมขาย ที่ออกแบบมาเพื่อธุรกิจไทย ช่วยให้ผู้บริหารและหัวหน้าฝ่ายขาย สามารถติดตามการทำงานของพนักงานขายได้อย่างเป็นระบบ พร้อมรายงานสถิติสำคัญที่จะช่วยให้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบโจทย์องค์กรที่มีสินค้าหรือบริการแบบ High Involvement

ลงทะเบียนและเริ่มใช้ R-CRM ฟรี